05.02.Satınalma Teklif Süreci (Teklif)

Amaç

Satınalma Teklif Süreci (Talep)' nden aktarılan taleplere istinaden tedarikçilerden tekliflerin toplandığı ve seçilen tedarikçi bazında onaylanan teklifin Satınalma Teklif Süreci (Sipariş)’ ne aktarıldığı süreçtir.

Senaryo ve Organizasyon Şeması

Mobilya üretim ve iç-dış pazarlamaya dönük firmamız bulunmaktadır. Firmamızın genel organizasyon ve talep süreçlerini yürüttüğümüz organizasyon şemasını aşağıda görülmektedir.

Satınalma Departmanı



Satınalma Teklif Süreci (Talep) aktarımından sonra Satınalma Teklif Süreci (Teklif) süreci başlar. Teklif oluşturacak kullanıcı "Satınalma Uzmanı" Satınalma Teklif Süreci (Talep)'e bağlı Satınalma Teklif Süreci (Teklif) başlatır. Satınalma Teklif Süreci (Teklif) formunda Firma, Talep No, Belge No, Talep Eden, Özel Kod, Proje Kodu, İşyeri, Bölüm, Fabrika ve Ambar alanları Satınalma Uzmanına kapalı gelir. Satınalma Uzmanı teklif satır kısmında Teklfi1, Teklif2 ve Teklif3 alanlarından tedarikçi seçimi sağlar. Bir sonraki aşama için Teklif İste butonu tıklanır. 

Teklif isteme durumu, tedarikçilere e-mail yolu ile excel gönderilir. Excel içerisinde Stok kodu, stok adı, miktar, birim, fiyat (bu alan boş gönderilmekte ve tedarikçinin doldurulması  beklenilmekte)  ve termin tarihi alanları gönderilir.

Tedarikçilerin excel de fiyat bilgisini doldurduktan sonra Satınalma Uzmanına e-mail ile fiyat bilgileri ulaşır. Satınalma Uzmanı bir sonraki aşama için farklı tedarikçilerden aldığı fiyatları excel yapıştır ile  ekler. Tedarikçi seçimi için "Satınalma Şef" 'ine gönderir.  Satınalma Şefi bu aşamada hangi tedarikçinin fiyatı uygunsa teklif satır girişinde Seçim alanından tedarikçiyi seçer ve cari alanı otomatik oluşur. Satınalma Şefi eğer isterse değişiklik ister ve satınalma uzmanı tekliflendirme  formuna geri gönderir veya reddederek satınalma uzmanına ret bilgilendirme daha sonra da talep eden kullanıcıya ret bilgi e-mail gönderir. Satınalma şefi kontrol ettikten sonra onaylama işlemi yaptığında, "Satınalma Müdürü" 'ne onaya gider. 

Satınalma Müdürü teklifi onaylar, değişiklik ister veya reddedebilir. Değişiklik ister ise Satınalma Şefine gönderir. Ret ederse Satınalma Uzmanı ve Satınalma Şefine Ret bilgisi gider ve Talep eden kullanıcıya ret e-mail bilgisi gider. Satınalma Müdürü teklifi onaylarsa öncelikle teklif fiyat bilgisi karar aktivitesine girer. Karar aktivitesi eğer doğruysa Genel Müdüre onay gider. Eğer yanlışsa Teklif satırlarını XML 'e yazar. 

Son aşamada Sipariş Carilerini Bulunur ve aktif cari seçilerek toplam tutar hesaplanır ve Satınalma Teklif Süreç (Sipariş) formu başlar. 


Örnek senaryo üzerinden işletilen akış örneğine ait video aşağıda bulunmaktadır.

Akış Dosyası (.xnm)

Aşağıdaki dosya indirilerek uygulamaya aktarılır. İçeri aktarma işleminin nasıl yapıldığına dair bilgi için Aktar bölümü incelenebilir. Satınalma Teklif sürecin ilk akış formudur.

Form Şablonu

Satınalma Teklif Süreci (Talep) formu için tasarlanan form şablon ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir:

Akış Şablonu

Satınalma Teklif Süreci (Talep) formu için tasarlanan akış şablonu aşağıdaki gibidir:

Konfigürasyon

Formda bulunan Veri kaynaklarında Firma, Dönem, Proje, İşyeri, Bölüm, Ambar, Malzemeler, Döviz, Birim, Özel Kod ve Öndeğer bilgileri oluşturuldu. Tiger bağlantısı için tasarım aracı üzerinden veritabanı bağlantısı oluşturuldu. Veri kaynaklarında varsayılan Firma öndeğeri "001" olarak belirlendi. Eğer firma Tiger ERP'de firma öndeğer bilgisi "001" den farklıysa veri kaynaklarından açılan alanların firma numarasını LG_<<Firma(001)>> olarak değiştirilir.

Satınalma Teklif Süreci (Talep) formundaki bazı alanları, Satınalma Teklif Süreci (Teklif) formuna aktarılması gerekir. Bu alanlar bir sonraki alt iş akış formunu tetikler ve en son da Tiger satış sipariş'e bilgi olarak aktarmayı sağlar. Ayrıca tüm formlarda aktivite değişkenleri  ve veri kaynakları tanımlanır.

ERP entegrasyonu aşamasında başarısız olunması durumunda akış "Yönetici Hata Formu" ile devam edecektir. Bu forma portal üzerinden erişebilmek için yetkilendirme işlemi yapılmalıdır. Bu durum için yönetici hata formu → yetkilendirme → kullanıcı listesinden yetkili olacak kullanıcı seçilmelidir.

Tiger veritabanı ayarları SQL bağlantı listesi → Düzenle → Bağlantı Bilgileri üzerinden yapılabilir.

• Rest Ayarları;
  

Satınalma Teklif Süreci (Talep) formu ile başlayan ve Satınalma Teklif Süreci (Sipariş) formu ile biten süreç de Tiger Satınalma Siparişi içerisine aktarılabilmesi adına yapılması gereken bir tanımlamadır.

Ayarlar servisi içerisinden LFlow Servis ayarları bölümünde Logo Rest Servis Ayarı gelir. Logo Rest servis ayarında Rest Servis adres bilgisi doldurulmalıdır. Kullanıcı adı ve şifresi girişinden sonra bağlantıyı sına ile bağlantı durumu görüntülenir.

En sonunda kaydet ile çıkış sağlanır.

• Organizasyon ve Hiyerarşi Tanımlama;

Yönetici onay adımlarını sağlıklı bir şekilde yürütebilmek adına eğer sistemde tanımlı bir hiyerarşi yoksa; Genel Tanımlar->Organizasyon ve Hiyerarşi Tanımlama bölümünden kullanıcıların alt-üst ilişkileri tanımlanmalıdır.