Personelin kullandığı, üzerine kayıtlı demirbaşlar, sicil sistemi içinde izlenir. Kuruma ait demirbaşlar, Ayarlar program bölümünde Demirbaş Tanımları seçeneği ile kaydedilir. Bu demirbaşların hangi eleman tarafından kullanıldığı, hangi demirbaşların kullanılabilir durumda olduğu sicil program bölümünde izlenir.
 
Personelin kullandığı ya da üzerinde zimmetli görünen demirbaş bilgileri sicil kartında Bağlı Demirbaşlar seçeneği ile kaydedilir. Bağlı demirbaşlar seçeneği, sicil kartı sağ fare düğmesi menüsünde Kişisel Bilgiler seçeneği altında yer alır.

Demirbaş bilgileri penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
 
İşlem Tarihi: Kayıt tarihidir.
 
Demirbaş Kayıt No: Kurumda kullanılan demirbaşın kayıt numarasıdır. Tanımlı demirbaş kayıtları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
 
Demirbaş Adı: Demirbaşın adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Kayıt numarası verildiğinde seçilen tanım açıklaması alana aktarılır. Bu alandan da tanımlı demirbaşlara ulaşılır ve seçim yapılır.
 
Durumu: Personele bağlı demirbaşın durumu bu alanda belirlenir. Durum alanı;

  • Teslim edildi,
  • Zimmetli,
  • Hurda,
  • Zayi,
  • Plan,
  • Hibe seçeneklerini içerir.

Durum alanında yapılan seçime göre diğer alanlara bilgiler kaydedilir.

Teslim edildi: Bağlı demirbaşın personel tarafından teslim edilmesi durumunda kullanılır.

Zimmetli: Demirbaşın personel tarafından kullanıldığını gösterir.

Hurda: Bağlı demirbaşın herhangi bir nedenle hurdaya çıkması durumunda kullanılır.

Zayi: Bağlı demirbaşın kaybolması durumunda kullanılır.

Plan: Demirbaşın personel tarafından kullanılmasının planlandığını gösterir.

Hibe: Demirbaşın personele hibe edildiğini gösterir.

Zimmet tarihi: Demirbaşın personele zimmetlendiği tarihtir.

Planlanan teslim tarihi: Demirbaşın personele teslim edileceği tarihtir.

Açıklama: Durum alanında yapılan seçime göre açıklayıcı bilginin kaydedildiği alandır.

Teslim Tarihi: Personelin demirbaşı teslim edeceği tarihtir.

Son İşlem Tarihi: Durum alanında yapılan seçime göre demirbaşa ait son işlem tarihidir.

Personel tarafından kullanılacak, üzerinde zimmetli her bir demirbaş için kullanım ve durum bilgileri ayrı bir satır olarak kaydedilir. Burada kaydedilen bilgiler Personel listesi raporu ile alınabilir.