Versions Compared

Old Version 1

changes.mady.by.user Ozan Uslu

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Hasret Tirnig

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Panel

Table of Contents

Panel
borderStyledashed

Mail Ayarları

Kurulum ile birlikte masaüstünde oluşan “Ayarlar Servisi” uygulaması açılır. Genel Ayarlar’dan E-Posta ayarları

...

yapılandırılmalıdır.

Image Removed

Expand
titleAyarlar Servisi| Genel Ayarlar| E-Posta Ayarları

Image Added

  • Kimden: Bilgilendirme mailleri

...

  • kimden bilgisinde yer alan

...

  • e-

...

  • posta adresi üzerinden gönderilir.
  • E-Posta

...

  • İstemci Tipi: Exchange, smtp ve SmtpOauth olabilir.
Info

SmtpOauth seçimi; modern kimlik doğrulama tipine karşılık gelmektedir. Bu seçim üzerinden gidilmek istendiği takdirde; ClientId ve TenantId bilgilerinin de doldurulması gerekmektedir. 

Azure üzerinde SMTP ve IMAP izinlerinin nasıl tanımlanması gerektiğine ve ClientId - TenantId bilgilerinin nasıl elde edileceğine dair bilgilere buradan ulaşabilirsiniz.

  • Sunucu Ayarları: Mail sunucusu bilgilerinin girildiği bölümdür. ‘Test’ butonuna tıklayarak ayarların doğruluğu test edilebilir.

E-Posta istemci tipi olarak Smtp veya Exchange seçilebilir.

Image Removed

    2. Tasarım aracında “İşlemler” menüsünde bulunan ‘Akış Ayarları’ seçilerek ‘Bilgilendirme’ sekmesi açılmalıdır.

Otomatik gelmesi istenen mailler için ‘E-Posta Gönderim Servisi kullanılsın?’, portal içi bilgilendirmeler için ‘Bilgilendirilme Servisi kullanılsın?’ seçilmelidir.

“Bilgilendirme Zamanlaması” ‘nda yer alan “İş akış delegasyonu” seçeneği seçilmelidir. Bu sayede iş delege olduğu anda ilgili kişiye otomatik mail atılması sağlanacaktır.

Image Removed

...


Tip
iconfalse

Mailden aksiyon alınması aşamasında varsayılan değer olarak şifre sorulmamaktadır. Bu bilgi 3 farklı noktadan değiştirilebilir:

1- Sistem genelinde varsayılan değerin değiştirilmesi isteniyorsa ayarlar servisi→ lflow servis ayarları bölümünden ''Mailden onayda şifre sorulsun mu?' seçeneği değiştirilmelidir.

Image Added

2- Mailden onay işlemi yapılacak akışı açarak akış ayarları→ ayarlar bölümündeki 'Mailden onayda şifre sorulsun mu?' seçeneği değiştirilebilir. Bu değişiklik sadece üzerinde çalışılan akışı etkileyecektir.

Image Added

3- Akış tasarımındaki form aktivitesi bazında özellikler→ tuş bilgileri bölümüne giderek 'Mailden onayda şifre sorulsun mu?' seçeneği değiştirilebilir. Bu sadece akıştaki belirtilen form aktivitesi adımı için geçerli olmaktadır.

Image Added

...

Panel
borderStyledashed

Tasarım

Mail sistemi kullanılacak akış için öncelikle akış işlemleri→ akış ayarları→ bilgilendirme bölümünden; 'E-Posta Gönderim Servisi kullanılsın' ve 'Bilgilendirme Servisi kullanılsın' seçeneklerinin işaretlenmiş olması gerekmektedir. Ayrıca form kişinin onayına geldiğinde mailden aksiyon alınacağı için bilgilendirme zamanlayıcısı bölümündeki 'İş Akış Delegasyonu' seçeneği de işaretlenmelidir.

Expand
titleAkış İşlemleri| Akiş Ayarları| Bilgilendirme

Image Added

Tip
iconfalse

Form üzerindeki aksiyon işlemlerinin maille ilişkilendirilmesi ile ilgili 2 adet yöntem mevcuttur:

1- Form özelliklerinden Tuş Bilgileri’ nden Onay/Red/Şartlı Red/ Zaman Aşımı butonlarından formla ilgili olan kollar eşleştirilir. Bu durumda ilgili linklere tıklandığında doğru bir şekilde yönlendirme yapılacaktır.

Image Removed

Image Removed

ÖNEMLİ NOT :  Mailden onay sırasında varsayılan olarak şifre sorulmaz. Linke tıklandığında işlem direk onaylanır veya reddedilir. Mailden onay işleminde şifre sorulması uygulama genelinde değiştirilmek istenirse ayarlar servisinde değeri set edilebilir.

Image Removed

Bu özellik akış seviyesinde değiştirilmek istenirse “Akış Ayarları” ‘ndan akışa özgü olarak tanımlanabilir. Varsayılan değer, LFlow ayarlarında mailde onay için seçim yapılmış ise bilgisini oradan alır.

Image Removed

 

Aynı akışın farklı formlarında farklı güvenlik endişesi varsa ve mailden onay sırasında şifre sorulması istenen formlar olursa Form aktivitesinin özelliklerinden “Tuş Bilgileri”’nden tercih edilen seçim yapılabilir.

Image Removed

 

ÖNEMLİ NOT  : Mailden onay’da oluşacak mail içeriği varsayılan olarak aşağıdaki şekildedir. Mail içeriğinde istenilen düzenleme yapılabilir. Form aktivitesinin özelliklerinden “E-Posta” bölümünden varsayılan e-posta tasarım ekranı açılarak istenilen düzenleme yapılabilir.

“Form Dokümanlarını Delegasyon Mailinde Gönder” seçimi seçilirse,  akış işletimi sırasında forma eklenmiş dokümanlar maile attach edilir.

Image Removed

 

Image Added

2- Form özelliklerindeki E-Posta İçeriği bölümünden ekle butonuyla aksiyon kolları eklenebilir. Eklenen butonlar mail formatında düzenlemelerle son halini alır ve kaydedilir.

Image Added

Panel
borderStyledashed

E-Posta Dinle| Hızlı Onay ile İş İlerletme

Akış ayarları ve tasarım bölümlerinde bahsi geçen özellikler tanımlandığı takdirde delegasyon maillerine kullanıcıların işin adımı bazında alabileceği aksiyonlar mail yolu ile iletilir. Kullanıcılar gelen maildeki butonlardan herhangi birine tıklayarak işlerini devam ettirebilirler. Bu aşamada kullanıcılar şifre sorulsa da sorulmasa da portale yönlenmektedir. Aksiyon sonrası portal açılsın istemiyorsa; E-Posta Dinle| Hızlı Onay özelliği kullanabilirler.

E-Posta Dinle| Hızlı Onay özelliğinin kullanılabilmesi için; yine akış ayarları ve tasarım bölümlerinde belirtilen seçenekler uygulanır. Akabinde otomatik süreç tanımı ekranından E-Posta Dinle| Hızlı Onay tanımı yapılmalıdır. bknz: E-Posta Dinle| Hızlı Onay

Tip
iconfalse

Yapılan tanım sonrasında sistem üzerinden akışa bağlı olarak atılan delegasyon maillerine yanıtla diyerek; alınabilecek aksiyon butonlarından herhangi biri yazılır ve mail gönderilir. 

Image Added

Örnek Kullanımlar:

  • Onay 
  • Red 
  • [Onay]
  • [Red]
  • [Onay(ResumeParameter1 : Parameter1 | ResumeParameter2: Parameter2)]
  • [Red(rednedeni : “yüksek fiyat”| ResumeParameter2: Parameter2)]
  • [Şartlı Revize(ResumeParameter1 : “lütfen şunu değiştirin” | ResumeParameter2: "")] 
Info

Mail yanıtlama işlemi yapılırken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır:

→ Hangi aksiyon alınmak isteniyorsa; yanıtlarken de aynı şekilde yazılmalıdır.

→ Aksiyon bilgisi tek kelime ise(Ör; Onay) direk kelime yazılarak mail yanıtlanabilir. Ancak aksiyon bilgisi birden fazla kelimeden oluşuyorsa (Ör; Değişiklik İste) mail yanıtlanırken cevap köşeli parantez içerisinde gönderilmelidir. 

→ Yanıtlanan mail üzerinden otomatik süreç tanımına uygun bir kayıt geldiyse iş ilerletilmeye çalışılır. Başarılı bir şekilde ilerletildiyse işleminin başarılı olduğu (İşlem Başarılı.png); hatalı bir yanıt verildiyse işleminin yapılamadığı (Hatalı yanıt.png); eğer aldığı aksiyonda iş üzerinde bir validasyona takılıyorsa yanıt ile birlikte göndermesi gereken parametre bilgileri (Validasyon.png) mail yolu ile kullanıcıya iletilir.

→ İş devam ettirilirken akış ayarlarındaki veya form üzerindeki 'Mailden onayda şifre sorulsun' parametresi seçili ise; maile verdiği yanıt sonrası gelen cevapta işlemin portal üzerinden yapılması gerektiği bilgisi verilir. İlgili işe hızlı erişimi için link de cevapta yer almaktadır.

→ Mailden onayda şifre sorulsun parametresi kapalı olduğunda sistemin güvenliği adına iletilen linklerin buna bağlı olarak da verilen cevapların belirli bir geçerlilik süresi vardır. Bu süre aşıldıktan sonra verilen yanıtlar geçerli olmamakta ve iş ilerletilmemektedir. Bu bilgi kullanıcıya mail yolu ile bildirilmektedir. Linklerin geçerlilik süresi Ayarlar Servisi→ Sts Ayarları→ Direk Login Link Zaman Aşımı bölümünden belirlenmektedir.(Link Süre.png)

→ Metin değişkenlerin validasyonları dışında validasyon varsa; maile verdiği yanıt sonrası gelen cevapta işlemin portal üzerinden yapılması gerektiği bilgisi verilir. İlgili işe hızlı erişimi için link de cevapta yer almaktadır. 

→ Her zaman iş ile ilgili en son gönderilen mail üzerinden yanıt dönülmelidir.