Müşteriden alınan siparişler, müşterinin riski, ödeme vadesi ve borç yaşlandırma gibi kriterlere göre değerlendirilerek onaylanır ve sevkedilir. Bunun için Kontrollü Onaylama seçeneği kullanılır. Satış siparişleri listesinde F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alır.
Kontrollü onaylama seçildiğinde açılan "Kontrollü Onayla" penceresinde şu başlıklar altında izlenen seçeneklerle cari hesabın durumu izlenir ve sipariş onayı verilir ya da verilmez; Cari Hesap Bilgileri, Risk Kriteri, Vade Kriteri, Yaşlanma Kriteri (İşlem Tarihine Göre) ve Sipariş Onay Durumu.
Cari Hesap Bilgileri
Siparişin cari hesap bilgileri Kod, Unvan, Özel Kod, Ticari İşlem Grubu alanlarından izlenir. Kayıt Tarihi, cari hesabın sisteme kaydedildiği tarihi belirtir. Cari hesabın maksimum fatura tutarı ve yapılan ödemeler yine ilgili alanlardan izlenebilir. Cari hesap kayıt tarihi müşterinin eski ya da yeni müşteri olduğunu hatırlama amaçlı kullanılır. Kontrollü onaylamada kapanmış hareketler ortalaması hesaplanırken kapatan hareketin vadesi ile kapanan hareketin işlem tarihi dikkate alınır.
Risk Kriterleri
Siparişi onayını etkileyen risk kriterleri şunlardır:
Risk Limiti: Cari hesabın toplam risk limitini belirtir.
Risk Toplamı: Cari hesabın risk toplamını belirtir.
Vade Kriterleri
Sipariş onayını etkileyen vade farkı kriterleri şunlardır:
Maksimum Gecikme: Açık olan ilk borç hareketinden bugüne kadar olan gün sayıdır.
Maksimum Gecikme Tutarı: İlgili carin açıkta kalan en eski borç tutarıdır.
Ortalama Gecikme: Açık olan borç hareketlerin, onaylamanın yapıldığı tarih referans kabul edilerek hesaplanan ortalama gecikmesidir.
Ortalama Gecikme Tutarı: Açıkta kalan borç hareketlerin toplam tutarıdır.
Yaşlanma Kriteri (İşlem Tarihine Göre)
Ortalama Yaşlandırma: Kapanmamış hareketler için kontrollü onaylamanın yapıldığı gün ile hareketin işlem tarihleri kullanılarak hesaplanan yaşlandırma değeridir.
Yaşlandırma Gün: Cari hesap için geçerli olan yaşlandırma gün sayısıdır. Yaşlandırma günü, bir satış işleminin vade tarihi ne olursa olsun, tahsilatın yapıldığı tarih temel alınarak belirlenir. Örneğin, 15.01.2011 tarihinde 31.03.2011 vadeli bir çek alınmış ise ve yaşlandırma günü 20 olarak verilmiş ise, 20 gün içinde bir tahsilat gerçekleşmiş olduğundan onaylama için yaşlandırma kriteri sağlanmış demektir. Cari Hesap Kartı / Parametreler penceresinde girilen yaşlandırma gün sayısı bu alana aktarılır.
Bu kriterler kullanıcı tarafından değerlendirilip sipariş yeni onay durumu ile siparişin durumu güncellenebilir duruma getirilebilir.
Kapanmış Hareketlerin Ortalama Gecikmesi: Kullanıcı tarafından istenirse hesaplanan bir değerdir. Bu değer borç takip raporundaki işlem yapılmayacak durumunda olan ortalama gecikmeyi gösterir.
Sipariş Onay Durumu
Sipariş Onay Durumu başlığı altında yer alan Yeni Onay Bilgisi alanından yapılan incelemeler sonucu sipariş onay durum değişikliği yapılır.
Otomatik Kontrollü Onaylama İşlemi
Sipariş kontrollü onaylama işleminin otomatik yapılması mümkündür. Bunun için Stok Çalışma Bilgileri'nde yer alan "Sipariş Kontrollü Onaylama İşlemi Otomatik Yapılsın" parametresi kullanılır. Kontrollü onaylama işleminin her sipariş kaydı sonrası otomatik uygulanabilmesi için kullanılan parametredir. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. Parametrenin öndeğeri Hayır'dır.
"Evet" seçiminde alışma Bilgileri altında yer alan İşyerleri seçeneğinde belirtilen işyerlerine ait siparişler “Sevkedilebilir” statüsünde kaydedilir. Kontrollü onaylama kriterlerine takılması halinde siparişin durumu değişmez, “Öneri” statüsünde kaydedilir. "Hayır" seçiminde, siparişler “Öneri” statüsünde kaydedilir.