Diğer program bölümlerinde yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi İşlemler menüsü altında yer alan Muhasebeleştirme seçeneği ile yapılır. Muhasebeleştirme, Stok, Fatura, Cari, Çek/Senet ve Banka program bölümlerinde yapılan işlemler için ayrı ayrı yapılır. Önce muhasebeleştirme işleminin hangi program bölümüne ait işlemler için yapılacağı seçilir. Muhasebeleştirmenin hangi koşullara göre yapılacağı ise muhasebeleştirme filtre satırlarında belirlenir.
Genel olarak tüm program işlemlerinin muhasebeye aktarılmasında kullanılan filtreler şunlardır:
Tarih Aralığı: Bu filtre satırında, hangi tarihler arasındaki işlemlerin muhasebeleştirileceği belirlenir. Başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilir.
İşyeri Numarası: Bu filtre satırında hangi işyerine ait işlemlerin muhasebeleştirileceği belirlenir.
Fiş ya da İşlem Türü: Program bölümlerinde yapılan işlemleri fiş ya da işlem türlerine göre muhasebeleştirmek için kullanılır. Bu filtre satırında muhasebeleştirme yapılan işlemlere göre ilgili fiş türleri listelenir. Muhasebeleştirilecek fiş türleri işaretlenerek seçilir.
Fiş ya da İşlem Numarası: Muhasebeleştirilecek işlemleri fiş veya işlem numaralarına göre filtrelemek için kullanılır. Grup ya da aralık tanımı yapılır ve hangi fişlerin dikkate alınacağı belirlenir.
Fiş ya da İşlem Özel Kodu: Fiş türlerinden belirli işlemlere ait fişler seçilebildiği gibi, fiş ya da işlem özel koduna göre filtreleme yaparak yalnızca belirlenen özel koda sahip fişlerle yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi sağlanır.
Fiş ya da İşlem Yetki Kodu: Fiş türlerinden belirli işlemlere ait fişler seçilebildiği gibi, fiş ya da işlem yetki koduna göre filtreleme yapılır ve yalnızca belirlenen yetki koduna sahip fişlerle yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi sağlanır.
Kasa Kodu / Kasa Özel Kodu / Kasa İşlemleri: Kasadan yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesinde geçerli olacak koşular Kasa Kodu, Kasa Özel Kodu ve Kasa İşlemleri filtre seçenekleri kullanılarak belirlenir.
Muhasebeleştirme Periyodu: Muhasebeleştirme yapıldığında hangi aralıktaki işlemlerin birleştirilerek mahsup oluşturulacağı Muhasebeleştirme Periyodu filtresi ile belirlenir.
Muhasebeleştirme periyodu parametresi üç seçeneklidir:
- Günlük
- Haftalık
- Aylık
Günlük seçiminde işlemler gün bazında birleştirilerek mahsup fişi oluşturulur.
Haftalık seçiminde işlemler hafta bazında birleştirilerek mahsup fişi oluşturulur.
Aylık seçiminde işlemler ay bazında birleştirilerek mahsup fişi oluşturulur.
Muhasebeleştirme Periyodu filtresi, Muhasebeleştirme Şekli filtresi ile birlikte çalışır.
Muhasebeleştirme şekli "Genel" ise Muhasebeleştirme Periyodu filtre satırında yapılan seçime göre işlemler günlük, aylık ya da haftalık süreler dikkate alınarak öerkez işyerine ait tek bir mahsup fişi oluşturulur.
Muhasebeleştirme şekli "Birebir" seçilirse Muhasebeleştirme Periyodu filtresi dikkate alınmaz ve işlemler birebir muhasebeleştirilir.
Muhasebeleştirme periyodu "Haftalık" seçildiğinde, mahsup fişleri haftalık olarak gruplanarak birleştirilir. Muhasebeleşecek ilk kaydın içinde bulunduğu hafta ile son kaydın içinde bulunduğu hafta arasındaki hafta sayısı kadar mahsup fişi oluşturulur. Hafta başı olarak tarih aralığı filtresinin başlangıç tarihi alınmaz. Tarih Aralığı filtresinin başlangıç tarihini içeren haftanın ilk günü başlangıç olarak kabul edilir. Bu durum aylık periyot için de aynı şekilde geçerlidir.
Muhasebeleşme periyodu haftalık ya da aylık ise ve Muhasebe Fiş Tarihi Ataması filtresi "Muhasebeleşecek Fişin Tarihi Atanacak" seçildiğinde haftalık ya da aylık bazda gruplanarak birleştirilen mahsup fişinin tarihi o haftaya (aya) ait muhasebeleşen son kaydın tarihi atanır.
Haftalık veya aylık birleştirilerek mahsuplaştırılan fişler üzerinden SMM fark mahsupları oluşturulurken toplam tutarlar üzerinden hesaplama yapılır.
Muhasebeleştirme Şekli: Bu filtre satırında muhasebeleştirme işleminin ne şekilde yapılacağı belirlenir. Genel, İşyerlerine Göre ve Birebir olmak üzere üç seçeneklidir.
"Genel" seçiminde muhasebeleştirme tarihleri satırında verilen tarih aralığında kalan işlemler muhasebeleştirildiğinde tek bir mahsup fişi oluşur. "İşyerlerine Göre" seçiminde muhasebeleştirme yapılan program bölümünde kaydedilen işlemler işyerlerine göre muhasebeleştirilir. Her işyerine ait işlemler için ayrı mahsup fişi oluşturulur. "Birebir" seçiminde ise yapılan işlemlerin her biri ayrı bir mahsup fişi ile muhasebeye aktarılır.
Muhasebeleştirme Kontrolü: Muhasebeleştirme işlemi ile program bölümlerinde yapılan işlemler muhasebeye aktarılır ve mahsup fişleri program tarafından otomatik olarak oluşturulur. Muhasebeleştirme yapılırken oluşan mahsup fişlerinin tek tek ekrana gelmesi ve kontrol edildikten sonra kaydedilmesi istenirse bu filtre satırında "Yapılacak" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu durumda oluşturulan her mahsup fişi ekrana gelir. İncelendikten sonra kaydedilir. "Yapılmayacak" seçeneği işaretlenirse, muhasebeleştirme sonucunda oluşan fişler doğrudan ilgili bölümlerde işaretlenir ve muhasebeleştirme dosyasına yazılır.
Muhasebeleştirme İşareti: Muhasebeleştirme işlemi ile muhasebeye aktarılan işlemlerin işaretlenmesi ve aynı tarihlere ait yeni bir muhasebeleştirme işleminin yapılması durumunda dikkate alınmaması bu filtre satırında yapılacak seçimle sağlanır. Filtre satırı İşaretlenecek ve İşaretlenmeyecek olmak üzere iki seçeneklidir. Programda öndeğer olarak muhasebeleşen işlemler "İşaretlenecek" satırı seçilidir. Muhasebeleştirme sonunda, program bölümlerinde bu işlemler muhasebeleşmiş olduğunu gösteren M harfi ile listelenir. Muhasebeye aktarılan işlemlerin işaretlenmesi istenmiyorsa, "İşaretlenmeyecek" seçimi yapılır. Bu durumda muhasebeleştirme yapılan işlemler işaretlenmez.
Satır Birleştirme: Muhasebeleştirilen fişlerde aynı karta ait ve muhasebe bağlantı kodu aynı olan satırların ne şekilde muhasebeleştirileceği bu filtre satırında belirlenir. Evet ve Hayır olmak üzere iki seçeneklidir. "Evet" seçiminde aynı fiş içinde aynı karta ait olan ve aynı muhasebe hesap kodları altında izlenecek satırlar birleştirilecek muhasebeleştirilir.
Muhasebe Fişi Genel Açıklaması: Muhasebeleştirme sonucunda oluşacak mahsup fişi genel açıklamasının içeriği bu filtre satırında belirlenir. Filtre Yeniden Oluşturulacak ve Muhasebeleşen Fişten Gelecek olmak üzere iki seçeneklidir. "Yeniden Oluşturulacak" seçiminde açıklama program tarafından yeniden oluşturulur. "Muhasebeleşen Fişten Gelecek" seçiminde ise, fiş için girilen açıklama mahsup fişine aynen aktarılır.
Muhasebe Fişi Satır Açıklaması: Muhasebeleştirme işlemi sonucunda muhasebe fişine gelmesi istenen açıklayıcı satır, bu filtre ile belirlenir. Muhasebe fişine satır açıklaması olarak aktarılmak istenen alanlar filtrede listelenir.
Muhasebe Kodu Girilmemiş Satırlar: Bu parametre dışarıdan içeriye veri aktarımı ile alınan bilgilerin muhasebeleştirilmesi için kullanılır. Aktarılan işlemlerde muhasebe hesap kodlarının olmaması durumunda, muhasebeleştirmede hangi hesapların dikkate alınacağı belirlenir. Parametre satırı iki seçeneklidir:
- İşlem Yapılmayacak
- Karttan Okunacak
İşlem Yapılmayacak seçiminde, muhasebe kodu verilmemiş satırlar muhasebeleştirme işleminde dikkate alınmaz. Karttan Okunacak seçiminde, muhasebeleştirme işleminde işlemlere ait muhasebe hesap kodları ilgili kartlardan okunur ve işlemler kartta verilen muhasebe kodları altında muhasebeye aktarılır.
Muhasebe Fişi Tarih Ataması: Bu filtre satırında geçerli olacak muhasebe fiş tarihi öndeğeri belirlenir. Muhasebeleşen Fişin Tarihi Atanacak seçeneği işaretlenirse muhasebeleşen fişin tarihi mahsup fişine aktarılır. Muhasebe Fiş Tarihi Filtresinden Atanacak seçeneğinin işaretlenmesi durumunda geçerli olacak tarih muhasebe fiş tarihi filtre satırında girilen tarih olacaktır. Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişlerine muhasebe fiş tarihi parametre satırında belirtilen tarih atanır.
Muhasebe Fişi Tarihi: Muhasebe fişi tarih atamasında kullanılacak fiş tarihidir.
Ekleyen / Son Değiştiren: İşlemlerin ilgili kaydı ekleyen ve son değiştiren kullanıcı bazında muhasebeleştirilmesi için kullanılan filtre satırlarıdır.
Ciro Ç/S İşlemlerinde Sahibinin Unvanı Kullanılsın: Çek/senet muhasebeleştirilirken oluşan mahsup fişinin açıklama alanına çek/senedin alındığı cari hesabın "Unvan" bilgisinin gelmesi isteniyorsa bu filtre satırında "Evet" seçimi yapılır.
e-Fatura: Faturalama türüne göre filtreleme yapılan satırdır. Kağıt Fatura, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Arşiv (İnternet) Faturası seçeneklerini içerir. Yalnızca seçilen türdeki faturalar muhasebeleştirilecektir.