Diğer program bölümlerinde yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi İşlemler menüsü altında yer alan Muhasebeleştirme seçeneği ile yapılır. Muhasebeleştirme, Malzeme, Satınalma, Satış ve Dağıtım, Finans Sabit Kıymet Amortisman ve Değerleme, İthalat, Üretim, Tecil Terkin Ek Vergi Mahsubu işlemleri için ayrı ayrı yapılır. Önce muhasebeleştirme işleminin hangi işlemler için yapılacağı seçilir. Muhasebeleştirmenin hangi koşullara göre yapılacağı ise muhasebeleştirme filtre satırlarında belirlenir. Genel olarak tüm işlemlerinin muhasebeye aktarılmasında kullanılan filtreler şunlardır:
Tarih Aralığı: Bu filtre satırında, hangi tarihler arasındaki işlemlerin muhasebeleştirileceği belirlenir. Başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilir.
İşyeri Numarası: Bu filtre satırında hangi işyerine ait işlemlerin muhasebeleştirileceği belirlenir.
Bölüm Numarası: Program bölümlerinde yapılan işlemleri, işlemi yapan bölüme göre muhasebeleştirmek için kullanılır. İlgili bölüm ya da bölümler işaretlenerek belirlenir.
Ambar Numarası: Program bölümlerinde yapılan işlemleri, ambarlara göre muhasebeleştirmek için kullanılır. İlgili ambar ya da ambarlar işaretlenerek belirlenir.
Fiş ya da İşlem Türü: Program bölümlerinde yapılan işlemleri fiş ya da işlem türlerine göre muhasebeleştirmek için kullanılır. Bu filtre satırında muhasebeleştirme yapılan işlemlere göre ilgili fiş türleri listelenir. Muhasebeleştirilecek fiş türleri işaretlenerek seçilir.
Fiş ya da İşlem Numarası: Muhasebeleştirilecek işlemleri fiş veya işlem numaralarına göre filtrelemek için kullanılır. Grup ya da aralık tanımı yapılır ve hangi fişlerin dikkate alınacağı belirlenir.
Fiş ya da İşlem Özel Kodu: Fiş türlerinden belirli işlemlere ait fişler seçilebildiği gibi, fiş ya da işlem özel koduna göre filtreleme yaparak yalnızca belirlenen özel koda sahip fişlerle yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi sağlanır.
Fiş ya da İşlem Yetki Kodu: Fiş türlerinden belirli işlemlere ait fişler seçilebildiği gibi, fiş ya da işlem yetki koduna göre filtreleme yapılır ve yalnızca belirlenen yetki koduna sahip fişlerle yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi sağlanır.
Fiş Türü: Yapılan işlemlerin fiş türüne göre muhasebeleştirilmesi için kullanılır. İlgili işlemlere ait fiş türleri listelenir ve seçim yapılır.
Muhasebeleştirme Periyodu: Muhasebeleştirme yapıldığında hangi aralıktaki işlemlerin birleştirilerek mahsup oluşturulacağı Muhasebeleştirme Periyodu filtresi ile belirlenir.
Muhasebeleştirme periyodu parametresi üç seçeneklidir; Günlük, Haftalık ve Aylık.
Günlük seçiminde işlemler gün bazında birleştirilerek mahsup fişi oluşturulur.
Haftalık seçiminde işlemler hafta bazında birleştirilerek mahsup fişi oluşturulur.
Aylık seçiminde işlemler ay bazında birleştirilerek mahsup fişi oluşturulur.
Muhasebeleştirme Periyodu filtresi, Muhasebeleştirme Şekli filtresi ile birlikte çalışır.
Muhasebeleştirme şekli "Genel" ise Muhasebeleştirme Periyodu filtre satırında yapılan seçime göre işlemler günlük, aylık ya da haftalık süreler dikkate alınarak merkez işyerine ait tek bir mahsup fişi oluşturulur.
Muhasebeleştirme şekli "Birebir" seçilirse Muhasebeleştirme Periyodu filtresi dikkate alınmaz ve işlemler birebir muhasebeleştirilir.
Muhasebeleştirme periyodu "Haftalık" seçildiğinde, mahsup fişleri haftalık olarak gruplanarak birleştirilir. Muhasebeleşecek ilk kaydın içinde bulunduğu hafta ile son kaydın içinde bulunduğu hafta arasındaki hafta sayısı kadar mahsup fişi oluşturulur. Hafta başı olarak tarih aralığı filtresinin başlangıç tarihi alınmaz. Tarih Aralığı filtresinin başlangıç tarihini içeren haftanın ilk günü başlangıç olarak kabul edilir. Bu durum aylık periyot için de aynı şekilde geçerlidir.
Muhasebeleşme periyodu haftalık ya da aylık ise ve Muhasebe Fiş Tarihi Ataması filtresi "Muhasebeleşecek Fişin Tarihi Atanacak" seçildiğinde haftalık ya da aylık bazda gruplanarak birleştirilen mahsup fişinin tarihi o haftaya (aya) ait muhasebeleşen son kaydın tarihi atanır.
Haftalık veya aylık birleştirilerek mahsuplaştırılan fişler üzerinden SMM fark mahsupları oluşturulurken toplam tutarlar üzerinden hesaplama yapılır.
Muhasebeleştirme Şekli: Bu filtre satırında muhasebeleştirme işleminin ne şekilde yapılacağı belirlenir. Muhasebeleştirme Şekli dört seçeneklidir; Genel, İşyerlerine Göre, Birebir ve İşyerlerine ve Bölümlere Göre.
Genel seçiminde muhasebeleştirme tarihleri satırında verilen tarih aralığında kalan işlemler muhasebeleştirildiğinde tek bir mahsup fişi oluşur. İşyerlerine Göre seçiminde muhasebeleştirme yapılan program bölümünde kaydedilen işlemler ne göre muhasebeleştirilir. Her İşyerine ait işlemler için ayrı mahsup fişi oluşturulur. Birebir seçiminde ise yapılan işlemlerin her biri ayrı bir mahsup fişi ile muhasebeye aktarılır. İşyerlerine ve Bölümlere Göre seçiminde ise işlemler işyeri ve bölümlere göre muhasebeleştirilir.
Muhasebeleştirme Kontrolü: Muhasebeleştirme işlemi ile program bölümlerinde yapılan işlemler muhasebeye aktarılır ve mahsup fişleri program tarafından otomatik olarak oluşturulur. Muhasebeleştirme yapılırken oluşan mahsup fişlerinin tek tek ekrana gelmesi ve kontrol edildikten sonra kaydedilmesi istenirse bu filtre satırında "Yapılacak" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu durumda oluşturulan her mahsup fişi ekrana gelir. İncelendikten sonra kaydedilir. "Yapılmayacak" seçeneği işaretlenirse, muhasebeleştirme sonucunda oluşan fişler doğrudan ilgili bölümlerde işaretlenir ve muhasebeleştirme dosyasına yazılır.
Muhasebeleştirme İşareti: Muhasebeleştirme işlemi ile muhasebeye aktarılan işlemlerin işaretlenmesi ve aynı tarihlere ait yeni bir muhasebeleştirme işleminin yapılması durumunda dikkate alınmaması bu filtre satırında yapılacak seçimle sağlanır. Filtre satırı İşaretlenecek ve İşaretlenmeyecek olmak üzere iki seçeneklidir. Programda öndeğer olarak muhasebeleşen işlemler "İşaretlenecek" satırı seçilidir. Muhasebeleştirme sonunda, program bölümlerinde bu işlemler muhasebeleşmiş olduğunu gösteren M harfi ile listelenir. Muhasebeye aktarılan işlemlerin işaretlenmesi istenmiyorsa, "İşaretlenmeyecek" seçimi yapılır. Bu durumda muhasebeleştirme yapılan işlemler işaretlenmez.
Muhasebeleştirilecek İşlemler: Muhasebe Parametreleri'nde "Ticari Sistem Bağlantı Kontrolü" satırında "Evet" seçilerek ticari sistem kontrollü çalışma şekli belirlenmişse muhasebeleştirilecek işlemlerin belirlenmesinde kullanılır. Bu seçenek yalnızca ticari sistem kontrolü yapılması durumunda Muhasebeleştirme filtre satırlarında yer alır.
Ticari sistem bağlantı kontrolü ile muhasebeleştirilmiş bir fişin değiştirilmemesi ve çıkarılmaması sadece iptal edilebilmesi sağlanır. İptal işlemleri yeniden muhasebeleştirilir. İptal işlemleri filtre satırı üç seçeneklidir; İptal Edilmeyenler, İptal Edilenler ve Hepsi.
Hepsi seçiminde tüm fişler muhasebeleştirilir. İptal Edilenler seçilirse yalnızca iptal edilen fişler muhasebeleştirilir. İptal Edilmeyenler seçildiğinde yalnızca iptal edilmeyen fişler muhasebeleştirilecektir.
Satır Birleştirme: Muhasebeleştirilen fişlerde aynı karta ait ve muhasebe bağlantı kodu aynı olan satırların ne şekilde muhasebeleştirileceği bu filtre satırında belirlenir. Evet ve Hayır olmak üzere iki seçeneklidir. "Evet" seçiminde aynı fiş içinde aynı karta ait olan ve aynı muhasebe hesap kodları altında izlenecek satırlar birleştirilecek muhasebeleştirilir.
Bütçe Hareketleri Oluşturulsun: Muhasebeleştirme sonucunda ilgili bütçe hareketlerinin oluşturulması için kullanılır.
Muhasebe Fişi Genel Açıklaması: Muhasebeleştirme sonucunda oluşacak mahsup fişi genel açıklamasının içeriği bu filtre satırında belirlenir. Filtre Yeniden Oluşturulacak ve Muhasebeleşen Fişten Gelecek olmak üzere iki seçeneklidir. "Yeniden Oluşturulacak" seçiminde açıklama program tarafından yeniden oluşturulur. "Muhasebeleşen Fişten Gelecek" seçiminde ise, fiş için girilen açıklama mahsup fişine aynen aktarılır.
Muhasebe Fişi Satır Açıklaması: Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak, muhasebe fişlerinde açıklayıcı satırlar oluşturmak için kullanılır. Muhasebe fişine satır açıklaması olarak aktarılmak istenen alanlar filtrede listelenir. İstenen bilgiler (işlem numarası, belge numarası, işlem türü, satır açıklaması, malzeme açıklaması, malzeme açıklaması 2, cari hesap unvanı vb.) işaretlenerek seçilir.
Muhasebe Kodu Girilmemiş Satırlar: Bu parametre aktarım ile dışarıdan içeriye veri aktarımı ile alınan bilgilerin muhasebeleştirilmesi için kullanılır. Aktarılan işlemlerde muhasebe hesap kodlarının olmaması durumunda, muhasebeleştirmede hangi hesapların dikkate alınacağı belirlenir. Parametre satırı iki seçeneklidir; İşlem Yapılmayacak ve Karttan Okunacak.
İşlem Yapılmayacak seçiminde, muhasebe kodu verilmemiş satırlar muhasebeleştirme işleminde dikkate alınmaz. Karttan Okunacak seçiminde, muhasebeleştirme işleminde işlemlere ait muhasebe hesap kodları ilgili kartlardan okunur ve işlemler kartta verilen muhasebe kodları altında muhasebeye aktarılır.
Muhasebe Fişi Tarih Ataması: Bu filtre satırında geçerli olacak muhasebe fiş tarihi öndeğeri belirlenir. Muhasebeleşen Fişin Tarihi Atanacak seçeneği işaretlenirse muhasebeleşen fişin tarihi mahsup fişine aktarılır. Muhasebe Fiş Tarihi Filtresinden Atanacak seçeneğinin işaretlenmesi durumunda geçerli olacak tarih muhasebe fiş tarihi filtre satırında girilen tarih olacaktır. Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişlerine muhasebe fiş tarihi parametre satırında belirtilen tarih atanır.
Muhasebe Fişi Tarihi: Bir önceki filtrede Muhasebe Fiş Tarihi Filtresinden Atanacak seçeneğinin işaretlenmesi durumunda geçerli olacak tarih Muhasebe Fiş Tarihi filtre satırında girilen tarih olacaktır. Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişlerine muhasebe fiş tarihi parametre satırında belirtilen tarih atanır.
SMM Mahsubu Tarih Ataması: Bu filtre satırında SMM mahsubu için geçerli olacak muhasebe fiş tarihi öndeğeri belirlenir. Muhasebeleşen fişin tarihi atanacak seçeneği işaretlenirse muhasebeleşen fişin tarihi mahsup fişine aktarılır. "Muhasebe Fiş Tarihi Filtresinden Atanacak" seçeneğinin işaretlenmesi durumunda geçerli olacak tarih Muhasebe Fiş Tarihi filtre satırında girilen tarih olacaktır. Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişlerine muhasebe fiş tarihi parametre satırında belirtilen tarih atanır. "İlgi Muhasebe Fişinin Tarihi Atanacak" seçilirse işlemle ilgili muhasebe fişinin tarihi atanır.
İhracat Faturaları Muhasebeleştirilsin: Bu parametre satırı satış ve dağıtım işlemleri muhasebeleştirme pencerelerinde yer alır. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. "Evet" seçiminin yapılması durumunda ihracat faturaları muhasebeleştirilir.
Muhasebeleştirme Kuru: İthalat ve ihracat fişlerinin muhasebeleştirilmesinde dikkate alınacak kur değerini belirtir. Muhasebeleştirme Kuru alanı şu seçenekleri içerir; Değişmeyecek, Fiş Tarihi Kuru, GGB Kuru (İthalat İşlemlerinde), GÇB Tarihi Kuru (İhracat İşlemlerinde), İntaç Tarihi Kuru (İhracat İşlemlerinde) ve Kapanış Tarihi (İthalat İşlemlerinde).
Muhasebe Fişi Tarih Ataması (İhracat): Bu filtre satırında ihracat işlemleri için geçerli olacak muhasebe fiş tarihi öndeğeri belirlenir. "Muhasebeleşen Fişin Tarihi Atanacak" seçeneği işaretlenirse muhasebeleşen fişin tarihi mahsup fişine aktarılır. "Muhasebe Fiş Tarihi Filtresinden Atanacak" seçeneğinin işaretlenmesi durumunda geçerli olacak tarih Muhasebe Fiş Tarihi filtre satırında girilen tarih olacaktır. Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişlerine muhasebe fiş tarihi parametre satırında belirtilen tarih atanır. "Muhasebeleşen Fişin İntaç Tarihi Atanacak" seçilirse fişin intaç tarihi mahsup fişine aktarılır.
Cari Hesap Kodu: Alış ve satış faturalarının muhasebeleştirilmesinde cari hesaplara göre filtreleme yapılması için kullanılır. Bu filtre, cari hesapları bölgelere göre ayırmak için kod alanını kullanan müşterilerin bölge bölge muhasebeleştirme işlemlerini yapabilmesine imkan verir.
Muhasebeleştirme seçeneği altındaki; Satınalma İşlemleri, Satış ve Dağıtım İşlemleri, SMM Mahsup İşlemleri, Tecil-Terkin Ek Vergi Mahsubu İşlemleri, Finans İşlemleri altında yer alan Çek/Senet Bordroları, muhasebeleştirme filtrelerinde Cari Hesap Kodu filtresi yer almaktadır. Bu filtre satırında grup /aralık tanımı filtrelerinden birisi ile işlemlerin hangi cari hesaplar için muhasebeleştirileceği belirlenir.
Ekleyen/Son Değiştiren: İşlemlerin ilgili kaydı ekleyen ve son değiştiren kullanıcı bazında muhasebeleştirilmesi için kullanılan filtre satırlarıdır.
Ciro Ç/S İşlemlerinde Sahibinin Unvanı Kullanılsın: Çek/senet muhasebeleştirilirken oluşan mahsup fişinin açıklama alanına çek/senedin alındığı cari hesabın "Unvan" bilgisinin gelmesi isteniyorsa bu filtre satırında "Evet" seçimi yapılır.
e-Fatura: Faturalama türüne göre filtreleme yapılan satırdır. Kağıt Fatura, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Arşiv (İnternet) Faturası seçeneklerini içerir. Yalnızca seçilen türdeki faturalar muhasebeleştirilecektir.