Muhasebe Bölümü'nde, "Kayıt/Entegre" menüsünün altında yer alır. "Ön Muhasebe" bölümlerinden oluşturulan ve muhasebeye aktarılması istenen fiş kayıtlarının izlenmesini ve düzenlenmesini sağlayan bölümdür. "Fatura", "Kasa", "Dekont" gibi modüllerde yapılan kayıtlar, muhasebe entegre çalışılıyorsa ve muhasebe entegrasyonu kurulmuşsa, yevmiye fiş maddeleri halinde geçici bir havuza aktarılır. Geçici kayıtlar "Muhasebe" modülüne aktarılmadan önce, son kez kontrol amaçlı izlenebilir, üzerinde gerekli düzeltmeler yapılabilir, yanlış oluşan kayıtlar iptal edebilir ve gerekli durumda elle kayıt eklenebilir. Bu işlemler bittikten sonra da toplu olarak "Muhasebe" modülüne aktarılır.
"Entegrasyon Kayıtları" ekranı; Kullanıcı No, Kasa Tahsil, Kasa Tediye, Müşteri Borç, Müşteri Alacak, Satıcı Borç, Satıcı Alacak ve Dekont olmak üzere sekiz sekmeden oluşur. "Ön Muhasebe" modüllerinden yapılan işlem türlerine bağlı olarak her bir işlem kendi ait olduğu bölüme aktarılır ve ilgili bölümden yevmiye maddeleri izlenir.
Kullanıcı No
| Entegrasyon Kayıtları Ekranı | |
|---|---|
| Kullanıcı No | İşlenecek hareketin hangi kullanıcı tarafından yapıldığının belirlenmesi için kullanıcı numarası girilen alandır. Rehber butonu |
Kasa Tahsil
"Kasa" modülündeki tahsilat kayıtlarından,
"Fatura" modülündeki müşterilere (Alıcı) kesilen kapalı satış faturalarından,
"Fatura" modülündeki muhtelif müşterilere kesilen muhtelif satış faturalarından,
"Müstahsil" modülünden aynı tipte müstahsil makbuzu kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
| Entegrasyon Kayıtları Ekranı | |
|---|---|
Kasa Tediye Fişi
Kasa modülündeki tediye kayıtlarından, Fatura modülündeki satıcılardan gelen kapalı alış faturalarından, Fatura modülündeki Muhtelif satıcılardan gelen Muhtelif alış faturalarından, Müstahsil modülünden aynı tipte müstahsil makbuzu kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Müşteri Borç Mahsubu
Fatura modülündeki müşterilere (Alıcı) kesilen açık Satış faturaları ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki müşterilere senet/ çek ciro kayıtlarından ve Borç Senet/ Çek modüllerindeki müşterilere ciro kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Müşteri Alacak Mahsubu
Fatura modülündeki müşterilerden (Alıcı) gelen Alış faturaları (iade vb.) ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki müşterilerden gelen senet/ çek alındı kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Satıcı Borç Mahsubu
Fatura modülündeki satıcılara kesilen Satış faturaları (iade vb.) ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki satıcılara senet/ çek ciro kayıtlarından ve Borç Senet/ Çek modüllerindeki satıcılara ciro kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Satıcı Alacak Mahsubu
Fatura modülündeki satıcılardan gelen Alış faturaları ile Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki satıcılardan gelen senet/ çek alındı kayıtlarından entegre edilen kayıtları kapsar.
Dekont Mahsubu
Dekont modülünden oluşan tüm kayıtları, Müşteri Senet/ Çek modüllerindeki tahsile, teminata ciro işlemleri, Banka modülünden entegre edilen kayıtları, Üretim modülünden entegre edilen kayıtları, Maliyet Mahsubu, Ticari Maliyet Mahsubu, Çek/Senet Kur Farkı kayıtlarını, Ödeme Emirleri Kayıtlarını, Demirbaş ve Personel programından entegre edilen kayıtları kapsar.
Bu 7 bölümden oluşan entegrasyon kayıtlarında her bir bölüme ait alanların kullanımı diğerleri ile aynıdır.
| Entegrasyon Kayıtları Ekranı | Kasa Tahsil |
|---|---|
Kasa Kodu | Sadece Kasa Tahsil ve Kasa Tediye fiş izleme bölümlerinde sorgulanır. Kasa modülünde çoklu kasa kullanımı olan firmaların, kasa koduna göre fiş izleme yapabilmesini sağlar. İlgili hareketin hangi kasa koduna ait kasadan yapıldığının izlenebildiği alandır. |
Muh. Kod | İlgili modüllerden yapılan kayıtlar sırasında girilen muhasebe hesap kodudur. İlgili hesabın ismi yan tarafta izlenebilir. |
Yevmiye Açıklama | İlgili modüllerden girilen açıklama bilgilerinin izlenebileceği sahadır. Bu alanda görülen açıklama, muhasebe modülüne aktarım yapıldığı zaman yevmiye fişinin “Açıklama1” alanında izlenebilecektir. |
Tarih | Bu sahada ön muhasebe modüllerinden, entegre kaydın oluşturulduğu tarih izlenebilir. Ön muhasebeden, entegre kaydedilen hareketler, entegrasyon bölgesine, belgenin kaydedildiği günün tarihiyle işlenir. |
Tutar | İlgili modülerden girilen tutar bilgisinin izleneceği sahadır. Tutar sahasında (+) / (-) görülen rakamlar alacak ve borç kayıtlarını temsil ederler. Entegrasyon kayıtlarındaki seçenekler bazında;
Kasa Tahsil Fişi : Borç - Alacak + Kasa Tediye Fişi : Borç + Alacak - Müşteri Borç Mahsubu : Borç - Alacak + Müşteri Alacak Mahsubu : Borç + Alacak - Satıcı Borç Mahsubu : Borç - Alacak + Satıcı Alacak Mahsubu : Borç + Alacak - Dekont Mahsubu : Borç + Alacak - değerlerini alır. |
Miktar | Entegrasyon/Entegrasyon Kodları/Fatura Genel bölümünde “Faturadan Miktarlar Muhasebeye Geçecek ” sahasının işaretlendiği durumlarda Satış/Alış faturaları, Müstahsil Makbuzu ve Depolar Arası Transfer bölümlerinden aktarılan kayıtlarda miktar sahaları izlenebilmektedir. |
Evrak Tar. | Entegrasyona aktarılan kaydın üzerinde bulunan tarihtir. |
Ref. Kodu | Muhasebe Modülü/Parametre Girişi bölümünde “Fişlerde Referans Kodu Sorulsun” parametresinin işaretlenerek referans kodu takibi yapılması durumunda, ön muhasebe modüllerinden işlem sırasında girilen referans kodunun izlenebileceği sahadır. |
İ.Tip | İşlem Tipi Tanımlama bölümünden tanımlanan ve ön muhasebeden yapılan kayıtlar esnasında seçilen yada otomatik olarak atanan işlem tipinin izlenebileceği sahadır. |
Döviz Tipi | Yardımcı Programlar/Şirket/Şube/Parametre Tanımları bölümünde “Döviz Uygulaması Var” parametresini işaretleyerek işlem yapan firmalar için, kayıtlar sırasında kullanılan döviz tipinin izlenebileceği sahadır. |
Döviz Tutarı | Yardımcı Programlar/ Şirket/Şube/Parametre Tanımları bölümünde “Döviz Uygulaması Var” parametresini işaretleyerek işlem yapan firmalar için, kayıtlar sırasında kullanılan döviz tipine göre ilgili kaydın döviz tutarının izlenebileceği sahadır |
Modül | İlgili entegrasyon kaydının hangi ön muhasebe modülünden işlendiğinin izlenebileceği sahadır. |
Tip | İşlemler sonucunda oluşan kayıt tiplerinin izlenebileceği sahadır. Ön muhasebe modüllerinden yapılan kayıtların tipi, program tarafından atanan numaralama sistemi ile takip edilmektedir. Kayıtların üzerinde düzeltme yapılıp yapılmadığı, ilgili kaydın iptal edilen bir kayıt olup olmadığı entegrasyona iz düşümü olarak atanmaktadır. Bu nedenle cari ve stok hareket kayıtlarından vb. iptaller yapılamamaktadır. Ancak ilgili kaydın girildiği modül ve bölümden kayıt bulunup iptal edilerek ya da ters madde işlemi yapılarak hatalı kayıt düzeltilmelidir. Programda oluşan iz takibi, yapılan kayıtların güvenirliğini artırma ve takip edebilme amacıyla kullanılmaktadır. Kayıt Tipleri;Normal, Düzeltilmiş, İptal Edilmiş, Düzeltilmiş (Bulunamadı), İptal Edilmiş (Bulunamadı) olmak üzere beş tipten oluşmaktadır |
1-Normal | Muhasebeye aktarılacak olan normal bir kayıt olduğunu belirtir. İlgili kayıt yeni kayıt olup, sonrasında herhangi bir işlem görmemiştir. Yani bu kayıt değişiklik göstermemiştir, iptali yapılmamıştır. |
2-Düzeltildi | Muhasebeye aktarılacak olan kaydın düzeltilmiş son durumunu belirtir. Bu tür kayıtlarda düzeltme yapılmıştır. Bu kaydın eski şekli 3 numaralı tipte (İptal Edildi) izlenebilir. |
3-İptal Edildi | Üzerinde düzeltme yapılan bir kaydın eski şekli bu numara ile izlenebilir. Bu tür kayıtlar kullanıcılar tarafından atanan bir kayıt ya da iptal edilmiş kayıt değil, program tarafından oluşturulan iz kayıtlarıdır. Bu numaraya ait kayıtlar muhasebeye aktarılmayacaktır, sadece iz takibi olarak ekrandan izleneceklerdir. Bu tür kayıtların toplu olarak silinmesi ve ortadan kaldırılabilmesi için “Entegrasyon Kontrolü” bölümünün çalıştırılması gereklidir. İstenilirse bu bölümden de manuel silinebilmektedir. |
4-Düzeltildi Bulunamadı | Entegrasyon/Entegrasyon Kayıtları bölümünden eski şekli bulunamayan kayıtlar için yapılan düzeltme kayıtlarında atanan tiptir. Bulunamayan kayıtlar ya entegrasyon bölümünden silinmiş ya da muhasebeye aktarılarak yevmiye fişi haline getirilmiştir. Bu tür kayıtlar muhasebeye aktarılmayacaktır, sadece bilgi amacıyla izlenebilir. |
5-İptal Edildi Bulunamadı | İlgili bölümlerinden yapılan ve eski şekli bulunamayan kayıtlar için, yapılan iptal kayıtlarına atanan tiptir. Bulunamayan kayıtlar ya Entegrasyon Kontrolü ile ortadan kaldırılmış ya da muhasebeye aktarılarak yevmiye fişi haline getirilmiştir. Entegrasyon Modülünde bulunamayan ve Ön modüllerden yapılan 5 tipli İptal kayıtları (kayıt yeri ve modülü ne olursa olsun) Dekont Mahsubu bölümüne aktarılacaktır. İptal edilen kayıtların muhasebe kodu, miktar ve tutar bilgileri izlenemeyecektir. Sadece Entegrasyon Modülü/Entegrasyon Kayıtları/ Dekont Mahsubu bölümünden bulunamayan fakat iptal edilen kayıtların açıklamaları Yevmiye Açıklama bölümünden izlenebilecektir. Bu tür kayıtlar muhasebeye entegre edilmeyecektir. Bu tür kayıtların silinmesi ve toplu olarak ortadan kaldırılabilmesi için Entegrasyon Kontrolü bölümünün çalıştırılması gereklidir.
Kayıt tipi ile ilgili raporlar, Entegrasyon Modülü/Raporlar/Entegrasyon Raporu veya Rapor Modülü/Muhasebe, Entegrasyon Raporları/ Entegrasyon Listesi bölümünden alınabilir. Kayıt tiplerinin silinmesi ve ortadan kaldırılması için Entegrasyon Kontrolü bölümü çalıştırılmalıdır. Bu bölüm çalıştırılmadığı sürece, Entegrasyon Kayıtları bölümlerinde kayıt tipi 3, 4, 5 olanlar birikecektir. İstenilirse bu kayıt tipleri entegrasyon kayıtlarından manuel de silinebilmektedir. |
Entegre Anahtarı | Muhasebe modülü ile ön muhasebe modülleri arasındaki bağlantıyı kuran ve program tarafından otomatik olarak atanan değerdir. Bu değer üzerinde değişiklik yapılamaz sadece izleme yapılabilir. |
Proje Kodu | Yardımcı Programlar/Şirket/Şube Parametre Tanımları’nda “Proje Kodu Uygulaması Var” parametresi işaretlenerek proje kodu takibi yapılıyorsa ön muhasebe modüllerinden işlem sırasında girilen proje kodunun izlenebileceği sahadır. |
K.No | Entegrasyon kayıtlarına işlenmiş bir hareketin hangi kullanıcı numarasına ait kullanıcı tarafından yapıldığının izlenebildiği alandır. Kullanıcı tanımlama ve takibi hakkında detay bilgi için bakınız Kullanıcı İşlemleri/Kullanıcı Kayıtları. Yardımcı Programlar/Şirket/Şube Parametre Kayıtları bölümünden, “Entegrasyonda Kullanıcı No Sorulsun” parametresi işaretlenmiş ise herhangi bir seçenekten entegrasyon kayıtları bölümüne girildiğinde ekrana ilk olarak gelecek sorgu Kullanıcı No’dur. Firmalarda ön muhasebeden yapılan kayıtlar ayrı ayrı bölümlerden yapılmaktadır. Ön muhasebenin belli bir bölümünden kendisi ile ilgili kayıtları görmek isteyen kullanıcı, oluşan muhasebe kayıtlarını izlemek amacıyla fiş izleme bölümüne girdiğinde, tüm kayıtların bir arada bulunduğu bir ortamla karşılaşmaktadır. Bu kayıtların arasından kendi yapmış olduğu kayıtları bulabilmesi için, kullanıcı numarası alanına kendi numarasını yazması gerekir, böylece karşısına sadece kendi yaptığı kayıtlar gelecektir. Burada bir hak sınırlaması getirilmemekte, sadece belli bir kullanıcının girdiği kayıtların, tüm kayıtlar arasından seçilerek izlenebilmesi sağlanmaktadır. Burada kayıt yapan kişi kullanıcı numarası ne olursa olsun, diğer kullanıcıların numaralarını vererek, sadece onların yapmış olduğu kayıtları da izleme olanağına sahiptir. “Kullanıcı No” alanı boş geçildiğinde ise herhangi bir ayrım yapılmadan o bölümdeki tüm kullanıcılara ait kayıtlar izlenebilecektir. |
Sıra No | Ön muhasebe modüllerinden entegrasyon kayıtlarına işlenen hareketlere program tarafından otomatik atanan ve üzerinde değişiklik yapılamayan sıra numarasının izlenebildiği alandır. Entegrasyon’dan muhasebe modülüne aktarım yapılırken bu alandaki sıra numarasına göre kısıt verilebilmektedir. |
Vade Günü | Ön muhasebe modüllerinden entegrasyon kayıtlarına işlenen hareketlere ait vade gün değerinin izlenebildiği alandır. Entegrasyon Kayıtları ekranının alt kısmında, ilgili mahsubun içerdiği kayıt tipi 1 ve 2 olan bütün kayıtların borç ve alacak toplamları izlenebilir. Entegrasyon Kayıtları bölümünde, ön muhasebe kayıtlarından, muhasebe kodlarına göre oluşan yevmiye maddeleri tarih sırasında sıralı olarak izlenebilecektir. |