Malzeme Fiş başlık bölümünde kaydedilen bilgiler şunlardır:
Fiş No: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralanmıştır. Malzeme ile ilgili her fiş türü, kendi içinde ayrı sıra numarası izler. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Fişin kaydedildiği saati gösterir.
Belge No: İşleme ait belgenin numarasıdır. Malzemeye ait işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre fişleri gruplamasına ve rapor almasına olanak sağlar. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi fişlere ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş türlerine farklı yetki kodları verilmelidir.
e-İrsaliye Tipi: Ambar fişinin e-İrsaliye olarak oluşturulması; e-İrsaliye kullanıcısı olan Firma tanımlanırken, Sistem İşletmeni->Firmalar/ İşyerleri->e-Devlet->e-Fatura/e-Arşiv sekmesinde bulunan Kontrol Tipi alanında Firma Bazında ve İşyeri Bazında seçimlerine bağlıdır.
Kontrol Tipi Firma Bazında seçili ise ve firmanın “e-İrsaliye Kullanıcısı” kutucuğu işaretli ise, Ambar fişinde seçimi yapılan Cari Hesabın da e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda Ambar Fişi e-İrsaliye olarak oluşur; istenirse kağıt olarak değiştirilebilir. Firma ya da cari hesabın herhangi birinin e-İrsaliye kullanıcısı olmaması durumunda kağıt irsaliye olarak kesilir; değiştirilemez.
Kontrol Tipi İşyeri Bazında seçili ise ve işyerinin “e-İrsaliye Kullanıcısı” kutucuğu işaretli ise, Ambar fişinde seçimi yapılan Cari Hesabın da e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda Ambar Fişi e-İrsaliye olarak oluşur; kağıt olarak değiştirilebilir. İşyeri ya da cari hesabın herhangi birinin e-İrsaliye kullanıcısı olmaması durumunda kağıt irsaliye olarak kesilir; değiştirilemez. Fiş içerisinde hem Giriş hem de Çıkış İşyerlerinin e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilerek her ikisinin de e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda ambar fişi e-İrsaliye olarak oluşur; aksi durumda kağıt irsaliye olarak oluşur.
Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu varsayılan yerlerin her birine ambar denir. Bu alan işlemin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.
Ek Vergi Tutarı Hesaplansın: Ek Vergi Tutarı Hesaplansın alanı sarf ve fire fişlerinde yer alır. Ek vergi uygulamasına tabi malzemelerin firma içinde kullanılması ya da üretimde kullanılması durumunda ek vergi farklı işlem görmektedir. Ek vergi tutarının hesaplanması gerekiyorsa bu alanının işaretlenmesi gerekir.
Virman Bağlantısı: İlgili fiş virman işlemi ile oluşmuşsa, virman bağlantısı kutucuğu işaretli gelir. Fişteki Detaylar sekmesinde, Bağlı Virman Fişi alanında bağlantılı olduğu fişin numarası yer alır.
Ambar Fişlerinde Giriş ve Çıkış Hareketleri: Ambar fişlerinde, malzemenin hangi ambardan, işyerinden çıkıp, hangi ambara ve/veya işyerine girdiğini belirtmek için Giriş ve Çıkış başlıkları altındaki alanlar kullanılır.