Proje Kazanımlarının Belirlenmesi- Pieces

Proje Kazanımlarının Belirlenmesi
Proje süresince bazı kazanımlar ve çıktılar elde ederiz. Proje sonunda üretilen ve sayılabilir nitelikte olan somut ürünlere "Proje Çıktısı" denir. Proje uygulaması sırasında elde edilen sayılamaz nitelikteki soyut katma değerler ise "Proje Kazanımları" dır.
Proje kazanımları ve çıktıları, tüm süreç içerisinde izlenmeli ve kontrol edilmelidir. Müşteri beklentilerini karşılayıp karşılayamayacağımız çıktı ve kazanımların birlikte yönetilmesi ile mümkündür.
Proje kazanımlarını analiz ederken kullanılan yaygın yöntemlerden birisi PIECES yöntemidir. Pieces yöntemi gereksinimlerin 6 ana kategori üzerinde incelenmesi ve proje çıktılarının bu 6 kategoriye göre değerlendirilmesi üzerine kuruludur. Kategoriler; P (Performance)- Performans, (I) Information- bilgi, (E) Economy - ekonomi, (C) Control- kontrol, Efficiency (E) - verimlilik ve (S)Services - hizmetler.
Yöntemin ana hedefi problemleri ve ihtiyaçları bu 6 kategori de sınıflandırarak bellirlemektir. Pieces, gereksinim ve problemleri sınıflandırmak için kullanılır.
Organizasyonların gerçek hayatta pek çok gereksinimi olur. Bu gereksinimler aşağıdaki kategorilere göre sınıflandırılabilir. Gereksinimleri sınıflandırmak ortak çözümler ve projeler üretmeyi kolaylaştırır. Dolayısıyla pieces, proje kapsam bellirleme yöntemi olarak da kullanılabilir.

P → Performance – Performans:  Bir işlemin eskisinden daha iyi olması ile ilgili gereksinimlerinkategorize edilmesini sağlar. Örneğin projede sonucunda elde ettiğimiz hız, işlem adedi, cevap süresi gibi.

Projenin başına carilerin iskonto alanına manuel giriş yapılıyordu. Bu yüzden de faturalar uzun sürede kesilebiliyordu. Proje sonrasında iskontoların otomatik gelmesi sağlandığından faturalar daha kısa sürede kesilebiliyor.

I → Information - Bilgi :  Projenin başında olmayan, sonunda olan bilgi ihtiyacımızın karşılanması sırasındaki gereksinimlerin kategorize edilmesini sağlar.

Proje sonunda hangi bilgilerin gerekli olduğu bunun karşılığında hangi çıktıların çıkacağı ve bu çıktılara kimin ihtiyacı olabileceği üzerine gereksinim analizi yapar.
 
Örneğin İskonto, Vade, Fiyat bilgileri sistemde yoktu, istenildiğinde ulaşılamıyordu, proje sonrası ulaşılabilir oldu. 

E → Economics—Ekonomi :  Proje sonrası karı artıran, maliyetleri kontrol etmeyi sağlayan gereksinimleri kategorize eder.

Örneğin müşteriye ortalama 3000 adet basılı fatura gönderiliyordu. Fatura başına maliyet 2 tl idi. Toplam günlük fatura maliyeti 6.000 tl idi. E-fatura geçişi ile ortalama maliyet 5 kuruşa düştü. Toplam günlük fatura maliyeti 3000*0,5 =150 TL dir.

C → Control – Kontrol : Veri üzerinde yetkilendirme, kontrol ve sistem güvenliği ile ilgili gereksinimleri kategorize etmektedir.

Örneğin faturalar için onay süreçleri yönetilemiyordu. Proje sonrasında tüm onayların izlenebilir, denetlenebilir olması sağlandı. 

E → Efficency—Verimlilik : Amaç kaynakları ve süreçlerin verimliliği ile ilgili gereksinimleri kategorize etmektedir.

Örneğin; depoda ürünler düzensiz yerleştirildiği için depo alanı verimli kullanılamıyordu. Ürünleri bulmak uzun sürüyordu. Tedarik yönetimi projesi sayesinde depo alanını tam kapasite kullanılması sağlandı. 

S → ServicesHizmetler : Proje yüklenicisinin müşteriye sağladığı veya iyileştirdiği hizmetler ve müşterinin kendi müşteri ya da tedarikçilerine sağladığı hizmetler bu kategoride yer almaktadır.

Yüklenicinin müşteriye sağladığı hizmet; 7-24 telefon desteği
Müşterinin kendi müşterisine ya da tedarikçisinde sağladığı hizmet; e mutabakat servisi projesi sayesinde müşteri ya da tedairkçiler ile ba-bs mutabakatları yapabilecekleri hizmet sağlanmıştır.
Pieces Uygulama Adımları;

1. Analiz aşamasında ölçülecek süreçler bellirlenir
2. İlgili kategoriler proje öncesi durum alanı doldurulur.
3. Proje tamamlandığında gerçekleşen veriler proje sonrası alanına yazılır.
   Not: Proje boyunca proje ekibi gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerde proje kazanımlarını da dikkate almalıdır. Süreçlere yeni süreçler eklenebilir.