İÇİNDEKİLER

A. GİRİŞ

  • Sözlük 

B
Bağlam: Organizasyonlar açısından bakarsak, onu oluşturan, etkilediği veya etkilendiği tüm varlıklar ve bunların etkileşimidir. Bağlam, tutumları, davranışları, inançları, rakipleri, kültürü, demografiyi, hedefleri, hükümetleri, altyapıyı, dilleri, süreçleri, ürünleri, projeleri, satışları, terminolojiyi, teknolojiyi ve tanımı karşılayan herhangi bir unsuru içerebilir.
D
Değer(Value): Değer, potansiyel veya gerçekleşen getiriler ve iyileştirmelerdir. Başka bir açıdan ise zararın, riskin ve maliyetin azaltması da yine sağlanan değerledir. Değer somut bir fayda olabileceği gibi veya soyut bir kazanımda olabilir. Maddi değerler doğrudan ölçülebilir. Maddi olmayan değerler dolaylı olarak ölçülür.Bunlar değer genellikle bir şirketin itibarı veya çalışanların morali gibi önemli bir motivasyon bileşenine sahiptir. Bazı durumlarda, değer mutlak terimlerle ifade edilebiliyorken çoğu durumda göreceli terimlerle değerlendirilir. Bir çözüm seçeneği belirli bir paydaş grubunun bakış açısına göre diğerinden daha değerli olabilir.
E
Efor: Proje hizmetleri için harcanacak iş gücünü ifade eder.
G
Gereksinim : İhtiyacın kullanılabilir bir sunumudur. Bir gereksinimin yerine getirilmesi durumunda ne tür bir değerin sağlanabileceğini anlamaya odaklanır.
İ
İhtiyaç: Ele alınması gereken bir sorun veya fırsat. İhtiyaçlar, paydaşların harekete geçmesini sağlayarak değişimlere neden olabilirler.
İş Analizi: İhtiyaçları tanımlayıp paydaşlara değer katan çözümler önererek bir işletmede değişimi sağlama uygulamasıdır. İş analizi, bir işletmenin ihtiyaçlarını ve değişim gerekçesini ifade etmesini, değer sağlayabilecek çözümleri tasarlayıp tanımlamasını sağlar.
P
Paydaş(lar) : Projeye aktif olarak katılan veya projenin yürütülmesinden olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya kuruluşlardır.
R
RFP (Request for Proposal): Teklif Talep Formu. Müşterinin ihtiyaç ve beklentilerini anlattığı ve teklife kaynak oluşturan dokümandır.
T
Teslimat: Proje veya fazlar sonunda müşteriye verilecek ürün veya hizmetler olarak tanımlanır.



B. LOGO PROJE YÖNETİM METODOLOJİSİ

  • Genel Yaklaşım

    Logo Proje Yönetimi Metodolojisi, Logo ekosistemi içerisinde gerçekleştirilen tüm projelerin standart bir method ve yöntemle yürütülebilmesi için geliştirilmiş bir proje yönetim yaklaşımıdır. Metodoloji; PMI, Agile, Kanban gibi çeşitli yöntemlerden faydalanılarak hibrit bir şekilde oluşturulmuştur.

    Logo Proje Yönetimi Metodolojisi, proje büyüklüğü ve proje türü ayrımı gözetilmeksizin Logo ve iş ortakları tarafından gerçekleştirilen tüm projeleri kapsayacak şekilde tasarlanmıştır.

    Logo Proje Yönetim Metodolojisinin dayandığı temel ilkeleri aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:

    • Anahtar kullanıcılar ve danışmanlar arasındaki iş birliğini yüksek tutmak, kullanıcıların sürece aktif katılımlarını sağlamak, böylelikle yaşanabilecek olumsuzlukları erkenden görebilmek
    • Kullanıcıların ürünlere erkenden adapte olmasını sağlamak; bu sayede süreçlere uyan, geliştirilmeye müsait veya uymayan özellikleri erkenden öngörebilmek
    • Projelerin kapsam, maliyet ve zaman boyutlarının disiplinli bir şekilde yönetilmesini sağlamak,
    • Proje risk ve kazanımlarını yakından takip etmek, değişiklik yönetimini uygulayarak proje kazalarını minimuma indirmek, projenin kaliteli teslimini güvence altına almak

Logo Proje Yönetim Metodolojisini anlatan süreç haritası:


  • Proje Organizasyon Şeması


  • Proje Paydaşlarının Rol ve Görevleri

    (red star) Proje ekibinde bulunacak olan uzmanlar ve görevleri aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır: 

    UnvanGörevleri
    Proje Yöneticisi
    • Proje paydaşları arasındaki koordinasyonu sağlar; takip ve denetimini yapar.
    • Projeyi kapsam, zaman, maliyet ve kalite boyutları açısından izler ve yönetir.
    • Periyodik toplantı ve raporlar ile tüm paydaşların projeyle ilgili güncel bilgiye ulaşmasının sağlar.
    • Proje sürecinde oluşabilecek muhtemel riskleri devamlı olarak izler ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
    Sistem/Altyapı Uzmanı
    • İlgili yazılımların çalışması için gerekli ortam kurulumu konusunda müşteriyi yönlendirir.
    • Performans izleme ve iyileştirme konusunda çalışmalar yapar.
    Yazılım Geliştirme Uzmanı
    • Uygulama için gerekli kodları Analiz ve Tasarım dokümanına uygun şekilde üretir.
    • Gerekli teknik dokümanları hazırlar.
    • Üretilen kodların testini yapar ve kaliteli ürün teslimi konusunda katkı sağlar.
    LOGO Ürün/Modül Uzmanı
    • Sorumlu olduğu ürün ve modüldeki müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesine yardımcı olur.
    • Müşteri ihtiyaçlarını üründe implemente/konfigure eder.
    • Analiz ve Tasarım dokümanlarını oluşturulmasında analiste yardımcı olur.
    • Diğer proje dokümanlarının oluşturulmasına katkı sağlar.
    • Sorumlu olduğu ürün ve modüldeki anahtar kullanıcı eğitimlerini verir.
    • Kullanıcı kabul testlerinin senaryo/vaka hazırlığına ve yapılması test uygulanma seansına yardımcı olur.
    • Canlı kullanım için data aktarımlarının yapar.
    • Canlı kullanım desteği sağlar.

    İş Analisti

    • Müşterinin proje beklentilerini ve ürün ihtiyaçlarının belirlenmesine katkı sağlar.
    • Müşteri iş birimlerinin mevcut ve hedef süreçlerinin anlaşılmasını ve dokümante edilmesini sağlar.
    • Müşteri iş birimlerinin hedef süreçlerini iyileştirmeye çalışır.
    • Analiz ve Tasarım dokümanlarını hazırlar.
    • Projede ihtiyaç duyulan tasarımları gerçekleştirir.
    • Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunur.
    • Anahtar kullanıcı eğitimlerini verir.
    • Test senaryolarını ve test vakalarını oluşturur.


    (red star) Müşteri tarafında proje ekibinde bulunması beklenen uzmanlar ve görevleri aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır: 

    UnvanGörevleri
    Müşteri Proje Yöneticisi
    • Proje ekibi ile ilgili iş birimleri arasındaki koordinasyonu sağlar.
    • İş birimlerinden istenen bilgi ve belgelerin takibini yapar.
    • Toplantı organizasyonlarında Firma Proje Yöneticisi ile karşılıklı mutabakat yaparak zaman planı oluşturur.
    • Değişiklik taleplerini konsolide edip Firma Proje Yöneticisi ile mutabakat sağlar.
    • Proje üst kuruluna yapılacak sunumları Firma Proje yöneticisi ile birlikte hazırlar.
    Sistem/Altyapı Sorumlusu
    • İlgili yazılımların çalışması için gerekli ortamın kurulumunu yapar.
    • Database ile ilgili yapılacak çalışmalarda proje ekibine destek olur.

    Bilgi Güvenliği Uzmanı

    • Sistem içinden veya dışardan erişimler ile ilgili yetkileri düzenler ve koordine eder.
    • Proje çalışmalarının müşterinin güvenlik stratejisine uygunluğunu denetler.
    • Kimlik Yönetimi ile ilgili politikanın yönlendirilmesini ve denetlenmesini sağlar.
    • Verinin güvenli saklanması, transferi ve işlenmesi işlemlerinin müşteri güvenlik stratejisine uygunluğunu denetler. 
    Deneyimli Anahtar Kullanıcı
    • İlgili iş biriminin süreçlerine hâkimdir ve projeye yeterli zaman ayırır.
    • Süreçlere ilişkin oluşturulacak analiz ve tasarım dokümanına yardımcı olur.
    • Proje ekibinin istediği bilgi ve dokümanların oluşturulması ve paylaşılması konusunda yardımcı olur.
    • Kullanıcı kabul testlerinin uygulanması aşamasında rol alır.

    İş Analisti

    • Analiz ve Tasarım dokümanlarını hazırlanmasına yardımcı olur.
    • İş birimleri, anahtar kullanıcıları ve Firma proje ekibi ile birlikte çalışarak müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesini sağlar.
    • Proje ile ilgili tespit edilen kullanıcı ve sistem ihtiyaçlarının dokümanlarının hazırlanmasında Firma proje ekibine yardımcı olur.
    • Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasına katkıda bulunur.
    • Test senaryolarını ve test vakalarının oluşturulmasında Firma Proje ekibine yardımcı olur.


  • Proje Büyüklüğüne Göre Oluşturulması Beklenen Çıktılar

Logo Proje Yönetim Metodolojisi, projelerde ihtiyaç duyulabilecek minimum doküman setini hazırlama amacı gözetilerek tasarlanmıştır. Projelerde izlenecek aşamalar ve her aşama sonrasında oluşması beklenen çıktılar aşağıdaki tabloda sunulmuştur. Projelerdeki özel ihtiyaçlara göre bu tabloda yer almayan çıktılar ise opsiyonel olarak üretilebilir.

Her aşamada üretilecek dokümanların zorunluluğu belirlenirken “proje büyüklüğü” kavramı göz önünde tutulmuştur. Buna göre; aşağıdaki 2 farklı büyüklükteki projeler için zorunlu olan dokümanlar “X” ile belirtilmiştir.

  • En fazla 2 hafta sürecek projeler (en fazla 10 adam günlük projeler)
  • 2 haftadan fazla sürecek projeler (adam gün bağımsız)
Proje Dokümanları   Proje Büyüklüğü
AşamaDokümanlar 

Şablon İndir

0-2 Hafta Arası ve en fazla 10 Adam/Günlük Projeler

2+ Hafta ve 10+ Adam/Günlük Projeler

Satış Öncesi SüreçlerProje Bilgi Formu 

Proje Bilgi Formu.docx


X
Proje Kapsam DokümanıProje Kapsam Dokümanı.docxXX
Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç ListesiEfor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi.xlsxXX
Proje Teklifi 
XX
Proje Sözleşmesi
XX
Proje AçılışıProje Açılış BelgesiProje Açılış Belgesi.docx
X
Proje Açılış SunumuLOGO Proje Açılış Toplantısı.pptx
X
HazırlıkProje Takvim ve Zaman PlanıÖrnek Proje Planı.mpp
X
Proje Çalışma DosyasıÇalışma Dosyası.xlsx

Proje Paydaş Listesi ve SorumluluklarıProje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları.docx
X
İletişim PlanıIletişim Planı.docx
X
İmplementasyon için Gerekli Bilgiler


Analiz, Tasarım,Geliştirme / KonfigürasyonProje Analiz ve Tasarım DokümanıProje Analiz ve Tasarım Dokümanı
X
Test Case Dokümanı Test Case Dokümanı.xlsx

Anahtar Kullanıcı EğitimiKullanım Klavuzu 

X
Eğitim Katılım Formu Eğitim Katılım Formu.docx

Kullanıcı Kabul TestiKullanıcı Test Onayı Kullanıcı Test Onayı.docxXX
Canlıya GeçişCanlı Geçiş Onayı Canlı Geçiş Onayı.docx
X
KapanışProje/Faz Kapanış Tutanağı ProjeFaz Kapanış Tutanağı.docxXX
Müşteri Geri Bildirim FormuMüşteri Geri Bildirim Formu.docxXX
Proje Kapanış Sunumu


İzleme Kontrol Proje Performans Raporu Proje Performans Raporu.xlsXX
Proje Toplantı Tutanağı Proje Toplantı Tutanağı- [yyyy.aa.gg].docxXX
Hizmet FormuHizmet Formu- [yyyy.aa.gg].docxXX
Haftalık Proje Durum Raporu Haftalık Proje Durum Raporu-[W01.yyyy.aa.gg].docx
X 
Kapsam Değişiklik Değerlendirme FormuKapsam Değişiklik Değerlendirme Formu.docx
X
Sistem/Altyapı Topoloji Raporu ve Sistem GereksinimleriTopoloji Raporu ve Sistem Gereksinimleri

Database ve Sistem İnceleme RaporuDatabase ve Sistem İnceleme Raporu.docx


  • Proje Türleri

Logo Proje ekiplerince yürütülen proje türleri aşağıdaki gibi ayrıştırılmıştır:

İmplementasyon Projeleri

Logo markalı ürünlerin, müşterilere implementasyon ve konfigurasyonuna yönelik projelerdir. Bu proje türünde, uçtan uca proje yönetiminin ve dokümantasyonun uygulanması beklenir.

Ek Projeler

Öncesinde Logo markalı bir ürünün implemente edildiği müşterilerdeki yeni ürün implementasyon ve konfigurasyonuna yönelik projelerdir. Bu proje türünde de, uçtan uca proje yönetiminin ve dokümantasyonun uygulanması beklenir.

Destek Danışmanlık HizmetleriProjesi kapanmış ve bakım sürecine devretmiş çalışmalar için takip edilen proje türüdür. Bakım sözleşmesi kapsamında verilen hizmetler için bu proje türü kullanılır. Uçtan uca proje yönetimi uygulanması beklenmez; ancak bu kapsamda alınan hizmetlerin mutabakatı için ilgili dokümantasyonun üretilmesi beklenir.
Proje Dışı HizmetlerMüşteri veya iş ortağına verilen ve herhangi bir proje kapsamında olmayan kısa süreli hizmet aktivitelerinin takip edildiği proje türüdür.
Şirket içi ProjelerLogo Yazılım’ın kendi bünyesine yürütülen projelerin takip edildiği proje türüdür. Proje yönetiminin ve dokümantasyonun yapılması beklenir.
İş Takip ProjeleriHerhangi bir proje veya bakım sözleşmesi kapsamında yürütülmeyen ancak rutin ve periyodik işlerle birlikte, satış öncesi süreçler için sarfedilen eforları takip altına almak için kullanılan bir proje türüdür. Satış Öncesi Süreçler için yapılan çalışmalarda metodolojiden faydalanılması beklenir.
Özel Yazılım ProjeleriLogo Yazılım Özel Projeler ekibi tarafından takip edilen proje türüdür. İmplemantasyon projelerinden farklı olduğu için ayrı bir türle takibi sağlanmıştır. Proje yönetim metodolojisinin uygulanması beklenmektedir.
Özel Yazılım Destek HizmetleriLogo Yazılım Özel Projeler ekibi tarafından takip edilen proje türüdür. Projesi kapanmış ve bakım sürecine devretmiş çalışmalar için takip edilen proje türüdür. Bakım sözleşmesi kapsamında verilen hizmetler için bu proje türü kullanılır. Uçtan uca proje yönetimi uygulanması beklenmez; ancak bu kapsamda alınan hizmetlerin mutabakatı için ilgili dokümantasyonun üretilmesi beklenir.


C. SÜREÇ ADIMLARI

1. SATIŞ ÖNCESİ SÜREÇLER

  • ÖN ANALİZ SÜRECİ

Proje fırsatının oluşmasının ardından müşteri ile ilk görüşme gerçekleştirilir. İlk görüşmeden itibaren, müşterinin ihtiyaçlarının anlaşılması, bu ihtiyaçlara yönelik çözümlerin netleştirilmesi ve sağlıklı bir teklif verilebilmesi için gerekli bilgilerin toplanması amaçlanır.

GİRDİLER
  1. Satış fırsatı
  2. Müşteri bilgileri
  3. Müşterinin faaliyet gösterdiği sektöre yönelik bilgiler
  4. Müşterinin projedeki amaç, beklenti ve ihtiyaçları
  5. Müşterinin mevcutta kullandığı ürünler
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR

Ön analiz adımı özellikle, müşterinin genel yapısının, projeden beklentilerinin, genel kısıtların ve çözümü oluşturacak olan lisanslar, özel geliştirmeler, entegrasyon noktaları, sağlanması gerek hizmetler gibi bileşenlerin öğrenildiği adımdır.

  • Ön Hazırlıkların Yapılması: Müşteri ile yapılacak görüşmelere hazırlıklı olarak gitmek ve bunu karşı tarafa yansıtmak her zaman bir adım daha öne çıkmamızı sağlar.

     Bu nedenlerden dolayı; aşağıdaki yöntemlerin kullanılması önerilir:
    Müşteriye yapılacak sunumlarda aşağıdaki yöntemlerin kullanılmasına dikkat edilmelidir:
    • Logo kurumsal şirket tanıtım sunum ve videoların kullanılması 
    • İş ortağı kurumsal şirket tanıtım sunum ve videoların kullanılması 
    • Önerilen ürünlere ait Logo tarafından hazırlanmış güncel sunumlarının kullanılması 
    • Mümkün olduğu kadar ürün üzerinden canlı tanıtımdan kaçınılması
    • Ürün üzerinden canlı tanıtımın gerekli olduğu durumlarda ise müşterinin beklentilerine yönelik ön hazırlıkların yapılması
    Ön hazırlıklar için ise aşağıdaki yöntemlere başvurulabilir:

    • Müşteri websitesinin incelenmesi 

    • Sektör örneklerinin incelenmesi 

    • Müşteriden alınan senaryo ve örneklerle tanıtım datasının oluşturulması

  • Gereksinim Analizleri: Gereksinim analizi, bir projenin başarısı için kritik derecede önem taşımaktadır. Proje sonucunda çıkacak sistemin temeli bu aşama üzerine atılmaktadır. Ön analiz aşamasında toplanan gereksinimler, daha sonraki aşamalarda girdi olarak kullanılacaktır. Kısacası, bu aşamanın verimi projenin başarısına da katalizör etkisi yapacaktır. Fakat, müşterilerin tüm ihtiyaçlarını eksiksiz ve doğru ifade etmesinin her zaman mümkün olmadığı varsayıldığında; bu sürecin zorlu ve zaman alıcı olduğunu söyleyebiliriz. Bu aşamada, proje danışmanlarının ürün ve sektördeki uzmanlığından yararlanmanın yanı sıra; kişisel becerilerinden de fayda sağlamak gerekir. Bu nedenle, analiz sürecine dahil olan danışman(lar)ın iletişim yeteneğinin, analiz ve muhakeme becerisinin, sorgulama ve toplantı yönetimi yetkinliğinin yüksek olması beklenir.

     Gereksinim toplama yöntemleri
    Gereksinim toplamak için aşağıdaki yöntemlere başvurulabilir:

    • Anketler veya ön analiz soruları 

    • İhtiyaç belirleme toplantıları

    • Mülakat ve odak grup çalışmaları

    • Ürün sunumları ile gereksinim toplama 

    • RFP (Request for Proposals)  Dokümanları

    • Zihin Haritalama (Mind Mapping)

    • Mevcut sistemlerin ve yazılımların incelenmesi

    • Yerinde izleme ve gözlem

    • Sektörel araştırmalar

    Gereksinimler belirlenirken aşağıdaki kategorilerden yararlanılabillir:
    • İşlevsel Gereksinimler: Bir projenin neyi başarmaya çalıştığını tanımlayan ihtiyaçlardır. Müşteri süreçlerini destekleyen sistemsel ihtiyaçlar bu kategoride değerlendirilmelidir. Örneğin; seri/lot takibi yapılan bir firmada stok giriş çıkışlarının seri/lot bazlı olması işlevsel bir gereksinimdir.
    • Paydaş Gereksinimleri: Paydaşların proje süresince ihtiyaç duyduğu veya sistemi kullanmaya başlayınca ihtiyaç duyacağı ek gereksinimlerdir. Örnek olarak; arayüzlerin kullanım kolaylığı sağlaması ve süreçlerindeki verimliliği artıracak çözümler verilebilir.
    • Çözüm Gereksinimleri: Seçilen ürün veya ürünlerin gerektirdiği ihtiyaçlardır. Örneğin; e-devlet süreçleri için gerekli altyapının kurulması için ön başvuruların tamamlanmış olması bu tür bir gereksinimdir.
    • Proje Gereksinimleri: Proje sürecinin verimli yönetilebilmesi için tanımlanan ihtiyaçlardır. Proje dokümantasyonu için ihtiyaç duyulan detaylar bu kategoride tanımlanabilir.
    • Kalite Gereksinimleri: Projenin hedeflediği sistemin güvenilirlik, doğruluk, desteklenebilirlik ve kullanabilirlik yönünden yarattığı ihtiyaçlardır. Aynı zamanda Standartların gerektirdiği ihtiyaçlar da söz konusu olabilmektedir.

  • Proje Kazanımlarının Belirlenmesi: Gereksinim analizi boyunca projeden beklenen kazanımların listesinin oluşturulması, proje sonunda müşteriye sağlanan değerleri anlatabilmek için kritik önem taşır. Ayrıca olası kazanımların bu aşamada tespiti, gereksinimlerin belirlenebilmesi için de fayda sağlar. Kazanımlardan yola çıkarak gerçekleştirilmesi gereken ihtiyaçlar belirlenebilir. Kazanımların belirlenmesi için P.I.E.C.E.S yönteminin kullanılmasını önerilir.

 Doğru teklifi verebilmek için asgari seviyede aşağıdaki verilere ulaşılacak şekilde ilerlenmelidir:
  • Müşteri faaliyet alanları
  • Organizasyon büyüklüğü, yapısı ve Lokasyonlar
  • Mevcut ve Hedeflenen IT altyapısı
  • Mevcut Yazılım Altyapısı (Kullanılan ERP, HR vs)
  • Projeden beklenen kazanımlar
  • Kısıtlar (Takvim, kaynak vs)
  • Ürün,Modül,ek yazılım ve entegre ihtiyaçları


ÇIKTILAR
  1. Proje Bilgi Formu
  2. Proje Kapsam Dokümanı
    1. Kapsam dahilindeki ve kapsam dışı konular
    2. Netleştirilmiş Proje hedefleri
    3. Lisans Gereksinimleri
    4. Risk, kısıt ve varsayımlar
    5. Proje Kabul Kriterleri
    6. Projeden beklenen kazanımlar
KONTROL LİSTESİ

Ön analiz süreci boyunca aşağıdaki sorulara cevap aranır ve bu cevaplar netleşene kadar ön analiz süreci devam eder. 

  1. Müşterinin projedeki amaç ve hedefleri nelerdir?
  2. Müşterinin proje kabul kriterleri nelerdir?
  3. Müşteri ihtiyaçlarının karşılanması için hangi ürünler gereklidir?
    1. Ana ürün gerekliyse hangi ürünle ve hangi modülleri ile çözüm sağlanır?
    2. Fonksiyonel ürünlere ihtiyaç var mı?
    3. E-Çözümler’e ihtiyaçları var mı?
  4. Entegrasyon ve uyarlamaya yönelik ihtiyaçlar mevcut mu?
  5. Lisanslama modeli (kiralama, satınalma) ve bu model için gerekli kullanıcı sayısı, firma sayısı, çalışan sayısı gibi bilgiler nelerdir?
  6. Uygulamanın çalışacağı ortam (donanım ve  network) bilgileri
  7. Projedeki çalışma ortamı (lokasyon)
  8. Müşterinin proje takvim beklentileri ve kısıtları
  9. Bakım hizmet yöntemleri (teledestek,yerinde hizmet, uzak bağlantı vb.) ve koşulları(7/24 vb.)

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Müşteriyle ilk görüşmenin ardından, ilgili Satış Danışmanı, “Proje Bilgi Formu” oluşturur ve doküman takip sistemlerine yükler.

Ön analiz sürecinin sonunda ise, satış öncesi sürece dahil olan proje danışmanı Proje Kapsam Dokümanı” oluşturulur. Proje danışmanı, bu süreçte oluşan veya müşteri tarafından iletilen tüm dokümanları doküman takip sistemlerine ekler.

Not: Müşteriyle ilk görüşmenin sonucunda “Proje Kapsam Dokümanı” oluşturmak için yeterli bilgiler sağlandıysa “Proje Bilgi Formu” yerine sadece “Proje Kapsam Dokümanı” oluşturulabilir.


  • TEKLİF

Teklif aşamasında, Ön analiz sürecinde oluşturulan kapsam dokümanından faydalanılarak teslimatların ve bunlara harcanacak adam/gün eforların tespiti gereklidir. Efor tespitinin yanı sıra, proje takviminin oluşturulması için kaynak ve zaman planlamasının da yapılması gerekmektedir. 


GİRDİLER
  1. Proje Kapsam Dokümanı
    1. Kapsam dahilindeki ve dışındaki konular
    2. Netleştirilmiş Proje hedefleri
    3. Lisans Gereksinimleri
    4. Risk, kısıt ve varsayımlar
    5. Proje Kabul Kriterleri
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
1. ADIM: Kapsam ve Efor Tahminleme

Ön Analiz sürecinde belirlenen ihtiyaçlara göre aşağıdaki adımlar izlenerek tekliflendirilecek efor ve proje takvim oluşturma işlemi tamamlanır:

 Adımlar için tıklayınız:
1- Gereksinimlerin Listelenmesi:

Ön analiz sürecinde müşteriden toplanan gereksinimler en az aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde bir liste oluşturulur.


Gereksinim NoAçıklamasıÖncelikKarşılama DurumuÜrün&Modül





 Karşılama Türleri
  • Karşılanamıyor : İlgili gereksinim karşılanamıyor. Ör : malzeme kartı kullanılmış olsa bile silinebilsin.
  • Karşılanıyor - Proje Eforu : Ürün özellikleri kullanılarak Proje Uzmanı eforu ile karşılanacak. Ör : Malzeme Kartları browserında özel konu x olanlar kırmızı görünsün
  • Karşılanıyor - Ürün Standart Özelliği : Talep edilen gereksinim ürün standardında destekleniyor Ör : Malzeme Tanımlarında seri/lot takibi yapılabilmeli.
  • Karşılanıyor - Ek Geliştirme Gerekli : Bu gereksinimin karşılanabilmesi için kodlama eforuna ihtiyaç duyulmaktadır. ör : Malzeme kartı eklendiğinde Muhasebe hesap kartı da oluşsun ve ilişkilendirilsin.
  • Karşılanıyor - Entegrasyon Gerekli : Bu gereksinim için başka bir ürünle entegrasyon gerekmektedir. Entegrasyon kodu eforu ile sağlanacaktır. Ör : Malzeme kartları CRM yazılımından gelsin.
  • Detay Bilgi Gerekiyor : Gereksinim içeriği ile ilgili detay bilgi gerekiyor, mevcut hali ile yanıt verilemiyor.
2- Çözümlerin ve Teslimatların Belirlenmesi:

Gereksinimlere yönelik çözüm önerileri belirlenir. Bu çözümler gerçekleştirildikten sonra müşteriye verilebilecek işler ise teslimatları oluşturur. Bu nedenle proje tamamlandığında müşteriye verilecek teslimatların da bu aşamada belirlenmesi beklenir.

Erken teslimatların proje başarısını artırdığı bilindiğinden müşteriye değer katacak asgari teslimatlar belirlenip paketlenerek Projenin ilk fazı oluşturulur. Ardından müşteri öncelik ve beklentilerine göre teslimatlar diğer fazlar içerisinde paketlenir. Fazlar belirlenirken en uzun fazın 2 ayı geçmemesi önerilir.

Teslimat No

Teslimat Açıklaması

Faz



İhaleli İşlerde;

Eğer Teklif oluşturulacak iş bir ihaleli bir iş ise ihtiyaç maddelerinin tespiti, çözümün ve teslimatların oluşturulması Hem teknik şartname hemde idari şartnamenin birlikte yorumlanması ile oluşturulur.

İhaleli işlerde iki ana dokuman bulunur; teknik ihtiyaçları açıklayan Teknik Şartname ve iş yapış biçimine ilişkin konuları içeren İdare Şartname.

(star) Teknik şartnameler en az aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanır:

  • Projenin Amaç ve Kapsamı
  • Kurum Tanıtımı, Birimler ve İş Süreçleri
  • Yazılımın Fonksiyonel Gereksinimleri
  • Entegrasyon Gereksinimleri
  • Teknik Altyapı Gereksinimleri
  • Kullanıcı Arayüzü Gereksinimleri
  • Opsiyonel Gereksinimler
  • Beklenen Proje Yürütme Adım ve Aşamaları
3- Efor Tahminleme:

Projelendirilecek teslimatlara yönelik yapılacak işler ve proje aşamaları düzeyinde efor tahmini yapılır. Her teslimat, olabildiğince detaylı olarak süreçlere ve gereksinimlere bölünürse efor tahminleme daha doğru sonuç verebilir. Efor tahminleme yapılırken aşağıdaki tablodaki gibi proje süreçlerinin altına gereksinimlere yönelik işler gruplanarak yazılmalıdır.


Proje Günü (Efor)
Proje Yönetimi ve İzleme
Planlama
Teslimat 1 (veya Faz 1)
Hazırlık
Analiz
Tasarım
Geliştirme/Konfigurasyon

Geliştirme Testleri


Eğitim

Kullanıcı Kabul Testi


Canlıya Geçiş


Canlı Kullanım Desteği
Faz Kapanışı
TOPLAM
4. Kaynak Türüne Göre Süre Dağılımı Oluşturma:
Proje gereksinimlerini takvimlendirebilmek ve proje eforunun hangi tür kaynaklarla gerçekleştirileceğini belirlemek için bu çalışma yapılmalıdır. Kaynak planlama çalışması yapılırken; kaynak türleri, belli ise kaynak isimleri, bu kaynakların haftalık çalışma gün sayısı ve tüm bu bilgilerin toplamda proje takvim süresine etkisi dikkate alınır.


Planlama yapılırken aşağıdaki gibi bir tablodan yararlanılabilir:

Proje

Rolü

Kaynak

Çarpan

(Kaç Kişi?)

Haftalık Ortalama

çalışma günü

Toplam 

Efor

Takvime

Etkisi(%)

Takvim

günü

Hafta

Takvim

Süresi(Hafta)







=Toplam

Efor / Çarpan



Toplam




=∑ Toplam

Efor


=∑ Takvim

günü

=∑ Hafta

=∑ Takvim

Süresi(Hafta)

Proje Rolü: Projede yer alacak kişilerin rol adı bu hücreye yazılmalıdır. Örneğin; Proje Yöneticisi, Proje Danışmanı, Veritabanı Uzmanı gibi.

Kaynak: İlgili proje rolündeki kaynaklar isim olarak belliyse bu hücreye yazılmalıdır.

Çarpan: İlgili roldeki kaynak sayısı bu hücreye yazılmalıdır.

Haftalık Ortalama Çalışma Günü: Roldeki kaynakların haftada kaç gün projede çalışacaklarını belirtir.

Toplam Efor: Efor Tahminlemedeki adımlar göz önünde bulundurularak her bir rolün harcayacağı toplam efor belirlenir. Tüm rollerin efor toplamı, teklifteki adam/gün toplamına eşit olmalıdır.

Takvime Etkisi(%): İlgili roldeki kaynakların gerçekleştireceği eforun, takvim süresine etkisini belirtir. Eforun, diğer işlerle paralel sarfedilmesi halinde bu oran %0 olmalıdır; tamamı ardıl olarak işleyecekse %100 oran verilir.

Takvim Günü: İlgili roldeki Toplam Eforun Çarpana bölünmesiyle bulunur.

Hafta: Hesaplanan Takvim Gününün, Haftalık Ortalama çalışma gününe bölünmesiyle bulunur.

Takvim Süresi(Hafta): Hesaplanan Hafta sayısı ile Takvime Etkisi(%) bilgisinin çarpılmasıyla bulunur.

5- Tahmini Proje Takvimi:

Efor tahminleme aşamasında çalışılan teslimatlar ve gereksinimler listesi haftalara dağıtılarak tahmini proje takvimi oluşturulur.



1.AY2.AY

Hafta 1Hafta 2Hafta 3Hafta 4Hafta 5Hafta 6Hafta 7Hafta 8
Planlama







Teslimat 1 veya Faz 1







Hazırlık







Analiz







...







2. ADIM: Proje Teklifi Oluşturma

Kapsam ve efor tahminleme adımında elde edilen veriler kullanılarak teklif dokümanı oluşturulur. Teklif dokümanının içeriği minimum aşağıdaki maddeleri içermelidir:

  • Logo Yazılım Tanıtım Metni
  • İş Ortağı Şirket Tanıtım Metni
  • Teklife dahil ürünler için tanıtım metinleri
  • Proje Yönetim Metodolojisi Hakkında Bilgi
  • Proje Organizasyon Şeması
  • Tahmini Proje Takvimi
  • Teklife dahil Lisansların paket içeriği
  • Opsiyonel olabilecek lisans ve modüller
  • Lisans ve Hizmet Teklif Detayları
  • Hosting söz konusu ise detayları
  • LEM söz konusu ise bilgi
  • Bakım süreciyle ilgili bilgi ve teklif
  • Ödeme Koşulları
  • Genel Açıklamalar

Teklif üzerinde herhangi bir revize ihtiyacı olması durumunda “Revize Teklif” hazırlanır. Teklifin kabulü sonrasında sözleşme aşamasına geçilir.

ÇIKTILAR
  1. Teklif Mektubu
  2. Revize Teklif Mektupları
  3. Teklif Onay veya Reddi
KONTROL LİSTESİTeklif onayının, reddinin veya ertelenmesinin ardından bu aşama son bulur.

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Bu süreçte oluşan aşağıdaki dokümanların doküman yönetim sistemine eklenmesi beklenir:


  • SÖZLEŞME

Teklif kabulünün ardından ilgili taraflar ile sözleşme müzakeresine geçilir. Proje hizmet sözleşmeleri yapılırken; onaylanan teklif kapsamı göz önünde tutularak bir sözleşme hazırlanır. Sözleşme müzakere sürecinin daha kolay ve hızlı yönetilebilmesi için hazır sözleşme formatlarından faydalanılması avantaj sağlar. Sözleşme maddelerinde karşılıklı müzakereler yapıldıktan sonra doküman son haline getirilir ve imza sürecine geçilir. Sözleşme imza süreci tamamlanmadan projelerin başlatılması önerilmez.


Proje hizmet ve danışmanlık sözleşmeleri için kullanılan iki farklı yöntem vardır:

  1. Gerçekleşen Efor& Maliyet(Time & Material): Bu tür sözleşmelerde tahmini bir efor öngörüsünde bulunulur fakat dönemsel hakkedişler üzerinden gerçekleşen efor faturalanır. Dolayısı ile toplam bedel telaffuz edilse bile proje sonunda asıl bedel “Gerçekleşen Efor x Birim Fiyat” üzerinden oluşur.
  2. Götürü usül (Fix Price) : Proje kapsamının tamamı için tek bir bedel üzerinden sözleşme yapılır. Bu yöntemde proje kapsamı değişmediği sürece ek bedel oluşturulmaz veya projenin tahminden az eforla tamamlanması durumunda bedel iadesi oluşmaz. Kapsam dışı konuların oluşması ihtimali yüksek olduğu için ayrıca birim fiyatlarda mutlaka iletilmelidir.
GİRDİLER
  1. Onaylı Teklif 
  2. Sözleşme Bilgi Bankası
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR

Sözleşme formatında olması önerilen başlıklar:

  1. Taraflar
  2. Tanımlar
  3. Sözleşmenin Konusu
  4. Sözleşme Türü
  5. Hizmetin Koşulları
  6. Proje Yönetim Metodolojisi Hakkında Bilgi
  7. Proje Kapsam ve Fazları Hakkında Bilgi
  8. Değişiklik Prosedürü
  9. Mali Hükümler
  10. Tarafların Sorumluluğu
  11. Gizlilik
  12. Sözleşmenin Sona Ermesi
  13. Ekler:
  • Ek 1: Proje Kapsam Dokümanı
  • Ek 2: Proje Takvim ve Zaman Planı
  • Ek 3: Proje Ekibinin Görev ve Sorumlulukları
  • Ek 4: İmza Sirkülerleri
ÇIKTILAR

Onaylı Sözleşme

KONTROL YÖNTEMLERİ

Sözleşme maddeleri üzerinde mutabık kalınarak imzaların atılmasının ardından süreç sona erer.

Aşama sonunda yapılması gerekenler

İlgili Satış veya Proje Danışmanı;

  • Bu süreçte oluşan sözleşmenin tüm revizyonlarıyla birlikte dokuman yönetim sistemlerindeki ilgili proje sayfasına eklemesi gerekir.
  • Aynı zamanda, kullanılan ERP veya CRM sisteminde Sözleşme kartı tanımlamalı ve sözleşmenin imzalı bir kopyasını doküman olarak bu sözleşme kartına eklemesi gerekmektedir.
  • Proje takip sistemi varsa ilgili proje kartı tanımlanmalı ve ilgili tüm dokümanların ve eforların girişi için ekip bilgilendirilmelidir.


2. PROJE SÜRECİ

  • HAZIRLIK

Hazırlık aşaması, projenin verimli bir şekilde ilerleyebilmesi için gereken planların yapılması ve bu planların tüm proje paydaşları ile paylaşılmasını içerir. 

GİRDİLER
  1. Proje Kapsam Dokümanı
  2. Proje Hedefleri
  3. Proje Teklifi ve Sözleşmesi
  4. Taslak Proje Takvim ve Zaman Planı
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR

Projenin hazırlık aşamasında aşağıdaki konuların tamamlanması beklenir:

Proje organizasyon şemasının oluşturulması; rol ve sorumluluklarının belirlenmesi:

Projede görev alacak Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi ve Proje Danışmanları belirlenir. Müşteri tarafında ise, projede görev alacak Müşteri Proje Sponsoru, Müşteri Proje Yöneticisi ve anahtar kullanıcılar belirlenir. Sonrasında Roller ve Görevler tablosu referans alınarak; projede görev alacak kişilerin rol ve sorumlulukları netleştirilir.

Projenin öncelik ve hedeflerinin netleştirilmesi:

Satış öncesi dönemde mutabakatı sağlanan proje hedefleri üzerinden görüşme sağlanarak; öncelikler ve beklenen teslimat zamanları Sponsor rolü üstlenen kişilerle netleştirilir.

İletişimin planlanması:

Projenin etkin ve verimli bir şekilde ilerlemesi için proje paydaşları ile kurulacak iletişimin sıklık ve yöntemlerinin belirlenmesi önemlidir. İletişim planı, projeden etkilenecek olan fakat aktif olarak projede yer almayan ilgilileri de kapsamalıdır. Tüm taraflar arasındaki bilgi akışını arttırmak için iletişimin açık ve resmiyetten uzak olmalıdır. 

  • İletişim planı yapılırken; paylaşılacak bilgi veya dokümanların, paylaşım sıklığının ve paylaşım kanalının belirlenmesi gerekir. İletişim planında en az aşağıdaki maddeler olmalıdır:
  • Periyodik durum raporlarının kimlerle, hangi sıklıkla ve hangi yöntemlerle paylaşılacağı
  • Proje üst kurulu ile iletişimin hangi sıklıkla ve yöntemle yapılacağı
  • Paydaşlar arasındaki proje koordinasyonunun hangi sıklıkla ve yöntemle yapılacağı
Proje risk, kısıt ve varsayımlarının çalışılması:

→ Riskler: Gelecekte karşılaşabilecek ihtimal dahilinde olan ve proje amaçlarının gerçekleştirilmesini engelleyebilecek tehditler veyahut bu amaçlara ulaşmayı kolaylaştırabilecek fırsatlar olarak tanımlanır. Riskler, yönetilmediği taktirde projeyi, kapsam, zaman, maliyet ve kalite açısından olumsuz etkileyebilir.

Risk yönetimi yaparken önerdiğimiz yöntem Olasılık ve Etki matrisini oluşturmaktır. Risk matrisi içerisinde, her bir riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkisini değerlendirmek mümkündür. Risk matrisinin yönetimi proje boyunca devam eder, tüm risklerin aksiyonlarını tanımlamaktansa olasılık ve etkilerini belirleyerek üst sıralarda yer alanları yönetmek daha verimli bir yöntemdir.

 Olasılık ve Etki Matrisinin Detayları için tıklayınız:

Olasılık ve Etki matrisi oluşturulurken üç soruya cevap aranmaktadır:

  1. Proje uygulama aşamasında karşılaşılabilecek riskler nelerdir? 
  2. Bu risklerin gerçekleşme olasılığı nedir?
  3. Bu risklerin projeye etkileri neler olabilir?


Örnek Risk Analizi:

  • Riskler neler?
    → Proje devam ederken müşteri taşınabilir.
  • Müşterinin taşınması olasılığı nedir?  
    → Orta (Olasılık puanı: 3)
  • Müşterinin taşınması etkileri neler olabilir?
    → Aynı şehirde ise kaynak planlamasını çok değiştirmeyeceği için orta seviyede olur. Şehir değişikliği  olması durumunda kaynak planlaması, müşteri ekibi değişikliği olasılığı ortaya çıkar ve projeye etkisi daha yüksek olur. (Etki puanı:


  1. Olasılık etki matrisi oluşturulurken aşağıdaki adımlar takip edilir;
  2. Proje riskleri tanımlanır. Tehdit veya Fırsat olması durumuna göre risk türü belirlenir
  3. Tanımlanan risklerin gerçekleşme olasılıkları ve gerçekleşmeleri halinde projeyi etkileme düzeylerine göre 1’den 5’e kadar puanlama yapılır.
  4. Olasılık ve etki puanları birbiri ile çarpılarak risk değerleri bulunur.
  5. Riski karşılama yöntemleri de belirlenir.
  6. Riskler ile ilgili aksiyon planları ve riski izleyen kişi tabloya eklenir.

Örnek Olasılık etki matrisi aşağıdaki gibidir;

Risk karşılama yöntemleri, önceliklendirilmiş riskler dikkate alınarak projenin kapsam, zaman, maliyet ve beklentileri doğrultusunda hedeflerine en uygun şekilde ulaşmasını sağlar.

 Tehdit ve fırsatları karşılama yöntemleri için tıklayınız:

Tehdit karşılama yöntemleri

Kabullenme: Proje ekibinin bir riskin sonucu olarak proje planını değiştirmemeye karar vermesi veya başka uygun bir tepki stratejisi belirlemenin mümkün olmadığı durumlarda kullanılır.

Kaçınma: Riskten kaçınma, bir projeyi negatif etkileyebilecek durumları önlemeyi amaçlar. Proje, tehdidi tamamen devre dışı bırakacak şekilde güncellenir. Örnek olarak kapsamı daraltmak, zaman veya kaynak ilavesi, yenilik/buluş yerine geleneksel yaklaşımların seçilmesi, bildik olmayan sözleşme tiplerinden uzak durulması gibi.

Azaltma: Riskin etki veya olasılığını etkileyecek şekilde aksiyonlar bellirleyerek risk puanını azaltmayı amaçlar. Projeyi yeniden planlamak, kapsamı değiştirmek, öncelikleri yeniden ele almak, kaynak dağılımlarını değiştirmek, teslimat sürelerini yeniden ayarlamak örnek olarak verilebilir.

Transfer : Riskin yüksek olduğu ve iç kaynaklar ile yönetilemez olduğu durumlarda transfer yöntemi tercih edilebilir. Bu yöntemde riskli konu dış kaynak ile yönetilerek risk transfer edilir. Ortaklıklar, dış kaynak tutmak örnek olarak verilebilir. 

Fırsat karşılama yöntemleri

Kabullenme: Proje ekibinin bir riskin sonucu olarak proje planını değiştirmemeye karar vermesi veya başka uygun bir tepki stratejisi belirlemenin mümkün olmadığı durumlarda kullanılır.

Paylaşma : Fırsatın iç kaynaklar ile karşılanamaz olduğu durumlarda paylaşma yöntemi tercih edilebilir. Bu yöntemde fırsatı oluşturan konu dış kaynak kullanarak veya ortaklıklar kurularak fırsat paylaşılır.

Artırma : Fırsatın oluşma olasılığını artırma yolunun seçilmesi durumudur. 


→ Kısıtlar: Proje devam ederken uyulması gereken koşulların herbiri birer proje kısıtıdır. Örneğin; müşterinin çalışma saatleri, ayırabileceği kaynaklar, uyulması gereken şirket kuralları, uzak bağlantı yöntemleri birer kısıt sayılabilir. Proje kısıtlarını başta belirlemek, projenin doğru planlanması için kritik rol oynar. Proje kısıtları; hem müşteriler hem de paydaşlar tarafından belirlenebilir. Belirlenen proje kısıtlarının belgelenmesi ve paydaşlara aktarılması önemlidir. Proje kısıtlarında yapılan eksik iletişim, projede başarısızlığa sebep olabilir. 

→ Varsayımlar: Varsayımlar bir projenin ortaya çıkması için her iki tarafta da öngörülen, doğru kabul edilen koşullardır. Örneğin; müşteri tarafı, proje danışmanlarının sadece kendileri ile çalışacağını yani başka bir müşteriye zaman ayrımayacağını varsayabilir. Proje danışmanları ise; ihtiyaç duydukları tüm bilgileri anahtar kullanıcılardan sağlayacaklarını ve onların sürece hakim olduklarını varsayabilirler. Bu gibi varsayımlar doğru çıkmadıkları takdirde projeyi tehlikeye sokarlar. Dolayısıyla proje süresince her iki taraf da varsayımlarını ortaya koymalı ve mutabakat sağlamalıdır. 

ÇIKTILAR
  1. Proje Organizasyon Şeması
  2. Güncellenmiş Takvim ve Zaman Planı
    1. Proje Başlangıç Sunumu
    2. Proje Hedefleri
    3. Risk, Kısıt ve Varsayımlar
    4. İletişim Planı
    5. Paydaş Listesi
    6. Takvim ve Zaman Planı
    7. Proje Kabul Kriterleri
KONTROL YÖNTEMLERİ

Proje Başlangıç Toplantısının yapılmasının ardından süreç sonlanmış sayılır.

Proje Başlangıç Toplantısı

Hazırlık aşamasının sonunda “Proje Başlangıç (kick-off) Toplantısı”nın düzenlenmesi önerilir. Bu toplantı, proje amaç ve hedeflerinin tüm paydaşlara aktarılması, üst yönetim desteğinin alınması, proje ekibinin motivasyonunu ve projeye olan bağlılığını artırması yönünden kritik önem taşır. Bu nedenle, kick-off toplantılarında proje hedef ve beklentileri yönünden açık bir noktanın kalmaması hedeflenir. Proje yönetim metodolojisinin tüm ekip ile paylaşılması ve desteğinin alınması sağlanmalıdır. 

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi, Proje Takvim ve Zaman Planı, Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları, İletişim Planı ve Risk Planı dokümanlarını oluşturur. TÜm paydaşların ve proje üst kurulunun katılacağı bir Proje Açılış Toplantısı düzenler ve toplantıda "Proje Açılış Toplantı Sunumu"nu kullanarak projenin tanıtımını yapar. Toplantı sonrasında ise, tüm paydaşlarla "Proje Açılış Belgesi" paylaşır. Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.

(warning) Proje takibi ve dokümantasyonu için kullanılan bir platform yok ise Çalışma Dosyası kullanılabilir.


  • ANALİZ

Analiz sürecinde, proje gereksinimlerinden yola çıkılarak kapsam dahilindeki iş süreçlerinin detaylı olarak incelenmesi hedeflenir. Mevcut iş süreçleri, iş yapış şekilleri ve operasyonel prosedür ve işleyişler bu aşamada netleştirilmelidir. Analizler esnasında mevcut işleyişin resmedilmesi esas tutulmakla birlikte süreç iyileştirme adına da kilit noktaları belirlemek proje kazanımlarını artıracaktır.


GİRDİLER
  1. Proje amaç ve kapsamı
  2. Varsayım ve kısıtlar
  3. Paydaşlar
  4. Yapılacak İşler Listesi
  5. Proje Takvim ve Zaman Planı
  6. Lisanslar ve Modüller
  7. Sözleşme Koşulları
  8. Müşterinin iş yapış ve raporlama sürecine dair dokümanlar/ matbu evraklar
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR

Mevcut Durum (As-is) Analizi: Müşterilerin, proje kapsamındaki süreçleri analiz edilirken; mevcut iş yapış şekilleri ve bu aşamalarda bağlı kaldıkları süreç kuralları, kullandıkları ürün, araç ve yöntemler incelenmelidir. Bir süreç analiz edilirken; sürecin kuruma nasıl değer kattığı veya değer yarattığı; kurumun amaç ve stratejileri ile nasıl hizalandığı; hangi derecede yeterli, etkili, tekrarlı, ölçümlenen, kontrollü, kullanılan ve şeffaf olduğu ve olması gerektiği araştırılmalıdır. Bu sayede değişim ve dönüşüm için fırsatları tespit edebilme şansı da artar.

Mevcut durum analizi yapılırken; süreçlerin aktörleri ve entegre sistemler ile ilişkilerin detaylandırılması için İş Süreci Modellemesi Notasyonu (BPMN) çizimlerinden faydalanılabilir. Çizilen süreç görsellerinin üzerinden müşteri ile toplantı ortamında geçmek mevcut durumun netleştirilmesi için fayda sağlar.

Süreç analizlerini, toplantı ortamlarında çeşitli mülakat yöntemleri ve zihin haritalama teknikleri kullanarak veya kullanıcıları doğal iş yapış yerlerinde gözlemleyerek almak mümkündür; bunun yanı sıra müşterilerin sorumlu oldukları periyodik işlerin ve yaptıkları raporlamaların da mutlaka öğrenilmesi tavsiye edilir. Bu tarz konular çok önemli olan fakat sıkça atlanan unsurların açıklığa kavuşturulması için kolaylık sağlamaktadır.

Bağlam (Context) Diyagramları: Ön Analiz sürecinde toplanan gereksinimlerin ve mevcut durum analizinin çıkarılmasıyla birlikte Bağlam(Context) diyagramlarının çizilmesi önemle tavsiye edilir. Bu diyagramlarda; mevcut sistemin sınırlarını, entegrasyon noktalarını ve iletişimde olunan paydaşları tek bir görselde resmetmek mümkündür.

Kullanım Senaryosu (Use Case) Diyagramları: Sistemsel gereksinimlerin belirlenmesinin ardından fonksiyonel analizler yapılırken Use Case Analizinden faydalanılması önerilir. Bu yöntemle; mevcut ve de tasarlanacak sistemin fonksiyonlarını (modüller veya formlar seviyesine indirgenebilir) ve bu fonksiyonları kullanacak aktörleri belirlemek mümkündür. Use case diyagramlar çizildikten sonra her bir fonksiyon-aktör ilişkisine denk gelen kullanım senaryolarının (use case spesification) yazılması tavsiye edilir fakat detaylı bir analiz çalışması olduğundan ayrıca değerlendirmeye alınabilir. Bu senaryolarda, aktörlerin her bir fonksiyon için işleme nasıl başlayacağı, hangi süreçleri hangi koşullarda ilerleteceği ve sonlandırılacağı yazılır.

Ürün Özelliklerini ve Ön Analiz Soruları Değerlendirme: Geliştirme/Konfigurasyonu yapılacak ürünlere ait önceden oluşturulmuş ön analiz sorularından faydalanılarak gereksinimlerin detaylandırılmasını hedefler. Ürünlerin özellikleri ön planda tutularak bunların müşterideki kullanımıyla ilgili sorular yöneltilir ve cevaplara göre ürün kullanımının sınırları çizilir. Benzer şekilde; bu ürün özelliklerinden yola çıkılarak oluşturulmuş; süreçlere ilişkin detaylı veri almayı hedefleyen Ön Analiz Sorularının kullanılması da faydalı bir yöntemdir.

ÇIKTILAR
  1. Güncellenmiş Yapılacak İşler Listesi
  2. Riskler, varsayımlar ve kısıtlar
  3. Ek Lisans ihtiyaçları
  4. Güncellenmiş Proje Zaman Planı
  5. Kullanıcı grup ve yetkilendirme ihtiyaçları
  6. Analiz dokümanı (As-is süreçler)
  7. Kapsam Değişiklik Talepleri
KONTROL YÖNTEMLERİ

Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında analiz süreci bitirilebilir:

  1. Görüşülmemiş paydaş kalmamalı
  2. Ürün özellik analizi tamamlanmış olmalı
  3. Bağlam ve süreç diyagramları tamamlanmalı
  4. Analiz sonuçları, üst yönetimin proje hedefleri ile örtüşmeli
  5. Entegrasyon, ürün geliştirme ve ek geliştirme ihtiyaçları netleştirilmeli
  6. Kullanıcı grupları ve grup yetkileri netleştirilmeli
  7. Paydaşlar analize onay vermeli

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

Analiz Dokümanının Oluşturulması & Güncellenmesi

Analiz Dokümanının asli amacı, bu aşamada elde edilen verilerin müşteri tarafından teyit edilebilmesini sağlamaktır. Ek fayda olarak sonraki projelere kaynak olması, kurumsal bilgi havuzunu artırması açısından da çok faydalıdır. Analiz Dokumanı ve diğer dokümanların işler yapılırken oluşturulması en verimli yöntemdir. Sonradan doküman oluşturma, ek efor maliyeti doğurmakla birlikte bilgilerin kaybolması veya unutulması riskini de beraberinde getirir; bu nedenle ana doküman çatısının analiz sürecinde oluşturulması; sonrasında da formatsal detaylandırmaların yapılması tercih sebebi olmalıdır.


  • TASARIM

Tasarım süreci, geliştirmesi veya konfigurasyonu yapılacak ürünün; analiz aşamasında belirlenen süreçlere ve ihtiyaçlara yönelik hazırlığı için yapılan işleri kapsar. Arayüzlerin tasarlanması, veri şablonlarının oluşturulması, hedef süreçlerin çizilmesi, rapor ve teknik tasarımların yapılması bu aşamada gerçekleştirilir.

GİRDİLER

  1. Analiz Dokümanı

  2. Proje amaç ve kapsamı    

  3. Varsayımlar, riskler ve kısıtlar

  4. Proje Takvim ve Zaman planı

  5. Paydaşlar

  6. Yapılacak işler listesi 

  7. Entegrasyon noktaları    

  8. Lisans ve modüller

  9. Müşterinin iş yapış ve raporlama sürecine dair dokümanlar/ matbu evraklar süreci

  10. Test ortam bilgisi

YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR

Hedeflenen Durum (To-Be) Analizi: Mevcut süreçlerin analizinden faydalanılarak "iyileştirilmiş" ve "optimize edilmiş" süreçlerin tasarımı için yapılan çalışmalar bütünüdür. Analiz safhasında çizilen BPMN, Bağlam ve Kullanım Senaryosu diyagramları kullanılarak hedeflenen durumun görselleştirilmesi önerilir. Bu sayede projedeki tüm paydaşların süreç görselleri üzerinden mutabakatı sağlanabilir.

Tasarım Odaklı Düşünme (Design Thinking): Bu yöntem, insanı odağa alarak ürüne, faydaya ve hedeflenen tasarıma ulaşmayı hedefler. Bunu sağlarken de beş adımdan oluşan süreçler bütününden faydalanır. Yaratıcı fikirlerin üretilmesi için açık iletişimi, net cevapları alana kadar devam ettirilen soru cevap seanslarını, taslak (prototip) haline getirilen fikirleri ve tüm bunları değerlendirmeyi ön planda tutar. Tasarım Odaklı Düşünme - Design Thinking müşteri ile iletişimi artırmak ve onlardan olabildiğince çok cevap alabilmek için tavsiye edşlen yöntemlerden biridir.

Veri/Parametre Tasarımları: Müşterinin gereksinimleri ön planda tutularak çizilen hedef süreçler kapsamında, üründe takibi ve uyarlaması gerekecek verilerin tasarımı yapılır. Buna göre, müşterinin mevcut verisinin yeni ürüne aktarımı için veri şablonları da hazırlanmalıdır. Bununla birlikte, ürün özelliklerini kullanım şekline göre konfigure edilecek parametre değerlerinin de belirlenmesi gerekmektedir.

Arayüz/Ek Yazılım Tasarımları: Müşterinin iş süreçleri için kullanacağı form arayüzlerinin tasarımı yapılır. Özel uyarlamalar ve geliştirmeler söz konusu ise prototip hazırlanarak onaya sunulması önemlidir.

Rapor Tasarımları: İhtiyaç duyulan raporlara ait prototip tasarımlar yapılmalı ve varsa ek ihtiyaçlar tespit edilmelidir.

Entegrasyon Modelleme: Hedef süreçte kullanılacak sistemlerin birbirleriyle entegrasyon noktalarının çıkarılması ve veri paylaşım modellerinin tasarlanması gerekmektedir. Buna göre aradaki veri akışını sağlayan kontroller, senkronizasyon modelleri ve eşleşme bilgilerinin çalışılması gerekmektedir.

Kullanıcı Grup ve Yetki Modelleme: Geliştirilecek/konfigure edilecek sistemleri kullanacak kişilere ait kullanıcı kayıtlarının ve yetkilerin belirlenmesi gerekmektedir. Buna göre ortak kullanıcı grupları oluşturularak yetkilerin kolay yönetilmesi hedeflenmelidir.

ÇIKTILAR
  1. Tasarım dokümanı (Güncellenmiş Analiz Dokümanı)
    1. Hedef süreç diyagramları
    2. Form/rapor tasarımları
    3. Parametre ve Konfigurasyon detayları
    4. Kullanıcı grup ve yetkileri
    5. Hedeflenen Topoloji
    6. Ek yazılım tasarımı (Ekran tasarımı, Data yapısı, iş kuralları)
    7. Entegrasyon tasarımı (data kaynağı, güncelleme periyodu, data deseni, bildirim/onay mekanizması)
    8. Güncellenmiş bağlam diyagramları
  2. Güncellenmiş Proje Takvim ve Zaman Planı
  3. Değişen ortam ihtiyaçları, amaçlar hedefler, paydaşlar
  4. Güncellenmiş Yapılacak işler listesi
  5. Kapsam Değişiklik Talepleri
KONTROL YÖNTEMLERİ

Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında tasarım süreci bitirilebilir:

    • Bağlam ve süreç diyagramları güncellenmeli
    • Form/rapor tasarımları tamamlanmalı
    • Veri ve parametre konfigurasyonları tasarlanmalı
    • Ek yazılım ve entegrasyon modelleri tasarlanmalı
    • Kullanıcı grup ve yetkileri netleştirilmeli
    • Tasarım sonuçları, üst yönetimin proje hedefleri ile örtüşmeli
    • Paydaşlar tasarıma onay vermeli

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • Hazırlanan diyagramlar, modeller ve tasarım detaylarını “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı”na ekler.
  • Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine yükler.
  • “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı”nı paydaşların ve proje üst kurulunun onayına sunar.
  • Proje Takvim ve Zaman Planı ve Yapılacak İşler Listesi günceller.
  • Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alır.


  • GELİŞTİRME/KONFİGURASYON

Bu aşamada, Analiz ve Tasarım aşamalarında planlanmış olan Geliştirme/Konfigurasyon işlemleri projenin takvim ve zaman planına uygun olarak yürütülür. 

GİRDİLER
  1. Yapılacak işler listesi
  2. Tasarım dokümanı (Güncellenmiş Analiz Dokümanı)
  3. Kullanıcı listesi
  4. Güncellenmiş Proje Zaman Planı
  5. Varsayımlar, riskler ve kısıtlar
  6. Lisans ve modüller
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  1. Test ortamının kurulması
  2. Ürün Parametre ve Konfigurasyonlarının yapılması
  3. Form ve Rapor tasarımları
  4. Data aktarımları
  5. Ek yazılım ve Entegrasyon noktalarının çalışılması
  6. Projeye özel iş listesi maddelerinin tamamlanması
  7. Kullanıcı Kabul Testi için test vakalarının oluşturulması
ÇIKTILAR
  1. Tasarım revizyonları
  2. Kullanıcı Kabul Testlerine ait senaryolar
  3. Testleri tamamlanmış ürün teslimatları
  4. Güncellenmiş yapılacak işler listesi
  5. Güncellenmiş Proje Takvim ve Zaman Planı
  6. Varsa ek yazılım entegrasyon ihtiyaçları
  7. Güncellenmiş konteks ve boundary diyagramları
  8. Varsayımlar, riskler ve kısıtlar

KONTROL YÖNTEMLERİ

Aşağıdakiler olumlu sonuçlandığında geliştirme/konfigurasyon süreci bitirilebilir:

  • Parametre ve konfigurasyon testi yapılmış olmalı
  • Rapor tasarımlarının testi yapılmış olmalı
  • Ek yazılım ve entegrasyon testi yapılmış olmalı
  • Kullanıcı grup ve yetki testi yapılmış olmalı
  • Veri doğruluk testi yapılmış olmalı
  • Yapılacak iş listesinde tamamlanmamış kritik madde kalmamış olmalı
  • Ürün teslimatları, üst yönetimin proje hedefleri ile örtüşmeli

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • Geliştirme aşamasında değişen tasarımları “Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı”nda günceller.
  • Müşteri talebine ve proje büyüklüğüne göre opsiyonel olarak hazırlanan "Test Case Dokümanları"nı kullanarak yaptığı Kullanıcı Kabul Testinin sonuçlarını dokümante eder.
  • Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
  • Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller
  • Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alınır.


  • ANAHTAR KULLANICI EĞİTİMİ

Üründe yapılan geliştirmeler tamamlandıktan sonra projedeki anahtar kullanıcılara yeni süreçler ve sistem hakkında eğitim verilmelidir. Bu aşamada, onaylanan Analiz ve Tasarım dokümanı referans alınrak oluşturulan Anahtar Kullanıcı Kılavuzu ile eğitimin desteklenmesi beklenir.

GİRDİLER
  1. Güncel Tasarım Dokümanı
  2. Ürün Teslimatları (Test Ortamı)
  3. Proje Takvim ve Zaman Planı
  4. Yapılacak işler listesi
  5. Bağlam ve süreç diyagramları
  6. Risk, kısıt ve varsayımlar
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  1. Eğitim dokümanı (Ürün Kullanım) oluşturma
  2. Eğitim organizasyonu
  3. Anahtar Kullanıcı Eğitim Seansları
  4. Sistem Yönetici Eğitimi
ÇIKTILAR
  1. Değişiklik talepleri (konfigurasyon değişiklikleri, ürün özellik talepleri veya ek yazılım ihtiyaçları)
  2. Eğitim katılım formları
  3. Ürün Kullanım kılavuzu (Eğitim dokümanı)
  4. Risk, kısıt ve varsayımlar
  5. Güncellenmiş Yapılacak işler listesi
  6. Güncellenmiş Proje zaman planı
KONTROL YÖNTEMLERİ

Aşağıdaki adımlar sonuçlandığında Anahtar Kullanıcı Eğitim süreci bitirilebilir:

  • Tüm katılımcıların eğitim katılım formlarını doldurmuş olması
  • Proje kapsamı dahilindeki tüm konuların eğitime dahil edilmiş olması

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • Analiz ve Tasarım dokümanını referans alarak “Eğitim planı” ve “Kullanım Kılavuzu” oluşturur. Kullanım kılavuzu için Proje Analiz ve Tasarım Dokümanından faydalanılır.
  • Eğitim sonunda, katılımcıların “Eğitim Katılım Formu” doldurmasını sağlar.
  • Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
  • Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller
  • Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alınır.


  • KULLANICI KABUL TESTİ


Müşteri talebine ve proje büyüklüğüne göre opsiyonel olarak Kullanıcı Kabul Testi (KKT) uygulanabilir.  KKT, kullanıcıların sistemi “kabul” etmeden önce, gereksinimlerini ne ölçüde karşılanıp karşılanmadığını önceden görebilmesi, ürünü deneyimleyebilmesi ve değişiklik taleplerini önceden iletebilmesi adına faydalı bir süreçtir. 

Kullanıcı kabul testinin yapılması için geliştirme aşamasında oluşturulmaya başlanan "Test Case Dokümanları"nın önceden tamamlanmış ve anahtar kullanıcı eğitimlerinin tamamlanmış olması gerekmektedir. Kullanıcı Kabul Testi sırasında, anahtar kullanıcılara "Test Case Dokümanları" verilerek; ilgili vakaları uygulamaları beklenir. Her vaka için sonuçlar not edilerek raporlanır. Bu aşamada belirlenen eksikler veya kapsam değişiklikleri, Değişiklik Yönetimi çerçevesinde yönetilir. 

GİRDİLER
  1. KKT Test Vakaları
  2. Ürün Kullanım kılavuzu (Eğitim dokümanı)
  3. Ürün Teslimatları (Test Ortamı)
  4. Proje amaç ve kapsamı
  5. Risk, kısıt ve varsayımlar
  6. Yapılacak İşler Listesi
  7. Proje zaman ve takvim planı
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  • Anahtar kullanıcılar tarafından yürütülen ürün teslimat kontrolleri
  • Sistem yöneticisi tarafından yürütülen ürün teslimat kontrolleri

ÇIKTILAR

  1. KKT Onayı

  2. Kapsam Değişiklik Talepleri

  3. Risk, kısıt ve varsayımlar

  4. Güncellenmiş Yapılacak işler listesi

  5. Güncellenmiş Proje zaman planı

KONTROL YÖNTEMLERİ

Tüm teslimat onaylarının alınması

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • Test Case Dokümanları son haline getirilir
  • Test sonunda, katılımcılardan “Kullanıcı Kabul Test Onayı” alınır.
  • Oluşturulan tüm dokümanları, doküman yönetim sistemlerine ekler.
  • Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller
  • Kapsam dahilinde değişen ihtiyaçları “Değişiklik Yönetim Planı” çerçevesinde ele alınır.


  • CANLIYA GEÇİŞ

Canlıya Geçiş öncesinde proje kapsamında teslimi vaadedilen fonksiyonların çalışırlığından ve kullanıcının sistemi kabul ettiğinin onayının alınması önerilir. Canlıya geçiş planı yapıldıktan sonra "Canlıya Geçiş Onayı" da alınarak çalışmalar başlatılır. Sürece Müşteri Proje Yöneticisinin de dahil edilmesi önerilir.

GİRDİLER
  1. Test Ortamı Konfigurasyonları
  2. Ek geliştirme ve entegre yazılımlar/çözümler
  3. Proje amaç ve kapsamı
  4. Risk, kısıt ve varsayımlar
  5. Yapılacak İşler Listesi
  6. Proje zaman ve takvim planı
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  • Canlıya Geçiş Onayının Alınması
  • Geçiş Öncesi ve Sonrası Duyurular
  • Canlı Ortam Kurulum ve Konfigurasyonu
  • Test Ortam Datasının Aktarılması
  • Canlı geçişi için gereken diğer dataların hazırlanması
  • Ek yazılım ve entegrasyonların kurulması
  • Canlı Ortam Hızlı Test 
ÇIKTILAR
  1. Canlı geçiş onayı
  2. Canlı ve çalışır sistem
  3. Güncellenmiş Yapılacak İşler Listesi
  4. Güncellenmiş Zaman ve Takvim Planı
  5. Risk, kısıt ve varsayımlar
KONTROL YÖNTEMLERİ

Canlıya geçiş testinin başarıyla sonuçlanması (Örneğin; bağlantı ve lisans sorunlarının olmaması, konfigurasyonların eksiksiz olması, rapor tasarımlarının çalışması, kullanıcı ve grup yetkilerinin sorunsuz olması, entegrasyon ve uyarlamaların çalışıyor olması, sunucu kaynaklarında (disk, memory vs.) sorunlarının olmaması) neticesinde süreç sonlandırılabilir. Özetle, kritik seviyede sorun ve aksaklığın olmaması ile canlıya geçiş süreci tamamlanır.

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • Müşteriden alınan “Canlı Geçiş Onayı”nı doküman yönetim sistemlerine ekler.
  • Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller.


  • CANLI KULLANIM DESTEĞİ

Canlı Kullanım desteği aşamasında canlı kullanıma alınan modül veya özellikler için teklifte öngörülen süre için canlı kullanım desteği sağlanır. Bu aşamada “Talep yönetim sistemi” devreye alınır. 

GİRDİLER
  1. Canlıya alınmış teslimatlar
  2. Talepler, sorunlar, hata bildirimleri
  3. Sözleşme hizmet koşulları (SLA koşulları, garanti süreleri, vb.)
  4. Yapılacak İşler Listesi
  5. Zaman ve Takvim Planı
  6. Risk, kısıt ve varsayımlar
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  • Talep yönetim sistemi: Son kullanıcılardan gelen talepleri en kısa zamanda cevaplamak, bunları takip etmek ve yapılan işlerin raporlanması ve kullanıcıya hızlı bir geri bildirimde bulunarak iş yükünü daha yönetilebilir kılmak amacıyla bir Talep Yönetim Sisteminin kullanılması önerilir. Canlı Kullanım Desteğine geçildikten sonra, müşteri tarafında belirli kullanıcılara Talep Yönetim Sisteminde bir hesap açılarak; son kullanıcılardan gelen talepleri bu sisteme girmeleri istenir.

  • Yerinde destek, uzak bağlantı ve telefon destek ile istek/sorunlara müdahale: Canlı kullanım desteği süresince, destek ekibinin müşterinin talep, sorun ve şikayetlerine yerinde, uzak bağlantı ile veya telefon ile destek olması beklenir. Bu aşamada, müşterideki süreçleri bilen veya bu bilgilerin aktarıldığı bir destek ekibi ile çalışmak önemlidir.
ÇIKTILAR
  • Talep maddeleri
  • Yapılacak işler listesi: Kapsam değişikliğine sebep olan talepler değerlendirilerek bu listeye alınabilir; ancak hata giderme veya kapsamı değiştirmeyecek kadar minor geliştirmeler bu listeye tekrar alınmayabilir.
KONTROL YÖNTEMLERİ
  • Canlı kullanım desteğinin bitmesi aşağıdaki iki koşulun birden sağlanması gerekmektedir:
  • Kritik sorunların çözülmüş olması
  • Canlı destek süreciyle ilgili sözleşme koşullarının yerine getirilmiş olması 


  • İZLEME VE KONTROL

İzleme ve Kontrol Süreci, projenin ilerlemesini ve performansını izlemek, gözden geçirmek ve düzenlemek; planda değişiklik yapılması gereken alanları belirlemek; ve ilgili değişiklikleri başlatmak için gerekli süreçlerdir.

Bu süreç grubunun başlıca faydası, proje performansını düzenli ve tutarlı bir şekilde izleyerek ve ölçerek proje hedeflerinden farklılıklar gösteren durumların saptanmasıdır.

İzleme ve Kontrol sürecinde aşağıdaki takiplerin yapılması gerekmektedir:

  • Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi
  • Kapsamın Geçerliliğin Kontrol Edilmesi
  • Zaman Çizelgesinin Kontrol Edilmesi
  • Risklerin İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi
  • Değişiklik Taleplerinin İzlenmesi ve Yönetimi
  • Proje Performansının Takip Edilmesi ve Raporlanması
GİRDİLER
  1. Proje Takvim ve Zaman Planı
  2. İlgili aşamadaki dokümanlar
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  • Haftalık Yapılacak İşler Listesi Oluşturma: Müşteri ve yüklenici tarafındaki Proje Yöneticileri haftalık olarak Yapılacak İşler Listesini inceler ve aşağıdaki işlemleri gerçekleştirir:
    • Bir önceki hafta yapılan işleri kontrol eder, tamamlandıysa kapatırlar.
    • Listeye yeni girmiş işlerle birlikte tüm açık işleri önceliklendirirler.
    • Proje takımının (Müşteri + Yüklenici) haftalık iş kapasitesine göre, öncelikli işlerden 2 haftalık kısmını seçip işaretlerler.
      Not: İşaretleme için "Yıl.Hafta" (ör. 2019.H02) gibi notasyon kullanılırsa tüm projeleri aynı takvime yerleştirip yönetmek mümkün olur.
    • 2 haftalık iş paketi proje takımından ilgili kişilere atanır.
    • Yapılan planlama ve önceki hafta işlerinin durumu Haftalık durum raporu aracılığı ile paylaşılır

    Yukarıdaki adımlar her hafta tekrar edilir.

    (star) Neden her hafta 2 haftalık planlama yapıyoruz?

    Bu yöntemin birkaç faydası var, işlerin erken bitmesi durumunda hangi işin yapılacağına dair soru işareti oluşmuyor, Ek olarak hem müşteri hem yüklenici tarafındaki zaman ve lojistik planlamaları 2 hafta önceden yapılabiliyor.

  • Proje Takvim ve Zaman Planı Güncelleme: Proje devam ederken, yapılan işlerin takvime uygun gidip gitmediği ve takvimin ne kadar gerisinde ya da ilerisinde olunduğunun takip edilmesi, projenin başarısı için önemli bir izleme yöntemidir.  Projede takvim ve zaman planını etkileyecek değişiklikler olması durumunda ise planların revize edilerek, paydaşlarla iletişimi yapılması gereklidir.

  • Hizmet-Servis Formu: Proje süresince yapılan müşteri ziyaretlerinin ve verilen hizmetlerin günlük olarak raporlanması hem müşterinin hem de projede yer alan danışmanların genel bilgi sahibi olması açısından önem taşımaktadır. Müşteriden onayı alınan Hizmet Servis formları, daha sonra yapılacak proje günü mutabakatı için de kullanılır.

  • Proje Toplantı Tutanağı: Proje süresince yapılan toplantılarda gündeme alınan konular ve neticesinde alınan kararlar bir toplantı tutanağı halinde proje ekibi ve diğer katılımcılarla paylaşılmalıdır. Toplantı kararların verimli bir şekilde yönetilebilmesi için tutanakta görevler ve termin tarihleri de açıkca belirtilmelidir.

  • Haftalık Proje Durum Raporu: Projenin genel durumu, ilgili haftaya kadar tamamlanan işler ve sonraki haftalara planlanan işlerin müşteri ve proje ekibiyle paylaşılması için Haftalık Proje Durum Raporları oluşturulmalıdır. Proje durum raporlarında aynı zamanda olası riskler, alınması gereken kararlar ve açık kalan konuların da iletişimi yapılmalıdır.
     
  • Değişiklik Yönetim Süreci: Proje içinde veya proje dışında kapsam değişikliği olması durumunda bu süreç uygulanır.

  • Risk Yönetim Tablosu: Projenin hazırlık aşamasında oluşturulan Risk Olasılık ve Etki matrisi, proje süresince takip edilen ve yönetilen bir tablo olmalıdır. Yeni çıkan riskler varsa bu matrise eklenmelidir; mevcut risklere karşı alınan aksiyonlar raporlanmalı, bu risklerin olasılık ve etki çarpanlarının artı veya eksi yönde etkileyen durumlar sürekli izlenmelidir.

  • Öğrenilen Dersler Dokümanı: Başarıların, gelişim fırsatlarının, başarısızlıkların ve önerilerin gelecek proje veya proje fazlarının performansının geliştirilmesi amacıyla bu teknik kullanılır. Gerçekleştirilen projelere ait öğrenilen derslerin izlenerek; proje sonunda bir rapor haline dönüştürülmesi, organizasyonların sürekli öğrenerek ve gelişerek büyümesi için önemli bir adımdır. Bir proje süresince herhangi bir konuda deneyimlenen başarılı ve başarısız sonuçlar ve bunlara yönelik aksiyonların proje ekibiyle paylaşılması; sonradan yapılacak projelerin daha verimli ve kaliteli olması için kritiktir. Öğrenilen Dersler, proje aşamaları tamamlandıkça dökümante edilmeli ve paylaşılmalıdır. Böylelikle; organizasyonun öğrenme ve dönüşme hızını da geliştirir.

 Örneğin; aşağıdaki konularda yaşanan deneyimler Öğrenilen Derslerin içeriğini oluşturabilir:
  • Gelecekteki projelere katkı sağlayabilecek başarılı sonuçlar nelerdi ve bu başarıya katkı sağlayan detaylar neler oldu?
  • Yaşanan ve yönetilmesi gereken olumsuzluklar nelerdi?
  • Eksiği veya yokluğu nedeniyle projeyi olumsuz etkileyen konular nelerdi?
  • Projenin takviminde, kapsamda ve hedeflerde sapmalara neden olabilecek konular nelerdi?
  • Proje yönetimi esnasında neler daha iyi olmalıydı veya iyiydi?
  • Ürün implementasyon veya yazılım geliştirme süreçlerinde kullanılan teknikler nedeniyle olumlu veya olumsuz deneyimler nelerdi?
  • Tekliflendirilen efor ve proje eforu arasında farka sebep olabilecek faktörler nelerdi ve daha sonraki projelerde bu nasıl yönetilebilir?
  • Proje Kazanımları: Ön analiz esnasında belirlenmeye başlayan olası proje kazanımları, tüm proje içerisinde izlenmeli ve kontrol edilmelidir. Kazanımların gerçekleştiği noktada dokümante edilmeli veya kazanımların gerçekleştirilmesi için gerekli adımların atılması için motivasyon oluşturmalıdır.

  • Proje İletişim Toplantıları: Projenin belirli aşamalarında yapılması gereken toplantıların İletişim Planında belirtilmesi gerekir. Tüm proje ekibinin aynı hedefler etrafında kalması ve Güncel proje takvimi, Tamamlanan ve Planlanan işler konusunda  da mutabık kalabilmesi için bu toplantıların önemi yüksektir. Müşterideki proje sponsorunun, anahtar kullanıcıların ve danışmanların da katılım göstereceği toplantılarda projeyle ilgili durum özeti paylaşılmalıdır. Aynı zamanda; karar alınması gereken konular, riskli durumlar oluşturan detaylar, amaç, kapsam, beklentiler ve takvimde değişiklik olmasını gerektiren konular mutlaka ele alınmalıdır. Bu bilgilere ek olarak; tüm proje ekibinin motivasyonunun yüksek tutulması amacıyla her aşamada tespit edilen proje kazanımlarından, öğrenilen derslerden ve proje performans durumundan bahsedilmesi önerilir.
ÇIKTILAR
  1. Hizmet Servis Formu
  2. Toplantı Tutanağı
  3. Kapsam Değişiklik Değerlendirme Formları
  4. Haftalık Proje Durum Raporları
  5. Proje Kazanımları
  6. Öğrenilen Dersler
  7. Risk Analizi
  8. Proje Performans Raporu
  9. Güncellenmiş Proje Takvim ve Zaman Planı
  10. Yapılacak İşler Listesi
  11. Risk, kısıt ve varsayımlar
KONTROL YÖNTEMLERİ


Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • Proje süresince yapılan toplantıları Proje Toplantı Tutanağı oluşturarak kayıt altına alır ve bu notları proje paydaşlarıyla paylaşır.
  • Danışmanların her proje günü sonunda Hizmet Formu doldurmasını ve müşteri ile mutabakatını sağlar.
  • Her hafta Haftalık Proje Durum Raporu yayınlayarak projenin gidişatını proje üst kurulu, sponsorlar ve paydaşlarla paylaşır.
  • Projenin başarısını ölçümlemek amacı ile oluşturulan Proje Performans Raporunu oluşturmaya başlar.
  • Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller.
  • Oluşturulan ve güncellenen dokümanları doküman yönetim sistemine ekler.

Proje Danışmanları;

  • Kullandıkları bir proje takip platformları varsa proje hizmet günlerini kayıt altına alırlar.


  • KAPANIŞ

Kapanış sürecine, proje ana hedeflerine ulaştığında geçilir. 

GİRDİLER
  1. Sözleşme Efor Süreleri
  2. Harcanan Efor Süreleri
  3. Faturalanan Süreler
  4. Proje dokümanları
YÖNTEMLER, YAPILACAKLAR
  • Müşteriden geri bildirim formlarının toplanması
  • Proje Mali durum mutabakatının yapılması
  • Proje performans puanının ölçülmesi
  • Müşteriden kapanış onayının alınması ve tutanak oluşturulması
  • Proje dokümanlarındaki eksiklerin tamamlanması ve arşivlenmesi
  • Proje Kapanış sunumunun hazırlanması
  • Proje Kazanımlarının listelenmesi
ÇIKTILAR
  1. Proje Kapanış Tutanağı
  2. Proje Kapanış Sunumu
  3. Müşteri Geri Bildirim Formu
  4. Proje Performans Raporu
  5. Proje Mali Durum Mutabakatı
  6. Proje Dokümanları
KONTROL YÖNTEMLERİ

Aşağıdaki maddelerin tamamlanmış olmasının ardından proje kapanışı gerçekleşir:

  • Yapılacak işler listesinin eksiksiz tamamlanmış olması
  • Projedeki zorunlu dokümantasyonun tamamlanması
  • Proje Kapanış Onayının Alınması ve toplantısının düzenlenmiş olması

Aşama sonunda yapılması gerekenler

Proje yöneticisi;

  • “Proje/Faz Kapanış Tutanağı” oluşturularak Müşteri Proje Yöneticisinin onayına sunar.
  • Oluşturulan ve güncellenen dokümanları, doküman yönetim sistemine ekler.
  • Proje Takvim ve Zaman Planını ve Yapılacak İşler Listesini günceller.

Proje Yönetim Ofisi veya Projeler Koordinatörü;

D. EKLER

  • Doküman Formatları

  File Modified
Microsoft Word Document Proje Açılış Belgesi.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Powerpoint Presentation LOGO Proje Açılış Toplantısı.pptx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Topoloji Raporu ve Sistem Gereksinimleri.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Proje Analiz ve Tasarım Dokümanı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Haftalık Proje Durum Raporu-[W01.yyyy.aa.gg].docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Eğitim Katılım Formu.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Database ve Sistem İnceleme Raporu.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Canlı Geçiş Onayı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Excel Spreadsheet Test Case Dokümanı.xlsx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document ProjeFaz Kapanış Tutanağı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Proje Toplantı Tutanağı- [yyyy.aa.gg].docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Proje Paydaş Listesi ve Sorumlulukları.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Proje Kapsam Dokümanı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Proje- Faz Teslim Dokümanı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Proje Bilgi Formu.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Müşteri Geri Bildirim Formu.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Kullanıcı Test Onayı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Kapsam Değişiklik Değerlendirme Formu.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Iletişim Planı.docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Word Document Hizmet Formu- [yyyy.aa.gg].docx Feb 08, 2019 by Ozan Uslu
Microsoft Excel Spreadsheet Efor Tespit ve Proje Ihtiyaç Listesi.xlsx Feb 14, 2019 by Esra.Guzel
Microsoft Excel Spreadsheet Çalışma Dosyası.xlsx Feb 14, 2019 by Esra.Guzel
File Örnek Proje Planı.mpp Apr 12, 2019 by Esra.Guzel