Amaç
E-posta dinleme ile e-mailin sisteme kaydedilmesi, destek kaydı ilişkisinin oluşturulması ve firma-kişi kartları ile ilişkilendirmesidir. Parametre ayarı ile dinleme ayarları ve işlem bilgisine göre e-posta dinleme ayarları oluşturulur.
Bilgilendirme
E-posta dinleme için Otomatik görev → Zamanlama ileri tarihli çalıştır olarak tarih veya saat seçimine göre çalıştırmanız önerilir.
Gereksinimler
E-posta dinleme işlemi için hangi protokol ile çalışıldığı belirlemek gerekir. E-posta dinleme otomatik görev parametre ayarları IMAP protokolüne uyumlu olarak çalışır. POP ve SMTP gereksinimleri için geçerli değildir.
Bilgilendirme
IMAP protokolü için Gmail veya Outlook üzerinden herhangi bir ayar yapılmasına gerek yoktur. Otomatik görevler → Görevi tipi → E-posta dinleme seçildikten sonra parametre ayarlarından dinleme ayarı oluşturmanız yeterlidir.
Kullanım
Tanımlar → Otomatik görevler → Yeni görev 
butonu tıklanır. Görev tipi "E-posta dinleme" seçilir. Daha önceki otomatik görev tanımlarındaki gibi otomatik görev alanları girilir.
Parametre Ayarları | Dinleme Ayarları
E-posta dinleme | dinleme ayarları ekranında dinlenecek e-posta, şifre, sunucu bilgisi, port, filtre, inbox türü, crm kullanıcı adı ve crm şifre bilgisi bulunur.
E-posta: Dinlenecek mail adresinin tanımlandığı alandır.
Şifre: Dinlenecek mail adresinin şifresinin tanımlandığı alandır. Şifre alanı düz metin ile (şifre açık) görünür haldedir.
Sunucu Bilgisi: Dinlenecek mail adresinin sunucu bilgisidir. IMAP desteği olmalıdır. Örneğin ekran görüntüsünde outlook.office.365.com IMAP desteği bulunmaktadır. IMAP Gmail desteği veya outlook desteği için Outlook veya Gmail destek sayfalarından incelenmelidir.
IMAP Bilgileri
Gmail Imap Bilgileri ; Port No = 993, host = imap.gmail.com
Microsoft Outlook, Exchange Imap Bilgileri ; Port No = 993, host = outlook.office365.com
Port: Dinlenecek mail adresinin port bilgisidir. Varsayılan olarak IMAP Port bilgisi SSL ve port numarası 993 aktif gelir.
SSL Kullan: Varsayılan olarak işaretli gelmektedir. SSL kutucuğu işaretsiz ise 143 port bilgisi görülür. SSL'li veya SSL'siz kullanım port numaranız farklı ise port alana girilir.
Filtre: Varsayılan olarak filtre ekranı boştur. Filtre oluşturma için (TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY) çıktılarından yararlanılır.
IMAP Hakkında Ek Bilgi
IMAP
Imap ile birden fazla cihaza aynı anda mail servisi verilebilmektedir. Mail verileri sunucu tarafında tutulup bilgisayara herhangi bir indirme işlemi yapılmamaktadır. Gelen maillerin bayrakları değiştirilebilir ve farklı klasörlere aktarma işlemi yapılabilmektedir. (Gelen kutusu, ertelenenler vs).
Çalışma Mantığı :
Sistem ilk defa çalıştırılırken son mailin ID si alınır ve sonraki isteklerde son mailin ID si başlangıç verilerek yeni gelen mailler listelenir. Kullanıcının belirlediği sıklıkta tekrar dinleme yapılır. Yeni maillerin filtre edilmesi için text alanı açılmıştır. İstenilen mail çıktıları (TO, TITLE, BODY, FROM, ISREPLY) sistemde tsq sorgusuyla yazılarak filtrelenebilir.