Personel İzin Bilgileri, personele ait izin durumunun genel bilgiler ve devreden izin bilgileri ile alındığı menü seçeneğidir. Personel İzin Bilgileri, sicil kartı üzerinde sağ fare tuşu menüsünde yer alır.
İzin durum penceresinin üst bölümündeki alanlardan izin genel bilgileri kaydedilir.
İzin Hakediş Tarihi personelin izin hakkı kazanmaya başladığı tarihtir. Sicil kartını kaydettiğimiz zaman İzin Hak Ediş tarihine sicilin işe giriş tarihi+ 1 yıl eklenip yazılmaktadır.
İzin Grubu, Personel izin hakedişlerinin hesaplamasında kullanılacak izin kriterlerinin belirlendiği bölümdür. Tanımlı izin grup tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. İzin grup tanımları Zaman Planlama program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan İzin Grup Tanımları İzin Grup Bilgileri seçeneği ile kaydedilir.
Mutabakat Tarihi: Personel izin bilgilerinin belirli bir tarihten itibaren hesaplatılmaya başlatılması durumunda kullanılır. İzinlerin programda takip edilmesi kararı alındığında, o tarihe kadar program dışında hesaplanan izin bilgilerinin başlangıç değeri olarak kaydedilmesi ve kayıt tarihinin başlangıç yani mutabakat tarihi olarak belirlenmesi sağlanır.
Örneğin Mutabakat tarihi 01.05.2008 olan bir personel, 12.02.2008 tarihinde işe girmiş olsun. 2008 yılına ait izin devri hesaplanacağı zaman 01.05.2008 ile 31.12.2008 (takvim yılına göre) tarihleri arasında personelin puantajları ve zaman planlama kayıtlarına bakıp kullanılan değerleri hesaplanacaktır.
Hak edilen için ise 12.02.2008 ile 31.12.2008 arasındaki süreye bakılır ve ona göre hak edilen bulunur.
İzin devir bilgileri bölümünde personelin kullanmaya hak kazandığı izinler;
- yıl,
- hakedilen izin gün sayısı,
- eklenen izin gün sayısı,
- eklenmiş izin gün sayısı,
- kullanılan izin gün sayısı,
- devreden izin gün sayısı,
- kalan izin gün sayısı kolonlarından kaydedilir.
Hakedilen: İlgili yıla ait personelin hakettiği izin süresidir.
Eklenen: Personelin çalıştığı süreden bağımsız olarak, aktivite tanımına bağlı olarak zaman planlama kayıtlarından aktarılan ve izin hakedişlerine ilave edilen izin süresidir.
Eklenmiş: İzin sisteminin kullanılmaya başlandığı tarihe kadar, personelin hak ettiği toplam izin süresidir. Bu bölüm izin devri hesaplamalarında güncellenmez.
Kullanılan: İlgili yılda personelin kullandığı izin süresi. Zaman Planlama kayıtlarına bağlı olarak hesaplama yapılır.
Kullanılmış: İzin sisteminin kullanılmaya başlandığı tarihe kadar personelin kullandığı toplam izin süresidir. Bu bölüm izin devri hesaplamalarında güncellenmez.
Devreden: Bir sonraki yıla devreden izin bilgisidir.
Kalan: İlgili yılda kullanılmayan izin süresidir.
Güncelle seçeneği; izin Devri ile oluşturulan satırlar için yeniden hesaplama yapar veya henüz hesaplama yapılmamış yıllar için yıl bilgisi yazılarak yeni satır açılır, sonra sağ fare menüsünde yeralan "Güncelle" çalıştırılarak ilgili yıla ait izin bilgisinin hesaplatılması sağlanır.
Personelin belirli bir tarih itibarıyla izin gün sayısını almak için izin bilgileri penceresinde İzin Durumu seçeneği kullanılır. İşlem tarihi verilerek Hesapla düğmesi tıklandığında belirlenen gün, ay ve yıl bilgisine göre izin hakedişleri listelenir. İzin durum penceresinde ayrıca detay seçeneği ile geçmiş izin hakları ve mesai, ek mesai çalışma parametrelerinde yapılan tanıma uygun olarak hesaplanan süreler yer alacaktır.