Satınalma irsaliyesinin üst bölümündeki alanlardan tüm fiş için geçerli olacak bilgiler kaydedilir.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
No | Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Tarih | İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Saat | İşlemin kaydedildiği zamanı gösterir. |
Özel Kod | Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. |
Belge No | İşleme ait belgenin numarasıdır. 8 karakter uzunluğunda alfanümerik bir alandır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. |
Belge Tarihi | İşleme ait belgenin tarihidir. |
Organizasyonel Birim | İşlemin ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Bu alan, yapılan satın alma işleminin kurumun kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. |
Ambar | Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan fiş ya da faturanın ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. |
Bölüm | Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. |
Cari Hesap Kodu | İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur. |
Cari Hesap Unvanı | İşlemin ait olduğu cari hesabın unvanıdır. |
Ticari İşlem Grubu | Fiş için geçerli olacak ticari işlem grubu kodudur. Ticari işlem grupları listelenir ve seçim yapılır. Fişin ait olduğu cari hesap kartında ticari işlem grubu belirtilmişse alan öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. |
Ödeme Planı Kodu | Fiş geneline uygulanacak ödeme planının kodudur. Cari hesap kartında, cari hesaba ait işlemlerde geçerli olacak ödeme planı belirlenmişse bu alana öndeğer olarak aktarılır. Fiş ya da fatura farklı bir ödeme planına göre kapatılacaksa değiştirilebilir. |
Satınalma Elemanı | İşlemin ilgili olduğu satınalma elemanını belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenir ve ilgili personel seçilir. |
Birlik Kodu | Fişin ait olduğu cari hesabın birlik bağlantısı olması durumunda, ilgili birlik otomatik olarak alana gelir. Cari hesabın birden fazla birliğe bağlı olması durumunda tanımlı olan ilk birlik kodu alana gelir. Birlik kodu değiştirildiğinde, fiş satırlarının birim fiyatları güncellenir. |