Fiş başlık bölümünde kaydedilen bilgiler şunlardır:
Fiş No: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralanmıştır. Malzeme ile ilgili her fiş türü, kendi içinde ayrı sıra numarası izler. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Fişin kaydedildiği saati gösterir.
Belge No: İşleme ait belgenin numarasıdır. Malzemeye ait işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre fişleri gruplamasına ve rapor almasına olanak sağlar. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi fişlere ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş türlerine farklı yetki kodları verilmelidir.
e-İrsaliye Tipi: Ambar Fişleri, e-İrsaliye kullanıcısı olan Cari Hesap seçimi ile birlikte e-İrsaliye olarak da kullanılabilir. İrsaliyenin ne şeilde kesileceği e-İrsaliye Tipi alanından belirlenir. Seçenekler şunlardır:
- Kağıt İrsaliye
- e-İrsaliye
Kağıt İrsaliye, İrsaliyeye seçilen cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı değil ise kağıt fatura kesilebilir.
e-İrsaliye, İrsaliyeye seçilen cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı ise bu seçenek otomatik olarak gelir. Cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı değilse öndeğer olarak Kağıt irsaliye seçeneği alana gelir ve değiştirilemez.
Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu varsayılan yerlerin her birine ambar denir. Bu alan işlemin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.
Ek Vergi Tutarı Hesaplansın: Bu alan sarf ve fire fişlerinde yer alır. Ek vergi uygulamasına tabi malzemelerin firma içinde kullanılması ya da üretimde kullanılması durumunda ek vergi farklı işlem görmektedir. Ek vergi tutarının hesaplanması gerekiyorsa bu alanının işaretlenmesi gerekir.
Ambar Fişlerinde Giriş ve Çıkış Hareketleri
Ambar fişlerinde, malzemenin hangi ambardan, işyerinden çıkıp, hangi ambara ve/veya işyerine girdiğini belirtmek için Giriş ve Çıkış başlıkları altındaki alanlar kullanılır.