Firma verileri üzerinde yapılan her türlü işlemin hangi tarihte ve kim tarafından yapıldığının izlenmesi özellikle kullanıcı sayısı çok olan firmalarda önemli bir sorundur.
Kullanıcıların bilerek ya da bilmeyerek yaptıkları hatalı işlemlerin raporlanabilmesi, firma verilerinin güvenliğinin sürekli olarak denetlenebilmesini sağlar. Diğer yandan firmada çalışan kullanıcıların yaptıkları işlemlerin raporlanabilmesi ile çalışma süreleri belirlenebilir ve elemanların iş yoğunluğuna göre performansları da değerlendirilebilir.
Özetleyecek olursak LOG sistemi ile,
- Firma verilerinin güvenliği sağlanır,
- Çalışanların performans değerlendirmeleri yapılabilir ve elemanların verimli çalışmaları sağlanır.
LOG sistemi kullanıcı şifresini esas alarak çalışır. Sistemin kullanımı seçeneklidir.
LOG sistemini kullanmak için önce kullanıcı tanımında, "Seçenekler" alanında bu kullanıcı için izleme yapılıp yapılmayacağı belirlenir. Eğer kullanıcının yaptığı işlemler izlenecekse "Kullanıcı İzleme" seçeneği işaretlenir.
LOG sistemine ait bilgiler her firma için tek bir dosyada yer alır. İzleme Dosyası Oluştur seçeneği ile izleme bilgileri kaydedilir. Bilgiler kullanıcı adına ve firma numarasına göre sıralı olarak alınabilir.
Programda, kullanıcıların yaptığı işlemler eşzamanlı olarak kaydedilir. LOG sisteminde işlemlerin nasıl yapıldığı değil hangi işlemlerin hangi sırada yapıldığı önemlidir. LOG sisteminde yapılan işlemin ne olduğu tutulur. Ulaşım şekli ise önceki kayıtların sıralamasına bakılarak görülebilir.