Varlıkları (Gayrimenkul/ Ekipman/ Nakil Vasıtası/ Diğer Varlık) tanımlama esnasında kaydedilen Genel Bilgiler şunlardır:
Kod | Varlığın sistemdeki takip kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Varlıklar kodlarına göre sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle gayrimenkul tanımı kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. |
|---|---|
Açıklama | Varlığın adı ya da açıklayıcı bilgisidir. 50 karakter uzunluğundadır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Ancak varlıklar açıklamalarına göre de sıralıdır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. İşlemler açıklama bilgisinin ilk on karakterine göre de yapılır. |
2. Açıklama | Varlığa ait 2. Açıklama alanıdır. 50 karakter uzunluğundadır. 2. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. |
Tür | Varlığın türüdür. Varlıkları( Gayrimenkul/Ekipman/Nakil Vasıtası/Diğer Varlık) belirli türler altında toplamak, izleme ve raporlama açısından önemli kolaylıklar sağlar. Varlık türleri bu alandan ulaşılan Varlık Türleri listesinde Ekle seçeneği ile ya da Sistem Ayarları program bölümünde Türler menüsü altındaki Varlık Türleri seçeneği ile kaydedilir. |
| Varlık Sınıfı | Varlık sınıflarının tanımlanması ve varlık ağacının oluşturulması için kullanılır. Sınıflar tanımlanırken seçilecek olan Sınıf Türü, Sistem Ayarları-Türler-Varlık Yönetimi menüsü altında yer alan Varlık Sınıfı Türleri ekranında kaydedilmiş türler arasından seçilir. Varlık sınıfları kendi içerisinde “Üst sınıf bağlantısı” yapılarak birbirleriyle ast üst ilişkisi içerisinde bağlanabilirler. Bir varlık sadece bir varlık sınıfına bağlanabilir. |
Özel Kod | Varlıkları gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, varlığı kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak tanım üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. |
Muhasebe Bağlantı Grubu | Varlık hareketlerinin izleneceği muhasebe bağlantı grubu kodudur. Varlık türüne ait muhasebe bağlantı grupları listelenir ve ilgili olanı seçilir ya da ekle seçeneği ile yeni bir grup oluşturularak alana aktarılır. |
Edinim Şekli | Varlığın ne şekilde elde edileceğini/edildiğini belirtir. Bu alanın içerdiği seçenekler şunlardır:
Leasing kayıtları üzerinden sözleşmesi oluşturularak işletmeye alınan varlıkların, işletmeye alma fişi kesildiğinde edinim şekli "kiralama" olarak güncellenir. |
| Lot No | Diğer Varlığa ait lot numarasıdır. Sadece Diğer Varlık kategorisindeki varlık kartlarında bulunur. Lot numarası alana doğrudan yazılır. |
Mevcut Tahsis Yeri Bilgileri | Gayrimenkul/ Ekipman/ Nakil Vasıtaları için mevcut tahsis yeri bilgileri bu başlık altında yer alan Tip, Kategori, Kod , Açıklama alanlarında izlenir. Tahsis işlemi yapıldığında otomatik olarak bilgiler alana gelir. |
Stok Yeri Kodu/Açıklaması | Ekipman ve Nakil Vasıtası türündeki varlıklar için stok yeri bilgileridir. |
Malzeme Kodu | Varlığın ilişkilendirildiği malzeme kodudur. Varlık tipinde kaydedilen malzeme tanımları listelenir ve yalnızca tek bir birim kullanan malzeme seçilir. |
Malzeme Açıklaması | Varlığın ilişkilendirildiği malzeme açıklamasıdır. Varlık tipinde kaydedilen malzeme açıklamaları listelenir ve yalnızca tek bir birim kullanan malzeme seçilir. |
Birim Seti Kodu | Varlık için kullanılacak birim seti kodudur. Varlık bir malzeme ile ilişkilendirilmişse bu alan kullanılmaz. Ancak malzeme kaydı ile ilişkilendirilmeyen durumlarda birim bilgisi bu alanda kaydedilir. |
Birim Seti Açıklaması | Varlık için kullanılacak birim setinin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Ancak açıklama alanından da birim setleri listelenir ve seçim yapılabilir. |
Ait Olduğu Organizasyonel Birim Kodu | Varlığın kullanıldığı birimdir. Kayıtlı organizasyonel birimler listelenerek ilgili birim seçilir. Birim kodu seçildiğinde, tipi alana aktarılır. |
Organizasyonel Birim Açıklaması | Varlığın ait olduğu birimin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Birim kodu girildiğinde açıklaması alana otomatik gelir. Bu alandan da kayıtlı organizasyonel birimler listelenerek seçim yapılabilir. |