Finans Bölümü'nde, "Kayıt/Dekont" menüsünün altında yer alır. İthalat kapatma işleminin yapıldığı bölümdür. İlk olarak, Fatura → Alış İrsaliyesi bölümünden "Tipi" alanı "İthalat/İhracat" olarak işaretlenen ve döviz tutarı girilen bir irsaliye kaydının oluşturulması gerekir.
Yapılan ithalatın "Export (Dosya No) Numarası" ithalat irsaliyesinin kesilmesinden sonra belirleniyorsa, bu numaranın daha sonra da irsaliyeye girmesi veya Dekont Modülü → İthalat/İhracat İşlemleri → İthalat/İhracat Referans No Atama bölümünden aktarılması mümkün. "İthalat Kapatma" sırasında belirlenen export referans numarası, oluşacak faturaya bu işlemle aktarılır. "Parçalı İthalat Kapatma" yapılacaksa; export referans numarası, stok hareket kayıtlarında tutulan "Export Referans No" alanına aktarılır.
Girilen ithalat irsaliyesi kaydındaki "Miktar" bilgisi normal şartlarda stok hareket kayıtlarında izlenmez. Bu bilgi başka bir alanda program tarafından tutulur. "İthalat Kapatma" işlemi gerçekleştiğinde, "Miktar" bilgisi stok hareket kayıtlarında izlenebilir. Ancak, Fatura → Kayıt → Alış Parametreleri → "İthalat/İhracat Miktarları Stoklara Geçsin" parametresi işaretlenirse, mal fiilen stoklara girmese bile miktar bilgisi stoklarda izlenir.
Yapılan ithalatla ilgili mal bedeli ve diğer tüm masraf kayıtlarının Dekont → Kayıt → "Genel Dekont Kaydı" bölümünden girilesi gerekir.
Mal bedeli ve masraf kayıtları gerçekleştirilirken dikkat edilmesi gereken noktalar;
1- Bu tür dekont kayıtlarının "Seri Numarası" alanına mutlaka IT (ithalat kaydı anlamına gelir) girilmesi,
2- Hem mal bedeli hem de ilgili ithalat masrafları için "Muhasebe Kodu" alanında 159 veya 259 hesapların kullanılması.
3- "Genel Dekont Kaydı" bölümünden girilen mal bedelinin mutlaka döviz cinsinden kaydedilmesi ve "Export Tipi" olarak "Mal Bedeli" seçilmesi gerekir.
"İthalat Kapatma" işlemi yapılırken, "İrsaliye" ekranından kaydedilen döviz tutarı ile, "Dekont" modülünden "Mal Bedeli" olarak kaydedilen işlemin döviz tutarları karşılaştırılır ve sadece birbirine eşit ise işlem yapılır.
İlgili ithalata ait mal bedeli ve masraf kayıtlarının (masrafların stok hareketlerine yansıtılması istendiği zaman) "Export Referans No" alanlarının dolu ve aynı olması gerekir. Çünkü, aynı "Export Referans No" kaydedilen ithalat irsaliyesinde de aranır ve bu numaraya göre ithalat kapatma işlemi gerçekleştirilir. Tüm kayıtların tamamlanmasından sonra "İthalat Kapatma" işlemi düzgün çalışır.
| İthalat Kapatma Ekranı | |
|---|---|
Cari Kodu | Listelenmesi istenen alış irsaliyeleri için ilgili cari kodun seçildiği alandır. Girilen cari koda kayıtlı irsaliyelerin listelenmesi sağlanır. Rehber butonu |
İthalat Referans No | İthalat kapatma için referans numarası girilen alandır. Girilen referans numarası ile kaydedilen irsaliyelerin listelenmesi sağlanır. Boş bırakıldığında ilgili cari koda ait tüm irsaliyeler listelenir. Rehber butonu |
Fiili İthal Tarihi | Kapatma işlemi sonucu oluşacak alış faturası için tarih girilen alandır. |
| GÇB No | |
| GÇB Tarihi | |
Masraflar İçin Hesap Kodu | "Genel Dekont Kaydı" bölümünde girilen masraf kayıtları için hesap kodu seçilen alandır. 159 veya 259 olmak üzere iki seçenektir. |
| İthalat Masraflarının Dağıtılması Birim Ağırlığa Göre Yapılsın | |
| İthalat Masrafları Bedelsiz Kalemlere Dağıtılsın | |
Parçalı İthalat | Seçilecek alış irsaliyeleri tamamen kapatılmayacak ise işaretlenmesi gereken sorgulamadır. Bu sorgulama işaretlendiğinde, ilgili cari koda ait irsaliyelerden birden fazlasının, içlerinde kayıtlı olan stok kalemlerinden bazılarının seçilerek kapatılması sağlanmaktadır. Parçalı ithalat kullanılacak ise genel dekont kaydından girilecek kayıtlarda dikkat edilmesi gereken bazı koşullar vardır. Şöyle ki; Firmalar genellikle ithal edilen mallar geldiğinde, bunları başka bir depoda tutmakta ve belli dönemlerde veya mala ihtiyaçları olduğunda bu depolardan malları parçalı olarak almaktadırlar. Bu durumda mal yurt dışından geldiğinde, mal bedeli tutarı yine genel dekont kaydı bölümünde, IT seri numarası, export referans numarası ile ve 159 /259 hesaplar kullanılarak girilmelidir. Daha sonra ambardan çekilecek mallar için eğer ödenen bir masraf (nakliye) var ise bu masraf yine genel dekont kaydı bölümünden 159 veya 259 hesaplar kullanılarak ve export referans numarası, mal bedeli kaydında kullanılan referans numarası sonuna bölme (/) ekleyerek numaralandırılmalıdır. Yani mal bedeli kaydındaki export referans numarası 20 ise ilk çekilecek malların masrafı için belirlenecek referans numarası 20/1 olmalıdır. Daha sonraki dönemlerde ambardan çekilecek mallar için yapılacak masraflarda da export referans numaraları 20/2…..9 şeklinde kaydedilmelidir. Masraflara ait referans numaralarının 20/1,20/2.. şeklinde kaydedilmesi, girilen masrafların sadece çekilen mal veya mallara ait olduğu durumlar için geçerlidir. Bunun dışında ilgili referans numarasıyla ithal edilen mal bedelinin tümü için geçerli bir masraf kaydedilecek ise referans numarası olarak normal export referans numarasının girilmesi gereklidir. (Örn: 20.) Bu referans numarasıyla kaydedilmiş masraf tutarı, parçalama ekranında seçilecek olan stok kalemlerine dağıtılacaktır. Parçalı ithalat işaretlenip tamam butonuna basıldığında ilgili cari hesaba ait irsaliyeler irsaliye no rehberinden izlenebilecek ve seçilecektir. İrsaliye no rehberi kullanılarak seçilen irsaliyelerdeki mal kalemlerinin seçimi için ise stok kodu rehberi kullanılacaktır. Seçilen irsaliyelere ait stok kalemleri ekranda izlenebilecek ve istenir ise miktarları değiştirilebilecektir. “TAMAM” tuşuna basıldığında ithalat kapatma işlemi gerçekleşecektir. Parçalı ithalat kapatmada, birden fazla irsaliye seçilmiş ise her biri için ayrı alış faturaları oluşturulacaktır. Ayrıca, oluşan ithalat faturalarına numara olarak alış irsaliyesinin numarası verilecektir. Parçalı yapılan ithalatlara ait irsaliye hareketleri, ithalat tamamen kapatılana kadar stok hareket kayıtlarından izlenecektir. |
Yukarıda girilen bilgiler doğrultusunda irsaliye veya irsaliyeler ekranın alt kısmında listelenecektir. Listelenen bu irsaliyelerden kapatması yapılacak olanlar, işaretlenerek “TAMAM” tuşuna basılmalıdır. Tamam tuşuna basılması ile ilgili referansa sahip irsaliyeler ile dekonta aynı referans koduyla kaydedilmiş mal bedeli kayıtlarının döviz tutarları karşılaştırılacaktır. Eğer tutuyor ise alış irsaliyesindeki stok kodlarına, dekonttan aynı exp.referans numarasıyla kaydedilmiş masraflar dağıtılarak alış faturası oluşturulacaktır. Masraf rakamları toplamı da faturadaki ek maliyet sahasına atılacaktır. İlgili kapatma işlemine ait, Genel Dekont Kaydında seri numarası IT olan yeni bir dekont yaratılacak ve entegrasyon kayıtları (dekonttan kaydedilen 159 veya 259 hesaplara alacak, stok alış hesap koduna borç hareketi atılacaktır) yapılacaktır.
Parçalı ithalat işaretlenmemiş ise ilgili cari koda ait olan irsaliye veya irsaliyeler ekranın alt kısmında listelenecektir.
| İthalat Kapatma İşlemi Ekranı | |
|---|---|
İrsaliye Numarası Aralığı | Kapatma işlemi gerçekleştirilecek ithalata ait alış irsaliyesinin numarası biliniyor ise bu sahaya girilebilir. Bu numara aralığında kesilmiş olan alış irsaliyeleri bulunarak listelenecektir. |
İrsaliye Tarih Aralığı | Listelenmesi istenen irsaliyelerin tarih aralıklarının verileceği sahadır. Listelenen bu irsaliyelerden kapatması yapılacak olanlar, işaretlenerek “TAMAM” tuşuna basılmalıdır. Tamam tuşuna basılması ile ilgili referansa sahip irsaliyeler ile dekonta yine aynı referans koduyla kaydedilmiş mal bedeli kayıtlarının döviz tutarları karşılaştırılacaktır. Eğer tutuyor ise alış irsaliyesindeki stok kodlarına, dekonttan aynı exp.referans numarasıyla kaydedilmiş masraflar tutar bazında oranlanarak dağıtılacak ve alış faturası oluşturulacaktır. İlgili kapatma işlemine ait, Genel Dekont Kaydında seri numarası IT olan yeni bir dekont yaratılacak ve entegrasyon kayıtları (dekonttan kaydedilen 159 veya 259 hesaplara alacak, stok alış hesap koduna borç hareketi atılacaktır) yapılacaktır. |