Amaç
Satınalma Teklif Süreci (Talep)' nden aktarılan taleplere istinaden tedarikçilerden tekliflerin toplandığı ve seçilen tedarikçi bazında onaylanan teklifin Satınalma Teklif Süreci (Sipariş)’ ne aktarıldığı süreçtir.
Senaryo ve Organizasyon Şeması
Senaryomuzda mobilya üretimi yapan bir firma bulunmaktadır. Bu firmaya ait organizasyon şeması aşağıdaki şekildedir.
Satınalma Departmanı
Satınalma Teklif Süreci (Talep) tamamladıktan sonra Satınalma Teklif Süreci (Teklif) süreci başlar. Satınalma talepleri satınalma uzmanı kullanıcısına atanır. Talep formunda Firma, Talep No, Belge No, Talep Eden, Özel Kod, Proje Kodu, İşyeri, Bölüm, Fabrika ve Ambar alanları Satınalma Uzmanına kapalı gelir. Satınalma Uzmanı teklif satır kısmında Teklfi1, Teklif2 ve Teklif3 alanlarından tedarikçi seçimi sağlar. Bir sonraki aşama için Teklif İste butonu tıklanır.
Talep edilen malzemeler tedarikçi bazında gruplanarak tedarikçilere excel dosyası olarak e-posta ile gönderilir. Excel içerisinde Stok kodu, stok adı, miktar, birim, fiyat (bu alan boş gönderilmekte ve tedarikçinin doldurulması beklenmektedir.) ve termin tarihi alanları gönderilir.
Tedarikçiler excel de fiyat bilgisini doldurduktan sonra Satınalma Uzmanına e-mail ile fiyat bilgileri ulaşır. Satınalma Uzmanı bir sonraki aşama için farklı tedarikçilerden aldığı fiyatları excel üzerinden forma ekler. Tedarikçi seçimi için "Satınalma Şef" 'ine gönderir. Satınalma Şefi bu aşamada uygun olan tedarikçiyi seçer. Satınalma Şefi değişiklik isterse akışı, tekliflendirme aşamasına geri gönderir veya reddedebilir. Ret işleminden sonra satınalma uzmanına bilgilendirme mesajı, talep eden kullanıcıya ise bilgilendirme e-postası gönderilir. Satınalma şefi kontrol ettikten sonra onaylama işlemi yaptığında, "Satınalma Müdürü" 'ne onaya gider.
Satınalma Müdürü teklifi onaylayabilir, değişlik isteyebilir veya reddedebilir. Değişiklik ister ise Satınalma Şefine teklif formunu geri teklif formunu geri gönderir. Ret ederse Satınalma Uzmanı ve Satınalma Şefine bilgilendirme mesajı gönderilir. Talep eden kullanıcıya ise bilgilendirme e-postası gönderilir. Satınalma Müdürü teklifi onaylarsa teklif tutarına bağlı olarak Genel Müdüre onay gider ya da doğrudan sipariş süreci tetiklenir.
Son aşamada Sipariş Carilerini Bulunur ve aktif cari seçilerek toplam tutar hesaplanır ve Satınalma Teklif Süreç (Sipariş) formu başlar.
Örnek senaryo üzerinden işletilen akış örneğine ait video aşağıda bulunmaktadır.
Akış Dosyası (.xnm)
Aşağıdaki dosya indirilerek tasarım aracına aktarılır. İçeri aktarma işleminin nasıl yapıldığına dair bilgi için Aktar bölümü incelenebilir. Satınalma Teklif Sürecinin ikinci akış formudur.
Form Şablonu
Satınalma Teklif Süreci (Teklif) formu için tasarlanan form şablon ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir:
Akış Şablonu
Satınalma Teklif Süreci (Teklif) formu için tasarlanan akış şablonu aşağıdaki gibidir:
Konfigürasyon
Formda bulunan Veri kaynaklarında Firma, Dönem, Proje, İşyeri, Bölüm, Ambar, Malzemeler, Döviz, Birim, Özel Kod ve Öndeğer bilgileri talep formundan teklif formuna gelebilmesi için oluşturulur. Tiger bağlantısı için tasarım aracı üzerinden veritabanı bağlantısı oluşturuldu. Veri kaynaklarında varsayılan Firma öndeğeri "001" olarak belirlendi. Eğer firma Tiger ERP'de firma öndeğer bilgisi "001" den farklıysa veri kaynaklarından açılan alanların firma numarasını LG_<<Firma(001)>> olarak değiştirilir.
Satınalama Teklif Süreci (Teklif) formu için veri kaynaklarında TeklifCariBul, TalepSatirlar ve SiparisCariBul bilgileri teklif formunda kullanılır. Tanımlanan veri kaynakları incelersek;
Talep Satırları : Talep satırlarını Teklif satırlarına okumak için XML eşleştirmesi yapılır. Veri kaynakları içerisinde TalepSatırlar alanı açılır ve bağlantı bilgileri Logo Flow bağlantı bilgisi verilir. Sorgu kısmında NWFLOGMASTER tablosundaki XML ile gönderilecek alanların sorgusu yazılır.
SQL aktivitesinde Kaynak Seçimi→ Çıkış Değişken Eşleşmesinden alan seçimlerini eklenir.
Teklif Cari Bul: Talep satırlarını XML'e yazıldıktan sonra başarılı kolu teklif cari bul sql aktivitesine girer. Daha sonra döngüdeki aktif cari bulunur ve cari bilgileri alınır. Bir sonraki aşamada birden fazla teklif cari satırlarını kopyalanır ve rapor aktivitesi ile birlikte rapor oluşturulur. Tedarikçilere e-posta gönderilir. Satınalma Uzmanı tedarikçi seçimi için Satınalma Uzmanı Şefi'ne gönderir.
Sipariş Carilerini Bul : Genel Müdür onayından sonra artık teklif satırları XML'e yazılır. Teklif satırları XML'e başarılı koldan ilerlediğinde, Sipariş Cari Bul sql aktivitesine gelir. InstanceUnigID eşlemesi ile NWFLOGMASTER datasından Sipariş Cari kodu seçilir. Döngüdeki aktif cari bulunur ve cari bazında satırlar kopyalanır. Toplam tutar hesaplanarak Satınalma Teklif Süreci (Sipariş) başlatılır.
Satınalma Teklif Süreci (Teklif) formundaki bazı alanları, Satınalma Teklif Süreci (Sipariş) formuna aktarılması gerekir. Bu alanlar bir sonraki alt iş akış formunu tetikler ve en son da Tiger satış sipariş'e bilgi olarak aktarmayı sağlar. Ayrıca tüm formlarda aktivite değişkenleri ve veri kaynakları tanımlanır.
ERP entegrasyonu aşamasında başarısız olunması durumunda akış "Yönetici Hata Formu" ile devam edecektir. Bu forma portal üzerinden erişebilmek için yetkilendirme işlemi yapılmalıdır. Bu durum için yönetici hata formu → yetkilendirme → kullanıcı listesinden yetkili olacak kullanıcı seçilmelidir.
Tiger veritabanı ayarları SQL bağlantı listesi → Düzenle → Bağlantı Bilgileri üzerinden yapılabilir.
Logo Flow veritabanı ayarları SQL bağlantı listesi → Bağlantı Bilgileri üzerinden yapılabilir.
- Organizasyon ve Hiyerarşi Tanımlama;
Yönetici onay adımlarını sağlıklı bir şekilde yürütebilmek adına eğer sistemde tanımlı bir hiyerarşi yoksa; Genel Tanımlar->Organizasyon ve Hiyerarşi Tanımlama bölümünden kullanıcıların alt-üst ilişkileri tanımlanmalıdır.
