Amaç
E-posta dinleme ile e-mailin sisteme kaydedilmesi, destek kaydı ilişkisinin oluşturulması ve firma-kişi kartları ile ilişkilendirmesidir. Parametre ayarı ile dinleme ayarları ve işlem bilgisine göre e-posta dinleme ayarları oluşturulur.
Bilgilendirme
E-posta dinleme için Otomatik görev → Zamanlama ileri tarihli veya tekrarlı çalıştır olarak zaman seçimine göre çalıştırmanız önerilir.
1- Gereksinimler
E-posta dinleme işlemi için hangi protokol ile çalışıldığı belirlemek gerekir. E-posta dinleme otomatik görev parametre ayarları IMAP protokolüne uyumlu olarak çalışır. POP ve SMTP gereksinimleri için geçerli değildir.
Bilgilendirme
IMAP protokolü için Gmail veya Outlook üzerinden herhangi bir ayar yapılmasına gerek yoktur. Otomatik görevler → Görevi tipi → E-posta dinleme seçildikten sonra parametre ayarlarından dinleme ayarı oluşturmanız yeterlidir.
2- Kullanım
Tanımlar → Otomatik görevler → Yeni görev 
butonu tıklanır. Görev tipi "E-posta dinleme" seçilir. Daha önceki otomatik görev tanımlarındaki gibi otomatik görev alanları girilir.
2.1 Parametre Ayarları | Dinleme Ayarları
E-posta dinleme | dinleme ayarları ekranında dinlenecek e-posta, şifre, sunucu bilgisi, port, filtre, inbox türü, crm kullanıcı adı ve crm şifre bilgisi bulunur.
E-posta: Dinlenecek mail adresinin tanımlandığı alandır.
Şifre: Dinlenecek mail adresinin şifresinin tanımlandığı alandır. Şifre alanı düz metin ile (şifre açık) görünür haldedir.
Sunucu Bilgisi: Dinlenecek mail adresinin sunucu bilgisidir. IMAP desteği olmalıdır. Örneğin ekran görüntüsünde outlook.office.365.com IMAP desteği bulunmaktadır. IMAP Gmail desteği veya outlook desteği için Outlook veya Gmail destek sayfalarından incelenmelidir.
IMAP Bilgileri
Gmail Imap Bilgileri ; Port No = 993, host = imap.gmail.com
Microsoft Outlook, Exchange Imap Bilgileri ; Port No = 993, host = outlook.office365.com
Port: Dinlenecek mail adresinin port bilgisidir. Varsayılan olarak IMAP Port bilgisi SSL ve port numarası 993 aktif gelir.
SSL Kullan: Varsayılan olarak işaretli gelmektedir. SSL kutucuğu işaretsiz ise 143 port bilgisi görülür. SSL'li veya SSL'siz kullanım port numaranız farklı ise port alana girilir.
Filtre: Varsayılan olarak filtre ekranı boştur. Filtre oluşturma için (TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY) çıktılarından yararlanılır.
IMAP Hakkında Ek Bilgi
IMAP
Imap ile birden fazla cihaza aynı anda mail servisi verilebilmektedir. Mail verileri sunucu tarafında tutulup bilgisayara herhangi bir indirme işlemi yapılmamaktadır. Gelen maillerin bayrakları değiştirilebilir ve farklı klasörlere aktarma işlemi yapılabilmektedir. (Gelen kutusu, ertelenenler vs).
Çalışma Mantığı :
Sistem ilk defa çalıştırılırken son mailin ID si alınır ve sonraki isteklerde son mailin ID si başlangıç verilerek yeni gelen mailler listelenir. Kullanıcının belirlediği sıklıkta tekrar dinleme yapılır. Yeni maillerin filtre edilmesi için text alanı açılmıştır. İstenilen mail çıktıları (TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY) sistemde tsq sorgusuyla yazılarak filtrelenebilir.
Inbox Türü: Varsayılan olarak "Okunmadı" seçili gelir. Dinlenecek mail adresinden okunmadı mailleri görüntülemeyi sağlar. Diğer Inbox türleri ise okdundu, yeni ve hepsi dir.
CRM Kullanıcı adı ve şifresi: Logo CRM'e giriş sağlarken kullanıcı adınız ve şifre bilgisi girilir. Amaç quartz için oturum açmayı sağlar.
2.1.1 Dinleme Ayarları Zorunlu Alanlar
Dinleme ayarları için zorunlu alanlar bulunur. E-posta, CRM kullanıcı adı ve şifre alanları zorunlu alanladır. Fakat E-posta alanından dinleme işlemi yapıldığı için e-posta bilgisini doğru girmeniz beklenir. Aksi taktirde e-posta dinleme işlemi gerçekleşmez. E-posta dinleme işleminden hata aldığınızda Windows→ Olay görüntüleyicisi→ Uygulama Hizmet Günlükleri → Logo Group altından kaynak sınıf LogoCRMQuartz hata, uyarı veya bilgi durumları görüntülenir.
Sorunsuz çalışırsa;
2.1.2. Filtre Tanımlama
Gelen mailin TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY alanlarına göre filtreleme işlemi yapılabilmektedir.
Filter Örnekleri
Örnek 1
İstek: Konusunda Hata ifadesi geçen mailler için dinleme başlatılsın.
Filtre: TITLE like '%Hata%'
Örnek 2
İstek: [email protected] adresinden gelen mailler için dinleme başlatılsın.
Filtre: FROM= 'ornek@mail.com'
Örnek 3
İstek: TO da [email protected] adresine gelen ve konusunda Teklif Bilgisi ifadesi geçen mailler için dinleme başlatılsın.
Filtre: TO= '[email protected]' AND TITLE like '%Teklif Bilgisi%'
Örnek 4
İstek: Reply mailleri dışındaki mailler için dinleme başlatılsın.
Filtre: ISREPLY='false'
2.2 Parametre Ayarları | İşlem
İşlem parametre seçimi varsayılan olarak seçili gelmez. İşlem parametre tabı altında destek kaydı oluşturulsun, kişi ve firma aktarılsın seçimlerine göre kayıt oluşturma ve ilişkili kayıtlara e-posta ekleme işlemi sağlanır.
Hiç bir seçim yapılmazsa: E-posta dinleme → İşlem altında bulunan hiç bir parametre seçeneği seçilmezse, e-postalar menüsüne içerisinde gelen e-posta bilgisi görüntülenir.
Destek kaydı oluşturulsun: E-posta dinleme işleminden sonra e-postalara gelen mail eklenir. Gelen e-posta destek kayıtlarına yeni bir kayıt olarak görülür.
Bilgilendirme
Gelen e-posta bilgisi destek kayıtlarına eklenebilmesi için durum alanın dolu olması gerekir. Yeni destek kaydı açtıktan sonra kaydet işlemi yaptığınızda durum alanı boş olduğundan validasyon (zorunlu) alan çalışır. Bu durumu önlemek için Tanımlar→ Diğer → Öndeğer menüsü açılır ve destek kayıtları durum alanı için öndeğer tanımlaması yapılır.
Bilgilendirme
E-posta ile oluşturulan destek kaydı detay ekranında, e-postanın içerik bilgisi, destek kayıtları notlar alanı bilgi olarak eklenir. Ayrıca e-posta bilgisine ulaşmak istenilirse, destek kayıtları→ ilişkili kayıtlar→ e-posta menü başlığı altında görüntülenir.
Kişi aktarılsın: Gelen e-posta bilgisi Kişi kartlarında ilgili e-posta bilgisi ile eşleme sağlar. Kişiler → ilişkili kayıtlara gelen e-posta bilgi aktarılır.
Kişi aktarılsın | Yoksa oluşturulsun: Yoksa oluşturulsun kutucuğu işaretlenirse, dinlenen e-posta adresi kişiler menüsünde yoksa kişi kartı açar. Yoksa oluşturulsun seçimi kişi oluşturulsun seçimine bağlıdır ve tek başına kutu seçimi açık gelmez.
Firma Aktarılsın: Firma aktarılsın sadece işaretlenirse, firma ilişkili kayıtlara gelen e-posta bilgisini ekler. Ek olarak işlem altında bulunan destek kaydı oluşturulsun ve firma aktarılsın şeklinde seçim yapılabilinir. Bu durumda ise gelen e-postayı destek kayıtlarına kayıt açar ve firma seçim kısmına da e-mail içerisindeki kişiye bakar destek kayıtları firmasına ekler.
Bilgilendirme
Firma aktarılsın seçimi yapılması, firma kartını açması anlamına gelmez. Sadece firma kartınızın e-posta bilgisinde, e-posta dinle ile eşleşen mail adres bilgisi var ise firma → ilişkili kayıtlar → E-posta alanını bilgi ekler.
Domain eşleştirilsin
- Firma aktarılsın seçimi var ise Gelen e-posta firma menüsü içerisinde kontrol edilerek aranır. Firma üzerinde birebir eşleşen eposta adresi varsa Eposta ilişkilendirilir - aktarım yapılır.
- Birebir eşleşen eposta adresi yoksa, firma kartı ile ilgili domain içeren kayıt aranır. Bulamazsa gönderici adres domain bilgisi (xxx@xx.com) kontrol edilerek bu domain firma e-posta bilgilerinden aranır. (3 eposta adresi taranır) Bulunursa e-posta bu firma kaydı ile ilişkilendirilir.
Özet ile Domain eşleştirilsinin amacı, gelen e-posta bilgisinin firma→ e-posta içeriğinde arama sağlamasıdır.
İşlem | Diğer E-posta Aktarım Parametreleri
İşlem altındaki e-posta dinleme parametreleri seçimleri değişkenlik gösterebilir. Örneğin Destek kayıtları oluşturulsun seçildiğinde kişi ve firma aktarılsın sadece seçebilirsiniz. Kişi kartı için yoksa oluşturulsun ve firma kartı için domain eşleştirilsin seçim kutucukları tek başına seçim sağlanamadığından firma ve kişi aktarılsın kutucuk seçimine göre aktif olur.