Program içerisinde girilen verilerin Excel gibi bir araç olmadan standart bir şekilde gridin kolon ve satırlarına yerleştirilerek tablo şeklinde alınmasına Tablo Rapor özelliği ile sağlanmaktadır. Tablo ünitesi rapor tasarımlarındaki tablo kolonlarına göre listeleme yapar. Hangi kolonların ve hangi alanların listeleneceği tablo kolonlarında seçilir.
Tablo raporlarının özellikleri şunlardır.
Kolon Gizle / Göster : Bu özellik listelenen bilginin sol üst köşesindeki butondan (aşağıda kırmızı çerçeve içinde) çalıştırılır. Rapordaki mevcut kolonlar listelenir ve yanlarında onay kutucukları gelir. Bu alanlardan işaretleri kaldırarak ya da ekleyerek raporda gözüküp gözükmemesini sağlayabilirsiniz. Gizlenen kolonlar tekrar işaretlenerek gösterilmesi sağlanabilir. Fare yardımı ile gösterilen kolonlar yer değişikliği yapılabilir.
Kolonlar arası yer değiştirme : Tablo rapor alındıktan sonra listelenen kolonlar kullanıcının isteğine göre yer değiştirilebilmektedir. Kolon mouse ile seçildikten sonra istenilen kolona sürükle ile taşınabilir.
Sıralama özelliği : Bu özellik sıralama yapılacak kolon üzerine tıklanarak aktif edilir. Raporda listelenen tüm kolonlara göre sıralama yapılabilir. Sıralama yapılan kolon üzerinde ok işareti gelir. İlk tıklamada metin ve sayısal alanlarda listeleme küçükten büyüğe doğru olur. Aynı kolon başlığı tekrar tıklanırsa listeleme büyükten küçüğe olur. Tarih alanlarında ise sıralama yeniden eskiye doğrudur, aynı alan tekrar seçilirse sıralama eskiden yeniye doğru değişir.
Filtre : Herhangi bir kolon başlığı üzerindeki ok işaretine basılarak filtre ekranı açılabilir. "Hepsi" seçilirse ilgili kolondaki tüm satırlar listelenir. Yanına işaret konularak/kaldırılarak istenen seçim yapılabileceği gibi, özel seçeneğine girilerek özel filtre ekranından istenen koşullarda bilgilerin filtre edilmesi sağlanabilir. Burada büyük, küçük, eşit, benzeyen, farklı gibi parametreler kullanılabilir.
Bir başka filtre verme yöntemi de şudur; Rapor içerisinde sağ fare tuşu menüsündeki Filtre satırı seçilirse kolonların altında filtre satırı açılır. Bu satıra filtre edilecek alan adı yazılabilir. Örneğin cari hesap unvanı alanına XYZ PAZARLAMA yazılırsa yalnızca ilgili cari hesaba ait kayıtlar listelenecektir. Bu filtre alanında soru işareti karakteri "?" bir, yıldız "*" ise tüm karakterler anlamına gelir.
Tanımlı kolonlar : Tablo olarak alınan rapora yeni kolon eklemek gerektiğinde, Tanımlı kolonlar alanından "Ekle" işlemi ile "Sayısal", "Metin" ve "Tarih" tipinde alanlar eklenebilir. "Değiştir" işlemi ile eklenen kolonlar üzerinde değişiklik yapılabilmektedir.
Yeni Kolon Adı : Eklenecek olan kolon adı bilgisidir. Boş olarak geçilemez. Kolon ismi verildikten sonra "Ekle" işlemi yapılabilir.
Ekle : Yeni kolon eklendiği zaman kullanılmaktadır. Eklenen kolonun kolon tipi kullanıcı tarafından özelliğe göre seçilmelidir.
Formül Hesaplama penceresinde fonksiyonlar kullanılarak hesaplama yada değerler tanımlanabilir.
Genel Toplam = FATURA TOPLAMI + TOPLAM KDV
İstenilen bilgi;
Genel Toplam = Col(8)+Col(11)
Formül hesaplama penceresinde yazılabilir.
Kolonlar alanında "Sayısal" alanlar toplandığı zaman yeni kolon tipi "Sayısal" olmalıdır. Yeni kolon tipi yanlış seçildiği zaman "Hesaplama sırasında hata oluştu" mesajı alınmaktadır.
Değiştir : Daha önceden eklenen kolon üzerinde değişiklik yapılacağı zaman kullanılır. Eklenen kolon değiştirildiği zaman kolon tipi kullanıcı tarafından değiştirilememektedir.
Formül Kullanımı:
Standart fonksiyonlara ek olarak, kırmızı kutuyla belirtilen 3 fonksiyonu eklenmiştir. Kullanımları şu şekildedir;
COL() : İçerisindeki parametreyle belirttiğiniz kolondaki değerleri sırayla almaktadır. Ekran görüntüsünde görüldüğü gibi soldaki kolonlar listesindeki bir satıra çift tıkladığınızda da otomatik o kolonun numarasıyla formüle eklenmektedir.
CELL(,) : 2 Parametresi var. Birincisi kolon ikincisi de satır belirtiyor. Mesela CELL(2,5) derseniz 2. kolonun 5.satırı anlamına gelmektedir.
ROW() : Aslında bu fonksiyon her satırda artan bir sayaç gibi davranmaktadır. Fonksiyonlar penceresine çift tıklandığında öndeğer olarak ROW(0) olarak ekleniyor. Tek başına kullanımı çok anlamlı durmasa da CELL komutu ile kullanılabilir. Mesela CELL(2,ROW(-1)) formülü ikinci kolonun 1 satır öncesinden başlayarak dataları alır. Bunun dışında 1 den satır sayısına kadar artan bir sayaç olarak da kullanılabilir. Olmayan satırlar için "0" değeri gelmektedir.
Pencerenin sol altındaki düğme pencereyi kapatmadan formülü bir çalıştırıp hata var mı diye kontrol etmek için. Hata yoksa eğer "Formülde yazım hatası yok" mesajı alınmaktadır.
Örnek : Satış faturaları dökümü raporunda "Genel Toplam" diye bir alan eklenip "FATURA TOPLAMI" alanı satır satır toplanması isteniyorsa eğer;
Formül Hesaplama : Col(8)+CELL(21,ROW(-1))
Col(8) : kolonlar alanında yer alan "FATURA TOPLAMI" kolonudur.
CELL(21,ROW(-1)) : 21 – yeni eklenecek olan "Genel Toplam" kolonunun numarasıdır. ROW(-1) bir önceki satır bilgisidir. 21. kolonun bir önceki satırı anlamına gelmektedir.
Gruplama Özelliği : Raporda listelenen bilgilerin istenilen kolon ya da kolonlara göre gruplanmasını sağlar. Hangi kolona göre gruplama yapılacaksa o kolon başlığı "Gruplamak istediğiniz kolonun başlığını buraya sürükleyin" yazan üstteki bölüme sürüklemek ve bırakmak yeterlidir. İstenirse gruplama sonrası başka kolonlarda sürükle bırak yapılarak iç içe gruplar oluşturulabilir. Grupların detaylarını görmek için yanlarında bulunan artı "+" tuşları kullanılır. Ayrıca tüm artıların açılması ya da kapanması içinde sağ fare tuşu menüsündeki "Tüm Grupları Genişlet", "Tüm Grupları Daralt" seçenekleri kullanılabilir.
İstenirse gruplama sonrası başka kolonlarda sürükle bırak yapılarak iç içe gruplar oluşturulabilir.
Grup bazında hesaplama istenildiği zaman sağ fare tuşu menüsünden fonksiyon tipi seçilir. Hesaplamaların sadece seçilecek satırlara göre yapılması mümkündür.
Grup alt bilgileri her zaman görünsün : Gruplama işlemi yapıldıktan sonra gruplama ile ilgili toplam alanları eklenip gruplar daraltıldığında eklenen toplam bilgilerinin görünmesi için sağ klikten "Grup alt bilgileri her zaman görünsün" seçilebilir.
Hesaplama Fonksiyonları : İstenilen bir kolona göre toplam, ortalama, maximum ya da minimum değer hesaplatılabilir. Hesaplama için Hesaplama Fonksiyonu bölümünden kolonlarda hangi kolona göre hesaplama istendiği seçilir. İşlem'de yaptırılacak işlem seçilir. Ekle denildiğinde ilgili kolonun altına hesaplama sonucu gelir. Hesaplamayı silmek için ise ilgili kolonda sil yazmak yeterlidir.
Ayrıca satırlar üzerinde sağ fare tuşu tıklandığı zaman "Sadece seçili satırlar hesaplansın" işaretliyse; sadece mouse ile seçili satırları hesaplar ve seçim her değiştiğinde otomatik günceller. "Boş alanlar hesaplamaya dahil edilmesin" işaretliyse, hiçbir veri içermeyen satırlar hesaplama fonksiyonlarına dahil edilmez. Örneğin bir kolonda bazı satırlar boş olsun normalde ortalama alınırken o satırlar için sıfır "0" değeri kullanılır ama bu seçenek seçilirse ortalamaya hiç dahil edilmezler.
Gruplar bazında da hesaplama yaptırılabilir. Bunun için gruplama yaptırıldıktan sonra ilgili grup satırı üzerinde sağ fare tuşu menüsünden fonksiyon tipi seçilir. Bu durumda grup bazında hesaplama yaptırılabilir.
Hesaplamaların sadece seçilecek satırlara göre yapılması mümkündür. Bunun için CTRL tuşuna basılı olarak seçilecek satırlar işaretlenmiş olur. Sağ fare tuşu menüsündeki "Hesaplama Fonksiyonu" "Sadece Seçili Satırlar Hesaplansın" işaretlenmelidir. Bundan sonra hem genel fonksiyonlar hem de grup bazlı fonksiyonlar sadece seçili satırlar için hesaplama yapar.
Tasarım kaydet/yükle işlemi : Tablo rapor olarak alınan rapor, üzerinde yukarıdaki değişiklikler yapıldıktan sonra tekrar alındığı zaman aynı format alınabilmesi veya bir başka firmada aynı formatta alınsın diye "Tasarım kaydet/yükle" işlemi kullanılmaktadır.
Dosyaya kaydet / Dosyadan yükle : "Dosyaya kaydet" işaretlenerek "kaydet" işlemi yapıldığı zaman tablo rapor tasarımını diske "TRL" uzantılı dosya olarak yazmaktadır. Fiziksel olarak dışarı yazılan "TRL" uzantılı dosya bir başka firmada yada aynı firmada "Dosyadan yükle" işaretlenerek "Yükle" işleminden içeri alınabilir.
Tasarımı Kaydet : "Dosyaya kaydet" işaretlenmeden "kaydet" işlemi yapıldığı zaman tablo rapor tasarımını veri tabanında "L_TABLELAYS_001" firma uzantılı tabloya yazmaktadır.
Öndeğer olarak kaydedildiği zaman herhangi yükleme işlemi yapmadan öndeğer rapor tasarımı yüklenebilir. Öndeğer işaretlenmediği zaman "Dosyadan yükle" işaretlenmeden "Yükle" işleminden içeri alınabilir.
- Program içerisinde veriler girilerek yeni bilgilerle rapor alındığı zaman tablo tasarımı aynen kalmaktadır, içerik güncellenmektedir.
- Tasarım kaydetme işlemi, Kolon gurupları, filtreler, sıralamalar, toplamlar, varsa eklenen yeni kolonlar ve grafikleri kapsamaktadır.
Dosyaya kaydet işlemi : Tablo rapor olarak alınan rapor üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra;
Dosyaya kaydet işlemi ile birlikte Excel , HTML ve XML dosyası olarak kaydedilebilmektedir.
Kaydederken tüm grupların içeriği genişletilsin : Listelenen tablo raporunda Gruplama özelliği varsa grupların içeriği genişletilerek kaydedilmesi isteniyorsa eğer "Kaydederken tüm grupların içeriği genişletilsin" işaretlenerek kaydedilebilir.
Sadece seçili satırlar kaydedilsin : Listelenen tablo raporunda sadece istenilen satırların kaydedilmesi isteniyorsa "Sadece seçili satırlar kaydedilsin" işaretlendikten sonra hangi satırların kaydedilmesi isteniyorsa mouse ile seçildikten sonra kaydedilmesi sağlanabilir.
Dosya türü alanından Excel haricinde HTML ve XML olarak seçilerek ilgili türde rapor kaydedilmesi sağlanabilir.
Yazıcı : Tablo olarak alınan rapor üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra "Yazıcı" seçeneğinden yazıya döküm gönderilebilir.
Sayfa Düzeni : Tablo olarak alınan rapor yazıcıya gönderilmeden önce "Sayfa Düzeni" işleminden yazıcı çıktısı ile ilgili düzenlemeler yapılabilir.
"Baskı önizleme" alanında yapılan değişiklikler izlenebilir yada "Yazdır" alanından yazıcıdan döküm alınabilir.
Baskı Önizleme : Tablo olarak alınan rapor üzerinde değişiklikler yapıldıktan sonra yazıcıya göndermeden önce "Baskı Önizleme" ile yazıcıdan nasıl çıkacağı izlenebilir ve sayfa formatında değişiklikler yapılabilir.
Yukarıda baskı önizleme ile ekrana alına yazıcı çıktısı üzerinde "Tasarla" ile değişiklik yapılabilir.
Grafik : Tablo olarak alınan rapor; kolon ekle ile yeni kolon eklenerek veya listelenen kolonlar dikkate alınarak "Grafik" olarak alınması sağlanabilir.
"Alan Adı" kriter seçimi; "Değerler" raporlamanın hangi değerler üzerine olacağını belirlemek içindir.
Görüntülenen grafik şekli, "Diyagram" seçimi ile değiştirilebilir.
Özelleştir : Grafik'te yer alan listelenen bilgilerde değişiklik yapmak için kullanılır.