Logo Doküman Yönetim Servisi, modern doküman yönetimi talepleri ile kurumların ihtiyaç duyduğu yetkilendirme ve güvenlik ihtiyaçlarını birarada yönetmektedir.
Doküman Yönetim Servisi'nde her kullanıcının kendisine özel olan ve diğer kullanıcılar tarafından erişilmeyen saklama alanları bulunur. Buna ek olarak, şirket veya kurum içindeki istenilen kullanıcıların erişebileceği ortak dosya saklama alanları bulunmaktadır.
1 - Kullanıcıya özel dosya yönetim/saklama alanları
Dosyalarım
Her kullanıcının kendine özel alanı olan "Dosyalarım" içine yüklenen dokümanlara, sadece kullanıcının kendisi erişebilir. Kurum/Şirket yöneticileri bile bu alandaki dosya veya klasörlere erişemezler. Gizlilik özelliği ile "Dosyalarım" bölümünü bilgisayarlarınızda aşina olduğunuz masaüstü veya belgelerim alanlarına benzetebiliriz.
Kullanıcı, "Dosylarım" içinde kaydettiği dokümanlarını ihtiyaç duyduğunda sistemi kullanan iş arkadaşları ile sistem içinden paylaşabilir. Paylaşım işleminde, diğer kullanıcı dokümana erişip izin verilen işlemleri yapabilir. Doküman orijinal yerinde kalmaya devam edecektir. Paylaşım işlemi "Kullanıcılar arası paylaşım" başlığında detaylı olarak anlatılmıştır.
Kullanıcının şirketten ayrılması durumunda, ilgili kullanıcı tarafından "Dosyalarım" alanına ekleyen dokümanlar erişilmez hale gelecektir. Bu sebeple, kurumsal dokümanların saklanması için yetkilerle düzenlenen "Çalışma Alanları" sunulmuştur.
Geri Dönüşüm Kutusu
Kullanıcının kendi özel alanında(Dosyalarım) sakladığı dosya veya klasörleri silmesi durumunda, silinen dosya veya klasörleri kalıcı olarak sistemden silinmezler ve kullanıcının yine kendisine özel olan "Geri Dönüşüm Kutusu" alanına taşınırlar. Bu alandaki, dosya veya klasörlerin temel bilgileri kullanıcı tarafından görülmeye devam ederken dosya veya klasörlerin kendisi görüntülenemez. Bu alandaki, dosya veya klasörler istenirse tekrar "Geri Yükle" işlemi ile "Dosyalarım" alanına taşınır veya "Kalıcı olarak Sil" işlemi ile sistemden tamamen silinir.
Benimle Paylaşılanlar
Doküman Yönetim Servisi, aynı şirket/kurum içindeki iş arkadaşlarının birbirleriyle hızlı doküman paylaşabilmesini sağlamaktadır. "Kullanıcılar arası paylaşım" özelliğinde ile kullanıcı kendi alanında bulunan bir dokümanı yerini değiştirmeden başka kullanıcı veya kullanıcı gruplarına erişilebilir hale getirir. Dokümanın paylaşıldığı kullanıcı ise bu dokümanları kendisine ait "Benimle Paylaşılanlar" alanında görüntüler. Benimle Paylaşılanlar alanına dosya veya klasör yüklenemez, sadece diğer kullanıclar tarafından paylaşılan dokümanlar görüntülenir.
2- Şirket veya kuruma özel ortak dosya yönetim alanları
Çalışma Alanları
Kurumsal şirketlerde aynı doküman üzerinde birden çok kullanıcının ve birimin ortak çalışması doküman yönetiminin temel ihtiyaçlarından biridir. Logo Doküman Yönetimi Servisi'nde ortak çalışma ve dokümanların arşivlenmesi için kullanıcıların yetkileri dahilinde erişebildiği "Çalışma Alanları" yapısı sunulmuştur. Şirket hesabı içinde istenildiği kadar çalışma alanı oluşturulabilir. Her çalışma alanının en az bir adet yöneticisi bulunmaktadır. Çalışma alanı yöneticileri, şirket/kurum yöneticileri veya bilgi işlem yöneticisinden farklı olabilir. Teknik olarak her kullanıcının çalışma alanı yöneticisi olabilmesi mümkündür. Çalışma alanı yöneticisi, çalışma alanlarına istedikleri kullanıcı veya kullanıcı gruplarını farklı yetkiler ile dahil edebilirler. Yetkili kullanıcılar, çalışma alanlarını görebilir ve yetkileri dahilinde dosya/klasör işlemlerini yapabilirler. Bu özellikleri ile çalışma alanlarını iç ağlarda bulunan paylaşılan klasörlere veya sürücülere benzetebiliriz. Yetkilendirme konusu detaylı olarak "Çalışma Alanları" başlığında anlatılmıştır.
Çalışma Alanı Geri Dönüşüm Kutusu
Çalışma alanlarında saklanan dosya veya klasörlerin yetkili kullanıcılar tarafında silmesi durumunda, silinen dosya veya klasörleri kalıcı olarak sistemden silinmezler ve çalışma alanının kendisine özel olan "Çalışma Alanı Geri Dönüşüm Kutusu" alanına taşınırlar. Bu alandaki, dosya veya klasörlerin temel bilgileri kullanıcı tarafından görülmeye devam ederken dosya veya klasörlerin kendisi görüntülenemez. Bu alandaki, dosya veya klasörler "Çalışma Alanı Yöneticileri" tarafından istenirse tekrar "Geri Yükle" işlemi ile ilgili çalışma alanına taşınır veya "Kalıcı olarak Sil" işlemi ile sistemden tamamen silinir.