Belge Türleri ve Metaveri Alanları

Belge türleri ve metaveri alanlarını gerçek bir örnekle anlatalım.

Üretim sektöründeki bir firma müşterilerine verdiği teklifleri ve siparişe dönüşen formlarını yönetmek istemektedir.

Firmaların sistemde tanımlayabileceği metaveri alanları ve belge türleri aşağıdaki şekildedir:

Metaveri Alanı	Veri Tipi	Liste Verileri
Müşteri Adı	Metin Listesi	Müşteri1, Müşteri2
Teklif Tarihi	Tarih	-
Sipariş Tarihi	Tarih	-
Ürünler	Çoklu Seçim	Kalem, Defter, Kitap
Toplam Fiyat	Sayı	-
Döviz Tipi	Metin Listesi	TL, USD, Euro

Teklif Belge Türü

Belge türü oluşturulurken sistemde tanımlı metaveri alanlarından bazıları seçilmiştir. Seçilen metaveri alanlarının kullanıcılar tarafından girilmesini sağlamak amacıyla istenilen alanlar zorunlu alan haline getirilebilir.

Teklif belge türü alanları aşağıdaki şekildedir:

Metaveri Alanı	Form Alanı	Zorunlu Alan mı?
Müşteri Adı	Metin Listesi
Teklif Tarihi	Tarih
Ürünler	Çoklu Seçim

Sipariş Belge Türü

Metaveri alanları, sistemde tekrarlaran verilerin kolaylaştırılması amacıyla birden çok belge türü içinde kullanılabilir. Teklif belge türünde doldurulan metaveri alanındaki bilgiler, sipariş belge türüne geçtiğinde de kullanılmaktadır.

Sipariş Belge Türü alanları aşağıdaki şekildedir:

Metaveri Alanı	Form Alanı	Zorunlu Alan mı?
Müşteri Adı	Metin Listesi
Teklif Tarihi	Tarih
Ürünler	Çoklu Seçim
Toplam Fiyat	Sayı
Döviz Tipi	Metin Listesi

Logo Doküman Yönetimi Servisi içerisinde ihtiyaç duyduğunuz sayıda metaveri alanı ve belge türü tanımlayabilirsiniz. Örnek anlatım kolaylığı açısından basitleştirilmiştir.

Önemli Bilgi

Ayarlar menüsünden belge türü ve metaveri alanları ekranlarına erişilebilmektedir. Kullanıcının ekranın sol menüsünde "Ayarlar" menüsünü görebilmesi için hesap yöneticisi olması gereklidir.

Metaveri alanlarını listelemek için; Metaveri alanlarına giriş yapıldığında, daha önceden eklenen değişkenler ekranda listelenir.

Metaveri alanı tanımlamak için izlenen adımlar şunlardır:

Metaveri alanları ekranında istenilen değişken tipi "Değişken Tipi" alanından seçilir ve "Değişken Adı" alanına değişkenin ismi yazılır.
Daha sonra "Değişen Ekle" butonuna basılır. Böylelikle metaveri oluşturulmuş olmaktadır.
Eklenen değişken ekranda listelenir. Değişkenin ismini değiştirmek için ikon listesinin en son sırasında yer alan düzenleme ikonuna basılır. "Başlıklar" ekranında değişken için istenilen başlık yazılır ve "Kaydet" butonuna basılır.

Metaveri alanları veri tipleri

Logo Doküman Yönetimi Servisi içerisinde kullanıcıların ihtiyaç duyduğu verilere özelleşmiş veri tipleri sunulmaktadır.

Metaverilerin veri tipleri ve sağladığı özellikler şunlardır:

Veri Tipi	Açıklama	Örnek
Metin	Harfler, sayılar ve özel karakterler kullanılan veriler girebilmesini sağlamaktadır.	isim, ad/soyad, adres
Tamsayı	Tamsayı veriler girebilmesini sağlamaktadır.	sipariş adeti, klasör numarası
Ondalık	Ondalık sayı veriler girebilmesini sağlamaktadır.	fiyat, tutar, kur oranı, kg, cm
Tarih	Tarih veriler girebilmesini sağlamaktadır.	imza tarihi, onay tarihi
Tarih ve saat	Tarih bilgisine ek olarak saatinde girilebilmesini sağlar.	oluşturma tarihi, düzenleme tarihi
Doğru/Yanlış	Bir işlem ya da durumun iki sonucundan birinin seçilebilmesini sağlar.	ödendi veya ödenmedi durumu, zorunlu veya zorunlu değil durumu
Metin Listesi	Önceden tanımlanmış metin değerleri içinden bir tanesinin seçilebilmesini sağlar.	şehir, il/ilçe, bölüm, birim seçimleri
Çoklu Seçim Listesi	Önceden tanımlanmış metin değerleri içinden bir veya daha fazlasının tanesinin seçilebilmesini sağlar.	ürün, kategori veya özellik seçimleri
Metin Grubu	Kullanıcının kendi istediği metin alanlarından birden çok ekleyebilmesini sağlar.	ilgili notlar, sorular

Metaveri alanı düzenlemek için izlenecek adımlar şunlardır:

Kullanıcı bir değişkenin başlığını düzenleyebilmektedir. Bunun için metaveri alanları ekranında değişkenin hizasında yer alan düzenleme ikonuna basılır.
Gelen "Başlıklar" isimli ekranda yazım alanına istenilen isim yazılır ve "Kaydet" butonuna basılır.
Değiştirilen başlık "Başlık" isimli kolonda görünmektedir.

Metaveri alanı silmek için; metaveri alanları ekranında ilgili değişkenin hizasında yer alan çöp kutusu ikonuna basılır. Sildikten sonra artık o değişken ekranda listelenmez.

Dikkat! Geri Dönülemez İşlem!

Silinen metaveri alanlarına ilişkin saklanan verilere tekrar erişilemez. Veri kaybına uğramamak için metaveri alanlarının silinmesi yerine içinde bulundukları belge türlerinden kaldırmanız önerilmektedir.

Belge türlerini listelemek için; uygulamaya giriş yapıldıktan sonra sol menüde bulunan "Ayarlar" butonuna basılır ve gelen ekranda "Belge Türü" yazılı alana basılır. Bu ekranda daha önceden eklenen belge türleri listelenmektedir.

Belge türü oluşturmak için; Belge Türü ekranında eklenen metaveri hizasında bulunan, "Zorunlu" alanı işaretlenirse kullanıcı doküman yüklerken ya da düzenlerken bu alanı doldurmak zorundadır. Belge türüne eklenen metaverilerin sırası değiştirilebilir. İlgili değişken sürükle bırak yöntemiyle istenilen yere taşınır.

Belge türü düzenlemek için izlenecek adımlar şunlardır:

Belge türü seçildikten sonra ekranın sağ üst köşesinde bulunan "Düzenle" butonuna basılır.
Bu ekranda kullanıcı daha önceden doldurulması zorunlu olmayan alanları zorunlu duruma getirebilir. Bunun için metaveri hizasında bulunan "Zorunlu" alanının işaretlenmesi yeterlidir.
Kullanıcı isterse değişkenlerin sıralarını da değiştirebilir. İlgili değişken sürükle bırak yöntemiyle istenilen sıraya taşınır.

Belge türü silmek için; Belge Türü seçildikten sonra ekranın sağ üst köşesinde bulunan "Sil" butonuna basılır. Silinen belge türleri belge türü ekranında listelenmez.

Dikkat! Geri Dönülemez İşlem!

Belge türleri silindiğinde belge türü içinde bulunan metaveri alanlarına ait bilgiler kaybolmaz. Buna rağmen, ilişkili dokümanlardaki metaverilere erişilemez. Silme işleminde önce belge türünün bağlı bulunduğu dosyaların belge türünü değiştirmeniz önerilir.

Hazır Belge Türleri ve Metaveriler

Yeni hesap oluşturulduğunda şu belge türleri ve metaveri alanlarına ait tanımlar hazır gelir: