Muhasebe Bölümü'nde, "Kayıt/Entegre" menüsünün altında yer alır. "Ön Muhasebe" bölümlerinden oluşturulan ve muhasebeye aktarılması istenen fiş kayıtlarının izlenmesini ve düzenlenmesini sağlayan bölümdür. "Fatura", "Kasa", "Dekont" gibi modüllerde yapılan kayıtlar, muhasebe entegre çalışılıyorsa ve muhasebe entegrasyonu kurulmuşsa, yevmiye fiş maddeleri halinde geçici bir havuza aktarılır. Geçici kayıtlar "Muhasebe" modülüne aktarılmadan önce, son kez kontrol amaçlı izlenebilir, üzerinde gerekli düzeltmeler yapılabilir, yanlış oluşan kayıtlar iptal edebilir ve gerekli durumda elle kayıt eklenebilir. Bu işlemler bittikten sonra da toplu olarak "Muhasebe" modülüne aktarılır.
"Entegrasyon Kayıtları" ekranı; Kullanıcı No, Kasa Tahsil, Kasa Tediye, Müşteri Borç, Müşteri Alacak, Satıcı Borç, Satıcı Alacak ve Dekont olmak üzere sekiz sekmeden oluşur. "Ön Muhasebe" modüllerinden yapılan işlem türlerine bağlı olarak her bir işlem kendi ait olduğu bölüme aktarılır ve ilgili bölümden yevmiye maddeleri izlenir.
Kullanıcı No
| Entegrasyon Kayıtları Ekranı | |
|---|---|
| Kullanıcı No | İşlenecek hareketin hangi kullanıcı tarafından yapıldığının belirlenmesi için kullanıcı numarası girilen alandır. Rehber butonu |
Kasa Tahsil
"Kasa" modülündeki tahsilat kayıtlarından,
"Fatura" modülündeki müşterilere (Alıcı) kesilen kapalı satış faturalarından,
"Fatura" modülündeki muhtelif müşterilere kesilen muhtelif satış faturalarından,
"Müstahsil" modülünden aynı tipte müstahsil makbuzu kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
| Entegrasyon Kayıtları Ekranı | |
|---|---|
Kasa Kodu | Sadece "Kasa Tahsil" ve "Kasa Tediye" fiş izleme bölümlerinde sorgulanır. "Kasa" modülünde çoklu kasa kullanan firmaların, kasa koduna göre fiş izlemesini sağlar. İlgili hareketin hangi kasadan yapıldığı izlenir. Rehber butonu |
Muhasebe Kod | İlgili modüllerden yapılan kayıtlar sırasında girilen muhasebe hesap kodudur. Alanın sağ tarafında ilgili hesabın ismi izlenir. Rehber butonu |
Yevmiye Açıklama | İlgili modüllerden girilen açıklama bilgilerinin izlendiği alandır. Ekrana gelen açıklama, "Muhasebe" modülüne aktarım yapıldığı zaman yevmiye fişinin “Açıklama-1” alanından izlenebilir. |
Tarih | "Ön Muhasebe" modüllerinden, entegre kaydın oluşturulduğu tarihin izlendiği alandır. "Ön Muhasebe" bölümlerinden entegre kaydedilen hareketler, entegrasyon tarafına, belgenin kaydedildiği günün tarihiyle işlenir. |
Tutar | İlgili modülden girilen tutar bilgisinin izlendiği alandır. "Tutar" alanında (+) / (-) olarak görülen rakamlar, alacak ve borç kayıtlarını temsil eder. Entegrasyon kayıtlarındaki seçenekler bazında; Kasa Tahsil Fişi : Borç - Alacak + Kasa Tediye Fişi : Borç + Alacak - Müşteri Borç Mahsubu : Borç - Alacak + Müşteri Alacak Mahsubu : Borç + Alacak - Satıcı Borç Mahsubu : Borç - Alacak + Satıcı Alacak Mahsubu : Borç + Alacak - Dekont Mahsubu : Borç + Alacak - değerlerini alır. |
Miktar | Entegrasyon → Kayıt → Entegrasyon Kodları → Fatura Genel → “Faturadan Miktarlar Muhasebeye Geçecek ” seçeneğinin işaretlendiği durumlarda; "Satış/Alış faturaları", "Müstahsil Makbuzu" ve "Depolar Arası Transfer" bölümlerinden aktarılan kayıtların "Miktar" bilgisinin izlendiği alandır. |
Evrak Tarihi | Entegrasyona aktarılan kaydın üzerinde bulunan tarihtir. |
Referans Kodu | Muhasebe → Kayıt → Muhasebe Parametreleri → “Fişlerde Referans Kodu Sorulsun” parametresinin işaretlenerek, referans kodu takibinin yapıldığı durumlarda, "Ön Muhasebe" modüllerinde işlem sırasında girilen referans kodunun izlendiği alandır. |
İşlem Tip | Entegrasyon → Kayıt → İşlem Tipi Tanımlama bölümünden tanımlanan ve ön muhasebeden yapılan kayıtlar esnasında seçilen yada otomatik olarak aktarılan işlem tipinin izlendiği alandır. |
Döviz Tipi | Yardımcı Programlar → Kayıt → Şirket-Şube Parametreleri → “Döviz Uygulaması Var” parametresini işaretleyerek işlem yapan firmalar için, kayıt sırasında kullandıkları döviz tipinin izlendiği alandır. |
Döviz Tutarı | Yardımcı Programlar → Kayıt → Şirket-Şube Parametreleri → “Döviz Uygulaması Var” parametresini işaretleyerek işlem yapan firmalar için, kayıt sırasında kullandıkları döviz tipine göre, ilgili kaydın döviz tutarının izlendiği alandır. |
Modül | İlgili entegrasyon kaydının işlendiği ön muhasebe modülünün izlendiği alandır. |
Tip | İşlemler sonucu oluşan kayıt tiplerinin izlendiği alandır. "Ön Muhasebe" modüllerinden yapılan kayıtların tipi, program tarafından atanan numaralama sistemi ile takip edilir. Kayıtların üzerinde düzeltme yapılıp yapılmadığı, ilgili kaydın iptal edilen bir kayıt olup olmadığı entegrasyona iz düşümü olarak aktarılır. Bu nedenle, cari ve stok hareket gibi kayıtların iptali yapılamaz. İlgili kaydın girildiği modül ve bölümden kayıt bulunarak, iptal edilerek ya da ters madde işlemi yapılarak hatalı kaydın düzeltilmesi gerekir. Programda oluşan iz takibi, yapılan kayıtların güvenirliğini artırma ve takip etme amacıyla kullanılır. Kayıt Tipleri; Normal, Düzeltilmiş Kayıt, İptal Edilmiş Kayıt, Düzeltilmiş (Bulunamadı), İptal Edilmiş (Bulunamadı) olmak üzere beş tipten oluşur. 1-Normal Muhasebeye aktarılacak olan normal bir kayıt olduğunu belirtir. İlgili kayıt yeni kayıt olup, sonrasında herhangi bir işlem görmeyen kayıttır. Yani, hiçbir değişiklik göstermemiş ve iptali yapılmamış kayıttır. 2-Düzeltilmiş Kayıt Muhasebeye aktarılacak olan kaydın düzeltilmiş son durumunu belirtir. Bu tür kayıtlarda düzeltme işlemi yapılmıştır. Bu kaydın eski şekli, "İptal Edildi" tipinden izlenir. 3-İptal Edilmiş Kayıt Üzerinde düzeltme yapılan bir kaydın eski şekli bu numara ile izlenir. Bu tür kayıtlar, kullanıcılar tarafından aktarılan bir kayıt ya da iptal edilen bir kayıt değil, program tarafından oluşturulan iz kayıtlarıdır. Bu numaraya ait kayıtlar muhasebeye aktarılmaz. Sadece, iz takibi olarak ekrandan izlenir. Bu tür kayıtların toplu olarak silinmesi ve ortadan kaldırılması için, “Entegrasyon Kontrolü” bölümünün çalıştırılması gerekir. Kullanıcı istediği zaman bu bölümden elle (manuel) silme işlemi yapabilir. 4-Düzeltilmiş (Bulunamadı) Entegrasyon → Kayıt → "Entegrasyon Kayıtları" bölümünden eski şekli bulunamayan kayıtlar için yapılan düzeltme kayıtlarında atanan tiptir. Bulunamayan kayıtlar ya entegrasyon bölümünden silinmiş ya da muhasebeye aktarılarak yevmiye fişi haline getirilmiştir. Bu tür kayıtlar muhasebeye aktarılmaz. Sadece, bilgi amaçlı izlenir. 5-İptal Edilmiş (Bulunamadı) İlgili bölümlerden kaydedile ve eski şekli bulunamayan kayıtlar için, yapılan iptal kayıtlarına atanan tiptir. Bulunamayan kayıtlar; ya "Entegrasyon Kontrolü" ile ortadan kaldırılmış ya da muhasebeye aktarılarak yevmiye fişi haline getirilmiştir. "Entegrasyon" modülünde bulunamayan ve "Ön Muhasebe" modüllerden yapılan "İptal Kayıtları" (kayıt yeri ve modülü ne olursa olsun) "Dekont Mahsubu" bölümüne aktarılır. İptal edilen kayıtların "Muhasebe Kodu", "Miktar" ve "Tutar" bilgileri izlenemez. Sadece, Entegrasyon → Kayıt → Entegrasyon Kayıtları → "Dekont Mahsubu" sekmesinden bulunamayan fakat iptal edilen kayıtların açıklamaları "Yevmiye Açıklama" bölümünden izlenebilir. Bu tür kayıtlar muhasebeye entegre edilmez. Kayıtların silinmesi ve toplu olarak ortadan kaldırılması için, "Entegrasyon Kontrolü" bölümünün çalıştırılması gerekir. Bu bölüm çalıştırılmadığı sürece, "Entegrasyon Kayıtları" bölümünde kayıt tipi 3, 4, 5 olanlar birikir. Kullanıcı istediği zaman bu kayıt tiplerini, entegrasyon kayıtlarından elle (manuel) silebilir. Kayıt tipi ile ilgili raporlar, Entegrasyon → Raporlar → Entegrasyon Raporu veya Rapor → Raporlar → Muhasebe-Entegrasyon Raporları → Entegrasyon Listesi bölümünden alınır. |
Entegre Anahtarı | "Muhasebe" modülü ile "Ön Muhasebe" modülleri arasındaki bağlantıyı kuran ve program tarafından otomatik olarak atanan değerdir. Bu değer üzerinde değişiklik yapılamaz. |
Proje Kodu | Yardımcı Programlar/Şirket/Şube Parametre Tanımları’nda “Proje Kodu Uygulaması Var” parametresi işaretlenerek proje kodu takibi yapılıyorsa ön muhasebe modüllerinden işlem sırasında girilen proje kodunun izlenebileceği sahadır. |
K.No | Entegrasyon kayıtlarına işlenmiş bir hareketin hangi kullanıcı numarasına ait kullanıcı tarafından yapıldığının izlenebildiği alandır. Kullanıcı tanımlama ve takibi hakkında detay bilgi için bakınız Kullanıcı İşlemleri/Kullanıcı Kayıtları. Yardımcı Programlar/Şirket/Şube Parametre Kayıtları bölümünden, “Entegrasyonda Kullanıcı No Sorulsun” parametresi işaretlenmiş ise herhangi bir seçenekten entegrasyon kayıtları bölümüne girildiğinde ekrana ilk olarak gelecek sorgu Kullanıcı No’dur. Firmalarda ön muhasebeden yapılan kayıtlar ayrı ayrı bölümlerden yapılmaktadır. Ön muhasebenin belli bir bölümünden kendisi ile ilgili kayıtları görmek isteyen kullanıcı, oluşan muhasebe kayıtlarını izlemek amacıyla fiş izleme bölümüne girdiğinde, tüm kayıtların bir arada bulunduğu bir ortamla karşılaşmaktadır. Bu kayıtların arasından kendi yapmış olduğu kayıtları bulabilmesi için, kullanıcı numarası alanına kendi numarasını yazması gerekir, böylece karşısına sadece kendi yaptığı kayıtlar gelecektir. Burada bir hak sınırlaması getirilmemekte, sadece belli bir kullanıcının girdiği kayıtların, tüm kayıtlar arasından seçilerek izlenebilmesi sağlanmaktadır. Burada kayıt yapan kişi kullanıcı numarası ne olursa olsun, diğer kullanıcıların numaralarını vererek, sadece onların yapmış olduğu kayıtları da izleme olanağına sahiptir. “Kullanıcı No” alanı boş geçildiğinde ise herhangi bir ayrım yapılmadan o bölümdeki tüm kullanıcılara ait kayıtlar izlenebilecektir. |
Sıra No | Ön muhasebe modüllerinden entegrasyon kayıtlarına işlenen hareketlere program tarafından otomatik atanan ve üzerinde değişiklik yapılamayan sıra numarasının izlenebildiği alandır. Entegrasyon’dan muhasebe modülüne aktarım yapılırken bu alandaki sıra numarasına göre kısıt verilebilmektedir. |
Vade Günü | Ön muhasebe modüllerinden entegrasyon kayıtlarına işlenen hareketlere ait vade gün değerinin izlenebildiği alandır. Entegrasyon Kayıtları ekranının alt kısmında, ilgili mahsubun içerdiği kayıt tipi 1 ve 2 olan bütün kayıtların borç ve alacak toplamları izlenebilir. Entegrasyon Kayıtları bölümünde, ön muhasebe kayıtlarından, muhasebe kodlarına göre oluşan yevmiye maddeleri tarih sırasında sıralı olarak izlenebilecektir. |
Kasa Tediye Fişi
Kasa modülündeki tediye kayıtlarından, Fatura modülündeki satıcılardan gelen kapalı alış faturalarından, Fatura modülündeki Muhtelif satıcılardan gelen Muhtelif alış faturalarından, Müstahsil modülünden aynı tipte müstahsil makbuzu kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Müşteri Borç Mahsubu
Fatura modülündeki müşterilere (Alıcı) kesilen açık Satış faturaları ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki müşterilere senet/ çek ciro kayıtlarından ve Borç Senet/ Çek modüllerindeki müşterilere ciro kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Müşteri Alacak Mahsubu
Fatura modülündeki müşterilerden (Alıcı) gelen Alış faturaları (iade vb.) ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki müşterilerden gelen senet/ çek alındı kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Satıcı Borç Mahsubu
Fatura modülündeki satıcılara kesilen Satış faturaları (iade vb.) ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki satıcılara senet/ çek ciro kayıtlarından ve Borç Senet/ Çek modüllerindeki satıcılara ciro kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Satıcı Alacak Mahsubu
Fatura modülündeki satıcılardan gelen Alış faturaları ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki satıcılardan gelen senet/ çek alındı kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Dekont Mahsubu
Dekont modülünden oluşan tüm kayıtları, Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki tahsile, teminata ciro işlemleri, Banka modülünden entegre edilen kayıtları, Üretim modülünden entegre edilen kayıtları, Maliyet Mahsubu, Ticari Maliyet Mahsubu, Çek/Senet Kur Farkı kayıtlarını, Ödeme Emirleri Kayıtlarını, Demirbaş ve Personel programından entegre edilen kayıtları kapsar.
Bu 7 bölümden oluşan entegrasyon kayıtlarında her bir bölüme ait alanların kullanımı diğerleri ile aynıdır.