Bildirim ve Onay Yönetimi modülünde Onay Tanımı yapılırken Onay sürecine dahil edilecek işlemler Modül ve İşlem Türü seçilerek belirlenir, onayı alınacak kullanıcılar Onay Verecekler sekmesinden belirlendikten sonra, işlem türüne göre kayıtlar oluştukça ilgili kullanıcılara görevler oluşur.
Onay tanımlanırken, Onay Başlatma “Otomatik” seçiliyse bu kayıtlar, Bildirim ve Onay Yönetimi-Hareketler-Onay Görevleri ekranında listelenirler. Daha sonra da seçili olan işlem türlerinin liste ekranlarında (browser) İlişkili Kayıtlar menüsünde Onay Hareketleri ekranında listelenirler.
Örneğin işlem türü Satış Faturası olduğunda, fatura kaydedilirken tanımlı onay kaydına bağlı "Onay Görevi" Hareketler-Onay Görevleri ekranında listelenir. Onay kaydında tanımlı "Onay Verecekler" kullanıcılarının ekranında (Onay Tanımında "Mesaj" işaretli ise):
- Alt menüde bulunan onay ikonunda görev sayısı, bildirim ikonunda mesaj sayısı artar.
- Satış Faturası ekranında seçili satırın Onay Durumu: Onay Bekliyor değerini alır.
- Satış Faturası-İlişkili Kayıtlar-Onay Hareketleri ekranında "Onay Tarihi ve Onaylayan" bilgileri boş olan onay hareketi görülür.
- Oluşturulan kayıt kilitlenir ve üzerinde yapılabilecek her türlü işlem (değiştirme, silme gibi) engellenir.
Yetkili kullanıcılarda, Onay Bekleyen durumundaki işlem türlerinin liste ekranlarında (browser) F9-Onayı Tamamla seçeneği aktif olur ve kaydın durumu “Onaylandı” olarak güncellenir. İşlemi yapan kullanıcı bilgisine kaydın İlişkili Kayıtlar-Onay Hareketleri ekranından Onaylayan alanından ulaşılabilir.
Onay Başlatma “Elle” seçiliyse kayıt için onay kaydı görevi oluşmaz ve kayıt başka işlemlere karşı kilitlenmez.
- Kaydın durumu “Onaya Gönderilecek” olur.
- Onay verecek kullanıcı ilgili kaydın bulunduğu liste ekranında (browser) F9-Onayı Başlat işlemini başlattığında "Onay Görevi" Hareketler-Onay Görevleri ekranında görev kaydı oluşur.
- Kaydın durumu Onay Bekliyor olarak güncellenir.
- Kaydın İlişkili Kayıtlar-Onay Hareketleri" ekranında; "Atanma Tarihi" değeri "Onayı Başlat" işleminin tetiklendiği tarih olur ve oluşturulan kayıt kilitlenerek üzerinde yapılabilecek her türlü işlem (değiştirme, silme gibi) engellenir. Onay kaydında tanımlı "Onay Verecekler" sekmesinde tanımlı kullanıcılarının ekranında alt menüde bulunan onay ve bildirim ikonlarında sayı artışı olur.