Dosya (Bilgisayar Dosyası/ Dijital Dosya)
Bilgisayarlarda bilgilerin(verilerin) saklandığı birimlere dosya adı verilir. Dosyalar, içerisinde saklanılan verilerin tipine göre metin, resim, video, ses dosyası olarak adlandırılır. Dosyaların isimleri ve içeriklerini anlatan ve dosya isminden nokta ile ayrılan dosya uzantısı ve ikonları bulunur.
En popüler dosya türleri ve uzantıları; metin dosyaları(txt), word dosyaları(doc, docx), excel dosyaları (xls, xlsx), powerpoint dosyaları(ppt, pptx), pdf dosyaları(pdf), resim dosyaları(png, jpg, jpef), ses dosyaları(wav, mp3) ve video dosyaları( avi, mp4)'dır.
Logo Doküman Yönetim Servisi, metin dosyaları(txt), word dosyaları(doc, docx), excel dosyaları (xls, xlsx), powerpoint dosyaları(ppt, pptx), pdf dosyaları(pdf), resim dosyaları(png, jpg, jpef), ses dosyaları(wav, mp3) ve video dosyaları( avi, mp4) gibi dosyaları saklayabilir. Ek bir yazılıma ihtiyaç duymadan görüntüleyebilir.
Klasör
Ortak özelliklere sahip dosyaları daha kolay bulmak için bir arada saklandıkları birimlere klasör adı verilir. Dosyalar genellikle içeriklerine, tarih aralıklarına veya ilgili kişilere göre gruplandırılır. Dosya sayısının çok arttığı durumlarda dosya bulmayı kolaylaştırmak amacıyla klasörler altına altı klasörlerde oluşturulabilir.
Logo Doküman Yönetim Servisi'nde klasör ve alt klasörleri kullanarak istediğiniz dosya hiyerarşisini oluşturabilirsiniz.
Metaveri (Üst Veri/ Metadata)
Metaveri, metadata ya da üstveri, verinin öğelerini veya içeriğini tanımlayan bilgilerdir. Veri hakkında veri olarak da nitelendirilir. Dosyaların temel metaverileri sistemler tarafından üretilen oluşturan kullanıcı, oluşturulma tarihi, son değiştiren kullanıcı, son değiştirme tarihi ve dosya türü bilgisidir.
Kurumsal dokümanlar üzerinde dokümanların türüne göre farklılaşan metaveriler bulunur. Örnek olarak, doküman içindeki tarihler, kişiler, adresler, fiyatlar gibi bilgiler bulunur.
Logo Doküman Yönetim Servisi'nde, her dosya tipi için yeni metaveri alanlarını kolayca tanımlayabilir, gruplandırabilir ve formlar ile kullanıcılarınızın hizmetine sunabilirsiniz.
Doküman
Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan, henüz belge vasfı kazanmamış her türlü kayıtlı bilgi. (TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi)
Açıklamak gerekirse, kurumsal faaliyetlerle ilişkilendirilmiş her dosya artık bir dokümandır. Dokümanların, hepsi dijital olmadığını kağıt dokümanlar bulunduğunu da unutmayalım.
Logo Doküman Yönetim Servisi sakladığı dosyaların metaverilerini zenginleştirir, sağladığı paylaşım ve çalışma alanı özellikleri ile kurumsal faaliyetlerinizin hizmetine sunarak dokümanlara dönüştürür.
Belge
Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi.(TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi)
Logo Doküman Yönetim Servisi ile belge niteliği kazanmış dokümanlarınızı güvenli olarak saklamanızı sağlayarak, kurumsal hafızanızı korur.
Akıllı Klasörler
Kullanıcılar dosya sistemlerinde klasör hiyerarşilerini oluştururken, ihtiyaç duydukları veya kendilerine uygun gelen gruplandırma yapısına göre tasarlanır. Zaman içinde değişen ihtiyaçlar bu klasör yapılarının istenildiği gibi verimli çalışamamasına yol açar.
Klasik klasör yapısındaki en önemli sorun ise aynı dosyanın sadece tek bir klasör içerisinde bulunmasından kaynaklanır. Kullanıcı dosyayı koyduğu klasörleri ararken ciddi zaman kaybeder. Hepimizin aynı dosyayı farklı klasörlerin içinde bulmak istediği olmuştur. Mesela, tarihlere göre klasörlediğimiz satış tekliflerinin içinde önemli bir müşterimize ait teklifi ararken keşke müşteri adına göre klasörler yapsaydım demişizdir. Eğer müşteri adına göre klasörleseydiniz de o zaman da ilgili yılda verdiğiniz teklifleri bir arada görmek isteyebilirdiniz.
Logo Doküman Yönetim Servisi sunduğu yenilikçi "Akıllı Klasörler" özelliği ile mevcut klasör yapınızı bozmadan aynı dosyayı, istediğiniz zaman tarihe istediğiniz zaman müşteriye göre buluyor. Yeni bir gruplandırma ihtiyacınız olduğunda da yepyeni bir gruplama sunabiliyor.
En güzel yanı bunları yaparken istediğiniz anda alışık olduğunuz kendi klasör yapınıza dönebiliyor.
Dosyalarım
Çalışma Alanları