İş akışı, tanımlanmış kurallar çerçevesinde bilgi ve işlemlerin kullanıcılar arasında dolaşımını sağlayan süreç otomasyonudur. Bu kapsamda iş akışı, bir iş sürecinin tam veya parçalı olarak otomasyonu olarak tanımlanır. İş Akış Yönetimi hakkında ayrıntılı bilgiye bu dokümandan ulaşılır.
İş Akış Yönetimi, işlemsel veya yönetimsel süreçlerin, elle onay ve kontrol işlemlerini ortadan kaldıracak şekilde elektronik ortamda izlenmesine ve yönetilmesine imkan veren araçlar olarak tanımlanır. İş Akışı Yönetimi, aynı veya farklı tipteki kullanıcıların bilgi göndermesini, iş isteğinde bulunmasını, istek sonuçlarını takip etmelerini ve yönetmelerini sağlanır.
İş Akış Rol Tanımları:
İş akışına dahil olan grupları tanımlamak için kullanılır. Bir görev birden fazla kişinin sorumluluğunda ise iş akış rol tanımları ile bu kullanıcıları bir bölüm altında sınıflandırılabilir.
Rol tanımına seçilecek kullanıcılar listesinde, sistemde tanımlı tüm kullanıcılar listelenecektir. Kullanıcılar listelenirken kullanıcı yetkileri kontrol edilmemekte.
İş Akış Kartları:
İş Akış Yönetimi bileşenlerinin tanımlandığı kartlardır. İş akış kartları ile onay verilecek işlemler, işlemlere onay verecek kullanıcılar, onay süreleri ve onay sırası gibi bilgiler tanımlanır. İş akış kartları 3 bölümden oluşur.
1-Başlangıç Koşulları:
Görev Yerleri: İş akışına tabi tutulacak bölümlerin seçildiği alandır.
İşlemler: İş akışının hangi işlemler yapıldığında uygulanacağının tanımlandığı alandır.
Akışı Başlatan: İş akışının hangi rol ve o role bağlı kullanıcı tarafından başlatılacağı tanımlanır. İş Akış rolü seçilip kullanıcı seçilmezse iş akışı seçili role bağlı herhangi bir kullanıcı tarafından görev yerleri ve işlemlere göre başlatılır.
Geçerlilik: İş akışının hangi tarihler arasında geçerli olduğu tanımlanır.
Koşul: İş akışının hangi koşullar gerçekleştirildiğinde başlatılacağının tanımlandı alandır.
2-Durum Koşulları:
İş akışının oluşması için işlemlerin hangi durumda kaydedilmesi gerektiğinin seçimi Durum koşullarında yapılır. Bu bölümde görev yerlerindeki işlem tiplerinin durumları seçilir. Başlangıç Koşullarında tanımlı Görev Yerlerine ait tüm işlem durumlarına göre iş akış ataması yapılabilir. 
Genel Bilgiler:
Seviye: İş akış kartı satırlarının kendi içinde sıralanmasını sağlayan alandır. Seviyeler birbirinden farklı tanımlanırsa en küçük seviyedeki görev oluşur. Bu görevin görev süresi sonunda gecikme durumu dikkate alınarak ikinci görev oluşur. Aynı seviyedeki görevler iş akış kartı başlangıç koşulları gerçekleştiğinde oluşur.
İş Akış Rolü ve Kullanıcı Kodu: Tanımlı iş akış seviyesinin hangi rol ve kullanıcı tarafından tamamlanacağının seçimi yapılır. İş akış rolü seçilip kullanıcı kodu seçilmezse o seviye için iş akış rolünde tanımlanmış kullanıcılardan birinin görevi tamamlaması yeterli olacaktır.
Hem iş akış rolü hem de kullanıcı seçimi yapıldığında o rol içerisindeki sadece seçilen kullanıcının görevi yapması gerekir. İş akış rolü ve kullanıcı kodu alanlarından en az birinin tanımlanması gerekir.
Bilgilendirilecek: Onay sırası ilgili seviyeye geldiği durumda kullanıcıya mesaj atılacaktır. İş akışında bilgilendirilecek onay kutucuğu işaretlenmiş kullanıcı onaya girmeyecektir.
Koşul: İş akışında satırın geçerliliği 'Koşul' alanında tanımlı koşulun sağlandığı durumda oluşacaktır.
Görev Tipi: Onay ve Diğer olmak üzere ikiye ayrılır.
Görev Tanımı: 255 karakterlik açıklama alanıdır. Görevle ilgili açıklama vb. bilgilerin girişi yapılır.
İşlem Tipi: Görev tipinin aldığı değere göre farklılık gösterir. Görev tipi 'Diğer' olduğunda ilgili kaydın F9 menüsünden seçim yapılır. Görev tipi 'Onay' ise ilgili kayıt için işlem tipi onaylama işlemidir. Görev yeri birden fazla seçilmiş ise işlem tipi seçilemez.
Görev Süresi: Görevin geçerli olduğu süre belirlenir.
Zaman Birimi: Dakika, Saat, Gün Hafta değerlerinden oluşur.
Gecikme Durumu: Görev tanımlanan süre içerisinde yapılamazsa iki seçenek ortaya çıkar;
Sıradaki Göreve Geç: İlgili seviyedeki onay beklenmeden diğer onaya geçilir.
Bekle : İlgili seviyedeki onay geçse dahi ilgili onay beklenir.
Uyarılacak: Gecikme durumunda belirlenen uyarı tipine göre kullanıcının uyarılıp uyarılmayacağı belirlenir.
Uyarı Tipi: Gecikme durumunda kullanıcının hangi iletişim aracıyla uyarılacağı belirlenir. Uyarı Tipi E-mail'dir.
- Öncelik: Bir işlem aynı anda birden fazla akış kartı özelliklerini kapsıyorsa bu işlem için hangi İş akışının atanacağı Öncelik alanında tanımlanır. Önceliği küçük olan iş akışı atanır.
- Sonraki İş Akışı: Bir iş akışı tamamlandıktan sonra hangi iş akışının otomatik olarak başlayacağı bu alanda tanımlanır.
GÖREVLER:
İş akışında görev ataması yapılan kullanıcıların görevlerini görebilecekleri, gerekli işlemleri gerçekleştirebilecekleri bir bölümdür.
Görev üç farklı şekilde oluşabilir;
- İş akışından atanabililir.
- Kullanıcı kendine görev tanımlayabilir.
- Kullanıcıya bir başka kullanıcı tarafından görev ataması yapılabilir.
Başlangıç tarihi: İş akış kartından gelen görevler için iş akışındaki bir önceki seviyenin bitiş tarihidir. Kullanıcının eklediği görevler için sistem tarihidir.
Başlangıç saati: İş akış kartından gelen görevler için iş akışındaki bir önceki seviyenin bitiş saatidir.
Hedeflenen Bitiş Tarihi: İş akış kartından gelen görevler için başlangıç tarihine görev süresi eklenerek bulunan tarihtir.
Hedeflenen Bitiş Saati: İş akış kartından gelen görevler için başlangıç tarihine görev süresi eklenerek bulunan sattir.
Gerçekleşen Bitiş Tarihi: Görevin tamamlandığı tarihidir. Kullanıcı tarafından doldurulmalıdır.
Gerçekleşen Bitiş Saati: Görevin tamamlandığı saattir. Kullanıcı tarafından doldurulmalıdır.
Bitiş Tarihi: İş akışından gelen görev için onaylama işleminin yapıldığı tarihtir. Kullanıcının eklediği görevler için kullanıcı tarafından girilir.
Durumu:
Bekliyor: İş akışından gelen görevler için başlangıç statüsüdür.
Devam ediyor:Tamamlanma oranıyla birlikte kullanıldığında ilgili görevin yapılmaya başlandığını ifade eden statüdür.
Tamamlandı: Görev tamamlandığında kullanılan statüdür.
Görev Sahibi: Manuel görev eklendiğinde görevi ekleyen kullanıcının adı görev sahibi alanına yazılır.
Rol Tanımı ve Sorumlu: İş akışından gelen görevler için iş akış kartı satırlarındaki rol ve kullanıcı adının tanımlandığı alandır. Bu alanlar iş akış kartından gelen görevler için değiştirilemez.
Görev Tipi: İş akışından gelen görevler için iş akış kartında belirtilen tiptir. Manuel eklenen görevlerde "Onay ve Diğer" seçenekleri seçilebilir.
İşlem Tipi: Görev tipinin aldığı değere göre farklılık gösterir. Görev tipi 'Diğer' olduğunda ilgili kayıdın F9 menüsünden seçim yapılır. Görev tipi 'Onay' ise ilgili kayıt için işlem tipi onaylama işlemidir. Görev yeri birden fazla seçilmiş ise işlem tipi seçilemez.
Hatırlatıcı Aktif: Atanan görevlerin kullanıcıya belirli zaman diliminde belli aralıklarla hatırlatılmasını sağlanır.
İlişkili Kayıt Türü / No: Onay akışından gelen İlem türü ve numarası listelenir. Kullanıcının eklediği görevlerde manuel seçilmelidir.
Görevi Gerçekle: Görev Tipi Diğer olan görevler için ilişkili kaydın otomatik olarak açılmasını sağlar.
Kayıt edilen görevler durumlarına göre kullanıcı bazında listelenir.
Mesajlar: Programa bağlı kullanıcıların kendi aralarında mesaj gönderip aldığı bölümdür. İş akış kartı satırlarında görev süresi sonunda tamamlanmayan görevler ile ilgili uyarı mesajları da bu bölüme gelir.
İş Akış işlemleri ile ilgili Uyarılar:
- İş Akışı ilk sürümde Sadece Atma Kaydı, Borç Talebi-Borç Kaydı ve Aktivite Kaydı işlemleri için çalışır, daha sonraki sürümlerde geliştirilmesi planlanır.
- Atama kayıtlarında İş akışının çalışabilmesi için Atama işleminin, Sicil Kartı üzerinde Atama Bilgileri bölümünden yapılması gerekir.
- İş akış kartında görev tipi Diğer seçildiğinde işlem tipinin Onaylama seçilmesine izin verilmez. Görev tipi Onay olduğunda ise işlem tipi sadece Onaylama seçilebilir.
- Kullanılan iş akış kartları çıkarılamaz.
- İş akış satırına ait bir görev oluşmuşsa ilgili satır silinemez.
- Görevleri oluşmuş iş akış kartına yeni bir satır eklendiğinde eklenen seviyeden sonraki görevler etkilenmez. Örneğin; 1,3,5 seviyeleri olan bir iş akış kartına 2. seviye eklendiği durumda 3,5. seviyelerde oluşmuş görevler bundan etkilenmez.Ancak 1. seviyedeki satır için oluşmuş görev tamamlandığı zaman 2. seviyeki satır için görev oluşturulur.
- "Ekle" seçeneği için yapılmış bir akış ataması yapılmış ise o akış tamamlanana kadar yeni bir akış ataması yapılmaz. Ekle ile iş akış ataması yapılmş kayıt değiştirilse dahi ve değiştir için bir akış ataması mevcut olsa dahi ilgili iş akış ataması yapılmaz. Ekle için yapılmış atama devam eder.
- Bir kayda atanmış iş akışı tamamlanmadan ilgili kayda yeni bir iş akış ataması yapılamaz.
Tablo Yapısı:
Lh_00x_WFlowRole İş akışı rol tanımları
Lh_00x_WFRoleLn İş akışı rol tanımları satırları
Lh_00x_WorkFlowCard İş akışı kartı