Dosya ve klasörlerinizi, şirket veya uygulama dışı kullanıcılar ile güvenli bağlantı olarak paylaşabilirsiniz. Paylaşımlarınızın süresini kısıtlayabilir, parola veya tek seferlik güvenlik kodları ile yetkisiz erişimlerden koruyabilirsiniz. Paylaşımlarınızı istediğiniz an duraklatabilir, tekrar başlatabilir, paylaşım seçeneklerini düzenleyebilir veya bitirebilirsiniz.
Dış paylaşım işlemini, dosyalarım veya yetkili olduğunuz çalışma alanı içerisindeki dosyalar veya klasörler için yapabilirsiniz. Paylaşım işleminde, dosya veya klasör mail olarak gönderilmez bunun yerine dış kullanıcının dokümana erişmesini sağlayan bir bağlantı(link) üretilir. Üretilen bağlantıyı istediğiniz bir yöntemle iletebileceğiniz gibi Logo Doküman Yönetimi tarafından mail ile iletilmesini sağlayabilirsiniz.
1 - Dosya veya Klasör Dış Paylaşım Bağlantısı oluşturulması
Paylaşılmak istenen dosya veya klasör seçilerek, sağ üstte köşesinde bulunan işlemler menusunden paylaşım ikonuna basılır. Açılan menu içinden "Dış Paylaşım" isimli seçeneğe tıklanır. Bu seçeneğe tıkladıktan sonra gelen "Dış Paylaşım" isimli ekranda "Linki kopyala" seçeneği seçilir.
"Linki kopyala" butonuna basıldığında üretilen link görüntülenir. Üretilen bağlantıyıdaha sonra tekrar görüntüleyebilirsiniz. "3 - Dış Paylaşımları Görüntüleme ve Düzenleme" başlığına bakınız. Dış paylaşımı güvenli hale getirmek için aşağıdaki seçenekleri kullanabilirsiniz.
a. Bağlantı oluşturma işleminde bağlantının son geçerlilik tarihini seçmek isterseniz: "Dosya/Klasöre erişimde tarih kısıtlaması yapılsın" seçeneği işaretledikten sonra açılan tarih seçim alanından son erişim tarihini seçebilirsiniz.
b.
2 - Dosya veya Klasör Dış Paylaşım Bağlantısı Oluşturulması ve E-posta ile kullanıcıya gönderilmesi
Paylaşılmak istenen dosya veya klasör seçilerek, sağ üstte köesinde bulunan işlemler menusunden paylaşım ikonuna basılır. Açılan menu içinden "Dış Paylaşım" isimli seçeneğe tıklanır. Bu seçeneğe tıkladıktan sonra gelen "Dış Paylaşım" isimli ekranda epmail adresi "Mail Listesi" alanına yazılır ve enter tuşuna basılır.
dosyanın Daha sonra "Geçerlilik Süresi" alanından dosyaya erişim süresi seçilir ve "Kaydet" butonuna basılarak ilgili dosyanın dış paylaşım işlemi gerçekleştirilir. Bu işlem gerçekleştirildikten sonra dış paylaşım yapılan kullanıcıya bilgilendirme maili gönderilmektedir. Mail içeriğinden "Dosyayı Görüntüle" butonuna basılarak ilgili dosyaya erişim gerçekleştirilir.
Klasör Dış Paylaşım İşlemi
Klasör seçilerek dış paylaşım işlemi gerçekleştirilmektedir. Ekranın sağ üst köşesinde bulunan paylaşım ikonuna basılır. Gelen seçeneklerden "Dış Paylaşım" isimli seçeneğe tıklanır. Bu seçeneğe tıkladıktan sonra gelen "Dış Paylaşım" isimli ekranda dosyanın paylaşılacağı mail adresi "Mail Listesi" alanına yazılır ve enter tuşuna basılır. Daha sonra "Geçerlilik Süresi" alanından dosyaya erişim süresi seçilir ve "Kaydet" butonuna basılarak ilgili klasörün dış paylaşım işlemi gerçekleştirilir. Bu işlem gerçekleştirildikten sonra dış paylaşım yapılan kullanıcıya bilgilendirme maili gönderilmektedir. Mail içeriğinden "Dosyayı Görüntüle" butonuna basılarak açılan ekranda ilgili klasör önizleme yapılmaksızın .zip uzantısı ile indirilerek erişilebilir.
Dış Paylaşım İşleminin Süresinin Değiştirilmesi
Dış paylaşım işlemi yapılan dosyalar/klasörler için kullanıcının erişim süresi değiştirilebilmektedir. "Dış Paylaşım" isimli ekranda erişim süresinin değiştirilmesi istenen mail adresi "Mail Listesi" alanına yazılır ve enter tuşuna basılır. Daha sonra "Geçerlilik Süresi" alanından istenilen yeni erişim süresi seçilir ve "Kaydet" butonuna basılır. Bu butona basıldıktan sonra ilgili mail adresiyle geçerlilik süresi bilgisinin değiştirileceği ile ilgili bir bilgilendirme ekranı gelmektedir. Bu ekranda "Onayla" butona basılır. Bu işlem için kullanıcıya tekrardan bilgilendirme maili gönderilmez. Daha önceden gönderilen mailden yeni belirlenen süre içerisinde kullanıcı dosyaya erişebilmektedir. "Geçerlilik Süresi" isimli alandaki seçenekler şunlardır: 1 Gün, 1 Hafta, 1 Ay, Sınırsız.
Dış Paylaşım İşleminin Sonlandırılması
Dosyaya veya klasöre erişim süresi bitince direk olarak erişim sonlanmaktadır. Erişim süresi bittiğinde kullanıcıya gelen mail içeriğinde "Dosyayı Görüntüle" butonuna basıldığı zaman artık kullanıcı bu dosyayı görüntüleyemeyecektir
3- Dış Paylaşımları Görüntüleme ve Düzenleme