Sipariş sistemini yoğun olarak kullanan işletmeler için malzeme seviyesinin kontrol altında tutulması ve eldeki malzeme miktarının negatife düşmemesi önemlidir. Satış siparişlerde, sipariş miktarı elde bulunan miktardan fazla ise, karşı sipariş işleminin yapılması hem zaman kaybını, hem de malzemelerin negatif seviyeye düşmesini önleyecektir.
Satış siparişlerinde, karşılanması gereken miktarın eldeki miktardan fazla olması ya da hiç olmaması durumunda verilecek sipariş bilgilerini içeren fişi otomatik olarak oluşturmak mümkündür. Böylece hem siparişlerin zamanında karşılanması sağlanır hem de zaman kaybının ve hataların önüne geçilmiş olur. Karşı sipariş oluşturma aynı zamanda satınalma siparişleri için de yapılabilir.
Karşı sipariş oluşturmak için satınalma ya da satış sipariş fişleri listesinde önce karşı sipariş oluşturulacak sipariş fişi daha sonra F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "Karşı Sipariş Oluştur" seçilir.
Karşı sipariş oluşturma işlemi birden fazla sipariş için de yapılabilir. Bunun için sipariş fişleri listesi sağ fare tuşu menüsünde yer alan "Toplu Karşı Sipariş Oluştur" seçeneği kullanılır.
Karşı sipariş oluşturma işlemi; satınalma/satış sipariş miktarının tümü dikkate alınarak ve stokta var olan miktar dışında kalan miktar için şeklinde iki türlü yapılır.
Karşı sipariş oluşturma seçimi yapıldığında ekrana gelen miktarlardan var olan stoklar düşülecektir mesajı üç seçeneklidir. "Hayır" seçimi yapıldığında, satınalma sipariş miktarı doğrudan karşı sipariş için oluşturulan satınalma sipariş fişine aktarılır. Satınalma siparişi fiş satırlarında "Kapandı" statüsündeki satırlar ile, tamamı sevkedilmiş olan fiş satırları oluşturulan fişe aktarılmaz. "Evet" seçimi yapıldığında, satınalma sipariş fişinde miktarlar hesaplanırken malzeme miktarı yanında daha önceki satınalma sipariş miktarları ile rezervasyon miktarı da gözönüne alınır. "Vazgeç" seçeneği ise işlemden vazgeçmek için kullanılır.
Sipariş fişinin farklı mallara ait birden fazla satırdan oluşması durumunda karşı siparişler, işlem gören malzeme için son durum bilgileri taranarak ayrı ayrı oluşturulur. Ancak statüsü "Kapandı" ya da tamamı sevkedilmiş olan fiş satırları, oluşturulan satınalma sipariş fişinde yer almaz. Aynı fişte hizmet sipariş satırlarının da olması durumunda bu satırlarda karşı sipariş oluşturma işleminde dikkate alınmaz.
Karşı sipariş oluşturma işlemi satınalma sipariş miktarının karşılanamayan kısmı için yapılacaksa, satınalma sipariş miktarı ile elde bulunan miktar arasındaki fark program tarafından hesaplanır ve oluşturulan satınalma sipariş fişinde, Miktar alanına aktarılır.
Sipariş verilmesi gereken miktar hesaplanırken, fiili malzeme miktarı ve bu malzeme için verilen ancak henüz karşılanmayan satınalma sipariş miktarı toplanır. Bu toplamdan rezervasyon miktarı çıkartılır ve var olan malzeme miktarı bulunur. Varolan malzeme miktarı sipariş miktarından çıkartılarak sipariş edilmesi gerekli miktar hesaplanır.
Satış-Satınalma Sipariş Bağlantıları
Satınalma siparişi için karşı sipariş oluşturulduğunda satınalma sipariş hareketi için Detaylı Bilgi seçeneği ile kaydedilmiş olan bilgiler satınalma sipariş hareketine aktarılır. Fiş geneline ait detaylı bilgi de aynı şekilde satınalma sipariş detay bilgisine aktarılır. Bu özellik satınalma siparişlerine ait verilmiş olan siparişlerin izlenmesini ve tedarikçiye istenen ürüne ait bilgilerin doğrudan ulaşması sağlar.
Herhangi bir satınalma siparişi hareketi üzerinden bu sipariş için oluşturulmuş satınalma sipariş hareketlerine ulaşmak ve izlemek mümkündür. Verilen sipariş üzerinden de siparişin verilmesine neden olan satınalma sipariş bilgileri izlenebilir.
Satınalma siparişini karşılamak için istenen sayıda satınalma siparişi bağlantısı kaydedilebilir. Satınalma sipariş fişi satırlarından karşı siparişler listelenir ve incelenir. Gerekirse karşı sipariş bağlantıları silinebilir. Bunun için satınalma siparişi fiş satırlarında sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "Karşı Sipariş Bağlantılarını Kopar" seçeneği kullanılır. Bağlantıların kopartılacağını belirten mesaja olumlu yanıt verildiğinde bağlantılar kopartılacaktır.
Müşteri/Tedarikçiye Göre Karşı Sipariş Oluşturma
Karşı sipariş oluşturulurken, malzeme kartında belirtilen müşteri tedarikçi ilişkisi dikkate alınarak, her malzeme tedarikçisi için ayrı fiş oluşturulur. Oluşturulan fişlere, verile sipariş fişleri listesinde yer alan Karşı Siparişler seçeneği ile ulaşılarak fiş bilgileri incelenir ve fiş onay durumu değişiklikleri kaydedilir.
Karşı Sipariş Oluşturma İşleminde Fiş İçindeki Aynı Malzemelerin Birleştirilmesi ya da Ayrı Basımı
Karşı sipariş oluşturma işleminde, sipariş fişinde aynı malzemeye ait birden fazla satırın olması durumunda, karşı sipariş fişine bu satırların ne şekilde yansıyacağı parametreye bağlı olarak çalışır. Diğer İşlemler program bölümünde, Fatura Çalışma Bilgileri'nde yer alan "Karşı Sipariş Oluştururken Satır Birleştir" parametre satırında "Evet" seçilirse aynı malzemeye ait satırlar birleştirilerek satınalma ya da satış siparişi oluşturulur. "Hayır" seçilirse, aynı malzemeye ait satırlar birleştirilmez, oluşturulacak satış siparişinde ayrı satırlar olarak yer alır.
Belge ve Doküman İzleme Numaralarının Satınalma Siparişine Aktarılması
Birebir karşı sipariş oluşturma işlemi yapılması durumunda Belge No ve Doküman İzleme No (Belge No 2) alanlarındaki bilgiler de satınalma ya da satış siparişine aktarılır.
Karşı Siparişlerin Her İki Yönde de İzlenmesi (hem satış hem satınalma siparişlerinden birbirine ulaşım)
Satınalma ve satış siparişleri listelerine (browser) yer alan Karşı Siparişler seçeneği ile siparişler her iki yönde de izlenebilir.
Karşı sipariş oluşturma işleminde şu noktalar önemlidir:
- Karşı sipariş oluşturma işlemi onay bilgisi "Sevkedilebilir" olan satınalma sipariş fişleri için yapılabilir.
- Sipariş fişlerinde yer alan sipariş satırları sevk bilgileri ve statüleri dikkate alınarak satınalma sipariş fişine aktarılır. "Kapandı" statüsündeki satırlar ile "Tamamı Sevkedildi" konumundaki satırlar verilen karşı sipariş fişine aktarılmaz. Aynı durum satınalma siparişleri için de geçerlidir.
- Sipariş fiş satırları ve fiş geneline uygulanmış olan indirim ve masraflar ile hizmet satırları verilen karşı sipariş fişine aktarılmaz.
- Sipariş fişinde karma koli satırları varsa, karma koli ve karma koliyi oluşturan satırlar fişe otomatik olarak aktarılır. Sipariş fişindeki miktara göre karma koliyi oluşturan satır miktarları da güncellenir.
- Karşı sipariş oluşturma işlemi tamamı "Sevkedildi" veya "Tamamı Kapandı" statüsündeki siparişler için yapılamaz.
- Satınalma / satış siparişi üzerinden sipariş hareketleri oluşturulurken bu sipariş hareketinin ilişkili olduğu diğer karşılama hareketleri dikkate alınır.
- Siparişin tümü karşılanmışsa karşı sipariş ilişkisi kurulmaz, stok kontrolü her zaman için siparişin açıkta kalan, karşılanamayan kısmı için yapılır.
- Karşı sipariş silinecekse program kullanıcıyı "Satınalma / Satış sipariş bağlantısı olan sipariş satırları bulunmaktadır. Bağlantı kopartılacaktır. (Tamam/Vazgeç)" mesajı ile uyarır.
- Karşı sipariş satırı silinecekse program kullanıcıyı "Satınalma ya da sipariş fişi bağlantısı kopartılacaktır. (Tamam/Vazgeç)" mesajı ile uyarır.
- Sipariş fiş satırlarında yapılacak silme işleminde program kullanıcıyı "Karşı sipariş bağlantılı satırlar çıkartılamaz." mesajı ile uyarır.
- Sipariş fişi silme işleminde program kullanıcıyı "Bu siparişe ait karşı sipariş hareketleri bulunmaktadır. Bağlantı kopartılacaktır. (Tamam/ Vazgeç)" mesajı ile uyarır.
- Sipariş bağlantısı kurulan satınalma/satış sipariş fiş satırlarında malzeme bilgisi değiştirilemez.
- Karşı sipariş oluşturulduğunda siparişin bekleyen kısmı ile satınalma sipariş miktarı dikkate alınarak ilişkili miktar bulunur. Satınalma sipariş fiş satırında miktar, birim ve birim çevrimi değişikliklerinde ilişkili miktar kontrolü yapılır. Miktar değişiklikleri ilişkili miktardan az olamaz. Ancak sipariş miktarı fazla olabilir.
- Karşı siparişin onay bilgisi "Sevkedilemez" yapılmak istendiğinde program kullanıcıyı "Bu siparişin satınalma/satış sipariş bağlantısı bulunmaktadır. Bağlantı kopartılacaktır. (Tamam/Vazgeç)" mesajı ile uyarır.