Doküman yönetim sistemlerinde en çok yaşanan problemlerden biri başlangıçta oluşturulan statik klasör hiyerarşisinin değişen ihtiyaçlara uyum sağlayamaması ve değerli verilerin çıkartılmasının zorluğudur.
Örnek olarak, geçmiş yılda müşterilere verilen teklif formunu bulmak veya A müşterisine verdiğimiz teklifleri bulmak kolay olabilir. A müşterisine verdiğimiz 10.000 TL altındaki ve içeriğinde "klima" ürünü olan teklifleri bulmak daha zor olacaktır. Bu bilgilere arama ve filtreleme ile ulaşılabilir.
Tüm müşterilerimize verdiğimiz önce tekliflerin tarihlerine sonra ürünlere göre gruplandırmak ve hatta teklifi veren satış görevlisini de görmek istediğinizde ise klasörler arasında dolaşıp, excel'de takip edilen liste tutmanız kaçınılmaz olur.
Logo Doküman Yönetimi Servisi, sunduğu Akıllı Klasörler özelliği ile metaverilerinizi etkin şekilde kullanarak dosya arama veya gruplandırma işlemlerini kolaylaştırmayı amaçlamaktadır. Akıllı klasörler, dokümanlarınızın mevcut klasör hiyerarşisini değiştirmeden dokümanlarınızı anlık olarak gruplandırmanızı sağlar. Akıllı klasörler ile istediğiniz detayda gruplandırmalar oluşturabilir, dokümanlara ulaşmak için pek çok farklı kategori kullanabilirsiniz.
Akıllı klasörler nasıl çalıştığını gerçek bir örnekle anlatalım.
Üretim sektöründeki bir firma müşterilerine verdiği teklif formlarını yönetmektedir. Firma dokümanlarını önce teklif tarihlerine sonra müşterilerine göre oluşturduğu bir aşağıdaki klasör yapısında tutmaktadır.
Akıllı klasörlerin çalışma mantığı aşağıdaki şekildedir:
Firma yönetimi, verilen teklifleri başka boyutlarla incelemek ister. Satış ekibinde her çalışanın oluşturduğu teklifleri, teklif verilen tüm ürünleri ve müşteri bazında verilen teklif tutarlarını görüntülemek ister. Klasik sistemlerde bu soruların cevabı için dokümanların hepsini gözden geçirmek ve gerekli bilgilerin tutulduğu bir tablo oluşturmak gerekir. Üstelik bu tabloyu her teklifte güncel tutmak gerçekten çok zor bir konu olmaktadır.
Logo Doküman Yönetimi Servisi, Akıllı Klasörler özelliği ile bu sorulara dakikalar içinde cevap bulunabilir.
Satış ekibinde her çalışanın oluşturduğu teklifleri görüntülemek amacıyla oluşturulan bir akıllı klasörü aşağıdaki gibidir:
Firma yönetimi durumu incelediğinde çalışanların teklif verdiği müşterileri görüntülemenin de gerektiğini karar verir. Hemen yeni bir akıllı klasör tanımlanır veya mevcut akıllı klasör tanımı yeni ihtiyaca göre düzenlenir.
Logo Doküman Yönetimi Servisi'nde ihtiyaç duyduğunuz sayıda ve detayda akıllı klasör tanımları yapabilirsiniz.
Akıllı klasör tanımlama işlemlerine ait detaylı bilgiler için tıklayınız.
Akıllı klasör kullanımı ait detaylı bilgiler için tıklayınız.