E-posta Dinleme

Amaç

Otomatik Görevler | E-posta dinleme ile gelen mailin e-postalar menüsüne kaydedilmesi ve e-posta dinleme işlem parametre seçimine göre destek kayıtları oluşturulsun, kişi kartı aktarılsın ve yoksa oluşturulsun, firma kartı aktarılsın ve domain eşleştirilsin işlemi sağlar.

1- Gereksinimler

E-posta dinleme işlemi için hangi protokol ile çalışıldığı belirlemek gerekir. E-posta dinleme otomatik görev parametre ayarları IMAP protokolüne uyumlu olarak çalışır. POP ve SMTP gereksinimleri için geçerli değildir.

2- Kullanım

Tanımlar → Otomatik Görevler → Yeni Otomatik Görev  butonu tıklanır. Görev tipi "E-posta dinleme" seçilir. Otomatik Görev tanımlarındaki gibi otomatik görev detay ekranındaki alanlar girilir ve parametre ekranı açılır.

2.1 Parametre Ayarları | Dinleme Ayarları

E-posta dinleme | Dinleme Ayarları ekranında dinlenecek e-posta, şifre, sunucu bilgisi, port, filtre, inbox türü, crm kullanıcı adı ve crm şifre bilgisi bulunur.

E-posta: Dinlenecek mail adresinin tanımlandığı alandır.
Şifre: Dinlenecek mail adresinin şifresinin tanımlandığı alandır. Şifre alanı düz metin ile (şifre açık) görünür haldedir.
Sunucu Bilgisi: Dinlenecek mail adresinin sunucu bilgisidir. IMAP desteği olmalıdır. Örneğin ekran görüntüsünde outlook.office.365.com IMAP desteği bulunmaktadır. IMAP Gmail desteği veya outlook desteği için Outlook veya Gmail destek sayfalarından incelenmelidir.

Port: Dinlenecek mail adresinin port bilgisidir. Varsayılan olarak IMAP Port bilgisi SSL seçili ve port numarası 993 aktif gelir. 
SSL Kullan: Varsayılan olarak işaretli gelir. SSL kutucuğu işaretsiz ise 143 port bilgisi görülür. SSL'li veya SSL'siz kullanım için port numaranız farklı ise port alana manuel giriş sağlanır.
Filtre: Varsayılan olarak filtre ekranı boştur. Filtre oluşturma için (TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY) çıktılarından yararlanılır. 

Inbox Türü: Varsayılan olarak "Okunmadı" seçili gelir. Dinlenecek mail adresinden okunmadı mailleri görüntülemeyi sağlar. Diğer Inbox türleri ise okundu, yeni ve hepsi dir.

CRM Kullanıcı adı ve şifresi: Logo CRM'e giriş yapılan kullanıcı adınız ve şifre bilgisi girilir. Amaç quartz için oturum açmayı sağlar.

2.1.1 Dinleme Ayarları için Zorunlu Alanlar

Dinleme ayarları için zorunlu alanlar bulunur. E-posta, CRM kullanıcı adı ve şifre alanları zorunlu alanladır. Fakat E-posta alanından dinleme işlemi yapıldığı için e-posta bilgisini doğru girmeniz beklenir. Aksi taktirde e-posta dinleme işlemi gerçekleşmez. E-posta dinleme işleminden hata alındığında Windows→ Olay görüntüleyicisi→ Uygulama Hizmet Günlükleri → Logo Group altından kaynak sınıf LogoCRMQuartz hata, uyarı veya bilgi durumları görüntülenir.

2.1.2. Filtre Tanımlama

Gelen mailin TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY alanlarına göre filtreleme işlemi yapılabilmektedir.

2.2 Parametre Ayarları | İşlem

İşlem parametre seçimleri varsayılan olarak seçili gelmez. İşlem parametre altında destek kaydı oluşturulsun, kişi ve firma aktarılsın seçimlerine göre yoksa oluşturulsun, domain eşleştirilsin ve ilişkili kayıtlara gelen e-posta ekleme işlemi sağlar.

İşlem Parametre Bilgileri;

1-Hiç bir seçim yapılmazsa: E-posta dinleme → İşlem altında bulunan hiç bir parametre seçeneği seçilmezse, Bölümler→ e-postalar iş nesnesinde gelen e-posta bilgisi görüntülenir.

2-Destek kaydı oluşturulsun: E-posta dinleme | İşlem → Destek kaydı oluşturulsun seçilir. Destek kayıtlar menüsüne gelen e-posta bilgisine göre kayıt açılır. E-posta menüsünden kayıt türü "destek kayıtları" görüntülenir veya destek kayıtları liste ekranından ilgili kayıt görüntülenir.

3-Kişi aktarılsın: E-posta dinleme | İşlem → Kişi aktarılsın kutucuğu seçildiğinde, Gelen e-posta bilgisi kişi kartlarında var ise ilişkili kayıtlar→ e-posta tabı altına eklenir. Kişi kartlarında gelen e-posta bilgisine ait kayıt yoksa, ilişkili kayıtlara ekleme yapılmaz. Sadece e-posta menüsünde e-posta bilgisi olarak ekler.
                        Kişi aktarılsın | Yoksa oluşturulsun: Yoksa oluşturulsun kutucuğu işaretlenirse, dinlenen e-posta adresi kişiler menüsünde yoksa kişi kartı ekler. Yoksa oluşturulsun kutucuk seçimi kişi aktarılsın seçimine bağlıdır ve tek başına seçim yapılmaz.

4-Firma Aktarılsın: E-posta dinleme | İşlem → Firma aktarılsın işaretlenirse, firma ilişkili kayıtlara gelen e-posta bilgisini ekler. Firma kartında gelen e-posta bilgisine ait kayıt yoksa, ilişkili kayıtlara ekleme yapılmaz. Sadece e-posta menüsünde e-posta bilgisi olarak ekler. Ek olarak işlem altında bulunan destek kaydı oluşturulsun ve firma aktarılsın şeklinde seçim yapılabilinir. Bu durumda ise gelen e-postayı destek kayıtlarına kayıt açar ve firma seçim kısmına da e-mail içerisindeki kişiye bakar destek kayıtları firmasına ekler.

          Firma Aktarılsın | Domain eşleştirilsin 

• Firma aktarılsın seçimi var ise gelen e-posta firma menüsü içerisinde kontrol edilerek aranır. Firma üzerinde birebir eşleşen eposta adresi varsa Eposta ilişkilendirilir - aktarım yapılır.

  • Birebir eşleşen eposta adresi yoksa, firma kartı ile ilgili domain içeren kayıt aranır. Bulamazsa gönderici adres domain bilgisi kontrol edilerek firma e-posta bilgilerinden aranır. (3 eposta adresi taranır) Bulunursa e-posta bu firma kaydı ile ilişkilendirilir.

Özet ile Domain eşleştirilsin amacı, gelen e-posta bilgisinin firma→ e-posta 1-2-3 alanı içinde aramayı sağlar.

İşlem |  Diğer E-posta Aktarım Parametreleri

İşlem altındaki e-posta dinleme parametreleri seçimleri değişkenlik gösterebilir. Örneğin Destek kayıtları oluşturulsun seçildiğinde kişi ve firma aktarılsın birlikte seçebilirsiniz. Kişi kartı için yoksa oluşturulsun ve firma kartı için domain eşleştirilsin seçim kutucukları tek başına seçim sağlanamadığından firma ve kişi aktarılsın kutucuk seçimine göre aktif olur.

3- Çıktı

Otomatik Görevler | E-posta dinleme özelliği için uygulama videoları;

1- E-posta dinleme | Dinleme Ayarlarının Oluşturulması

2- E-posta dinleme | İşlem - Destek kaydı oluşturulsun

3- E-posta dinleme | İşlem - Destek kaydı oluşturulsun - kişi aktarılsın | yoksa oluşturulsun

4- E-posta dinleme | İşlem - Destek kaydı oluşturulsun - firma aktarılsın | domain eşleştirilsin