Dış paylaşım işlemi dosyalar, çalışma alanları ve paylaştıklarım alanını içerisindeki dosyalar için yapılabilmektedir. Paylaşılan çalışma alanlarında dosya dış paylaşımı yapılabilmesi için "Dış Paylaşım" yetkisinin verilmiş olması gereklidir. Aşağıda ki başlıklar altında paylaşılan çalışma alanlarına bu yetkinin verildiği durumlar için açıklama yapılmıştır.
Dosyalarım alanında dış paylaşım işlemi
Dış Paylaşım İşlemi
Dosya seçilerek, dosya üzerinde ya da dosya detayından dış paylaşım işlemi gerçekleştirilmektedir.Dosya detayından ya da dosya seçilerek dış paylaşım şu şekilde gerçekleştirilir: Ekranın sağ üst köşesinde bulunan paylaşım ikonuna basılır. Bu işlem gerçekleştirildikten sonra dış paylaşım yapılan kullanıcıya bilgilendirme maili gönderilmektedir. Mail içeriğinden "Dosyayı Görüntüle" butonuna basılarak ilgili dosyaya erişim gerçekleştirilir.
Dış Paylaşım İşleminin Süresinin Değiştirilmesi
Dış paylaşım işlemi yapılan dosyalar için kullanıcının erişim süresi değiştirilebilmektedir. "Dış Paylaşım" isimli ekranda erişim süresinin değiştirilmesi istenen mail adresi "Mail Listesi" alanına yazılır ve enter tuşuna basılır. Daha sonra "Geçerlilik Süresi" alanından istenilen yeni erişim süresi seçilir ve "Kaydet" butonuna basılır. Bu butona basıldıktan sonra ilgili mail adresiyle geçerlilik süresi bilgisinin değiştirileceği ile ilgili bir bilgilendirme ekranı gelmektedir. Bu ekranda "Onayla" butona basılır. Bu işlem için kullanıcıya tekrardan bilgilendirme maili gönderilmez. Daha önceden gönderilen mailden yeni belirlenen süre içerisinde kullanıcı dosyaya erişebilmektedir. "Geçerlilik Süresi" isimli alandaki seçenekler şunlardır: 1 Gün, 1 Hafta, 1 Ay, Sınırsız.
Dış Paylaşım İşleminin Sonlandırılması
Dosyaya erişim süresi bitince direk olarak erişim sonlanmaktadır. Dosyanın erişim süresi bittiğinde kullanıcıya gelen mail içeriğinde "Dosyayı Görüntüle" butonuna basıldığı zaman artık kullanıcı bu dosyayı görüntüleyemeyecektir.