Onay tanımlarken kaydedilen bilgiler ve açıklamaları şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Kod | Onay tanımının sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Onay tanımları kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle onay tanımı kaydedilirken bu alanın boş bırakılmasına izin verilmez. |
Açıklama | Onay tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Ancak onaylar açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. |
| Onay Başlatma | Otomatik ve Elle seçeneklerini içerir. Öndeğerini "Sistem Ayarları/Bildirim ve Onay Yönetimi/Onay İşlemleri/Onay Başlatma" seçeneğinde seçili değerden alır, değiştirilebilir. |
Seçenekler | |
| Modül | Onay tanımının hangi modül için yapılacağının belirlendiği bilgi girişi zorunlu alandır. j-Platform ürününde yer alan modüller listelenir ve seçim yapılır. |
| İşlem Türü | Onay tanımının seçili olan modüldeki hangi işlem türü için yapılacağının belirlendiği zorunlu alandır. Modül seçimine göre İşlem Türü alanında listelenecek olan bilgiler değişiklik gösterecektir. |
Özel Kod | Onay tanımlarını gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, bildirimleri kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak tanım üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. |
Geçerlilik Tarihi | Onay tanımı geçerli olacağı başlangıç ve bitiş tarihleri bu alandan belirlenir. Bilgi girişi zorunlu alandır. |
Onay tanımı oluşturma sırasında kullanılabilecek standart mesaj şablonu seçiminin yapıldığı alandır. Tanımlı mesaj şablonları listesine ulaşılarak Seçenekler kısmında seçili "Modül" ve "İşlem Türü" ile aynı değere sahip mesaj şablonları arasında seçim ya da yeni tanım yapılır. Başlık bölümünde ya da Onay Verecekler sekmesinde satırda bulunan mesaj şablonları alanı bilgi girişi zorunlu alanlardır. Satırda; Mesaj, SMS, Mail seçimlerinden biri yapılmış ise "Mesaj Şablonu" zorunlu alandır. Seçim yapılmadan onay kartı kaydedilemez. | |
| Onay Başlangıcı Kayıt Kriterleri | Seçili olan Modül ve İşlem Türüne göre onay başlangıcı kayıt kriterlerin belirlendiği alandır. İşlem Türü alanındaki seçime göre, Onay Başlangıcı Kayıt Kriterleri sekmesi altında yer alan filtre seçenekleri değişiklik gösterir. Burada filtrelenen seçeneklere göre ekleme, değiştirme, silme ve durum değiştirme işlemleri için uyarı verilir. |
| Onay Verecekler | Bu sekmede, modül ve işlem türüne göre onay başlangıcı kayıt kriterleri belirlenmiş kayıtlara onay verecek kişiler tanımlanır. Insert tuşu kullanılarak yeni satır eklenir. |
| Onay Sırası | Onay verecekler arasındaki hiyerarşiyi belirlemek için kullanılır. Onay görevleri, belirlenen seviyeye göre önceki onay tamamlandığında oluşur. Örneğin; 1. seviyede Pozisyon Grubu (3 kişiden oluşsun, Tamamlanma Kriteri: Grup Onayı), 2. seviyede İdari Yönetici olacak şekilde 2 seviyeli bir onay tanımlansın. Kayıt oluşturulduğunda, 1. seviyedeki pozisyon grubundaki 3 kullanıcı için aynı anda onay görevleri olur. 3 kullanıcı da görevlerini "Onay" vererek tamamladığında 2. seviyede belirtilen idari yönetici için onay görevi oluşur. Pozisyon grubundaki kullanıcılardan en az birinin red etmesi ile red süreci başlar. Diğer kullanıcıların görevini tamamlaması beklenmez. İdari yönetici için onay görevi zaten hiç oluşmaz. Satırlarda aynı onay sırası için kayıt oluşturulabilir. Sıralı olma kısıtı bulunmaz. |
| Tür | Tanımlanan onay tanımına onat vereceklerin belirlendiği alandır. Kullanıcı, Kullanıcı Grubu, Personel, Çalışan Grupları, Pozisyon, Pozisyon Grubu ve İdari Yönetici seçeneklerini içerir. |
| Seviye | Seviye alanı "İdari Yönetici" türünde tanım yapıldığında bilgi girişine açık bir alandır. Kaçıncı seviyedeki idari yöneticinin onayı alınacağı belirtilir. "Seviye: 1" seçildiğinde bir üst idari yöneticisine, "Seviye: 2" seçildiğinde iki üst idari yöneticisine görev atanır. |
| Kod/Açıklama | Tür alanında yapılan seçime göre kod alanından ilgili ekran listelerine ulaşılarak seçim yapılır. Tür personel olduğunda Ad/Soyad bilgisi gelir. |
| Tanımlanma Kriteri | Tür alanına Kullanıcı Grubu, Çalışan Grupları ve Pozisyon Grubu seçimi yapılmış ise "Tamamlanma Kriteri" alanı bilgi girişine açılır. Tek Onay ve Grup Onayı seçeneklerini içerir. Tek Onay seçili ise, oluşan görevlerden bir tanesinin "Gerçekleşti" durumuna geçmesi onayın tamamlanması için yeterlidir. Kaydın "Onay Durumu: Onaylandı" olarak güncellenir ve kaydın kilidi açılır. Grup Onayı seçili ise, gruptaki tüm kullanıcıların görevlerini gerçekleştirmeleri sonrası onay tamamlanır. |
| Öncelik | Düşük, Normal ve Yüksek seçeneklerini içerir. Seçilen öncelik derecesi sadece kullanıcıya durumu belirtmek içindir. |
| Koşul | Parametre, değişken ve fonksiyonlar kullanılarak koşul belirtmek için kullanılır. |
| Mesaj | Onay verecekler için j-Platform içinden mesaj alınması sağlanır. Mesaj seçimi yapıldığında masaüstü alt menüsünde yer alan bildirim ikonu üzerinden bildirim yapılır. İkon üzerinde kullanıcıya atanmış görev için oluşan mesajların sayısı gösterilir. |
Sistem İşletmeni'nde "Elektronik Posta Sunucusu" üzerinde tanımlı bilgiler kullanılarak mail gönderimi yapılır. Mail kapsamında onay tanımında seçili mesaj şablonu kullanılır. | |
| Mesaj Şablonu Kodu/Açıklaması | Satır bazında bildirim yapılacak mesaj şablonu bilgisidir. Satırda; Mesaj, SMS, Mail seçimlerinden biri yapılmış ise "Mesaj Şablonu" zorunlu alandır. Seçim yapılmadan onay kartı kaydedilemez. |