Start Cloud Connect e-Fatura ve e-Arşiv Gönderme/Alma İşlemleri
Start Cloud Connect geliştirmeleri ile Connect programına ihtiyaç duymadan Logo Özel Entegratör'e web servisler aracılığı ile e-Fatura/e-Arşiv ve uygulama yanıtı gönderimi ve Logo Özel Entegratör'den e-Fatura, uygulama yanıtları alım işlemlerinin Start sistem işlemleri üzerinden e-Devlet menü seçenekleri ile yapılması sağlanmıştır. Ayrıca fatura gönderme işlemleri e-Devlet menüsü dışında, Satış Faturaları liste ekranında ilgili faturanın üzerinden sağ tuş menüde yer alan "Fatura Gönder" seçeneği ile de yapılabilir. Mühürleme işlemleri Entegratör'de yapılır. Tüm tanımlamalar Entegratör tarafında yapılır ve sistem işlemleri üzerinden web servis aracılığı ile bu işlemlere ulaşılır. Bu işlemler; eşleme bilgileri (cari,malzeme vb.), firma özel şablonları, GİB şablonları, durum sorgulama ve yazdırma işlemleridir. Bu geliştirme ile ana menüdeki "e-Devlet" modülü altına aşağıdaki ekranlar eklenmiştir:
e-Fatura
- e-Fatura Gönder
- Gelen e-Faturalar
- Giden Kutusu
- Gönder/Al
e-Arşiv
- e-Arşiv Gönder
- Giden Kutusu
- Gönder/Al
Parametreler
- Doküman Parametreleri
Start Cloud Connect Sistem İşletmeni Ayarları
Ticari sisteme entegre olarak e-Fatura ve e-Arşiv kullanacak firmalarda, Cloud Connect ile Logo Özel Entegratör arasında web servis bağlantısının sağlanabilmesi için Sistem İşlemleri/Firma tanımlarında aşağıdaki alanlar eksiksiz doldurulmalıdır:
1-Sistem İşlemleri/Firma Detayları/Genel Bilgiler Sekmesi ve e-Devlet Sekmesi
- Vergi Kimlik Numarası-10 haneli sayısal değer.
- Ülke Kodu: TR – Türkiye.
- Adres bilgileri.
2-e-Devlet Sekmesi/e-Fatura/e-Arşiv Tanımları
- e-Fatura kullanıcısı
- e-Arşiv kullanıcısı
- Gönderici birim etiketi
- Posta kutusu etiketi bilgileri
Sistem İşletmeni/Firma Detayları/e-Devlet Sekmesi
Cloud Connect sistemi sadece Logo Özel Entegratör ile destekleneceğinden, e-Fatura ve e-Arşiv için Kontrol Tipi ve Entegratör web servis bağlantı ayarları ortak olarak tanımlanmıştır.
- Kontrol Tipi: Logo Özel Entegratör web servis bağlantı bilgileri Firma bazında tanımlanır.
- Entegratör Bilgileri:
Kullanıcı Adı/Şifre: Web servise bağlantı için gerekli olan kullanıcı adı/şifre bilgilerinin girildiği alandır.
Web servis adresi: Cloud Connect işlemlerinde kullanılacak olan Web servise bağlantı için gerekli Logo Özel Entegratör servisinin tanımlandığı alandır.
Doküman Parametreleri
e-Fatura
Belge durumu otomatik sorgulansın: Bu parametre seçili ise gönder-al işlemi sırasında otomatik olarak giden e-Faturaların durumu güncellenir. Seçili değilse fatura üzerinde manuel olarak F9 Durum Sorgula ile güncellenir.
Fatura gönderiminde "Onaya Gönder" adımı kullanılsın: Bu parametre seçili ise fatura gönderme ekranı gönderme aşamalarına onaylama adımının gelmesi sağlanır.
Fatura kaydedilmeden önce gösterilsin: Bu parametre seçili ise Gelen e-Fatura için kaydet yapıldığında e-Fatura'nın gösterilmesi sağlanır.
Fatura yeniden numaralandırılsın: Parametre seçili olduğunda, gelen e-Faturada bulunan fatura numarasını belge numarasına, fiş numarası alanına da programdaki satınalma numara şablonundan yeni numara verilmektedir.
Fatura Öneri olarak kaydedilsin: Bu parametre seçili ise Gelen e-Fatura için kaydet yapıldığında ticari sisteme kaydedilen faturanın statüsünün öneri olarak oluşması sağlanır.
Cari hesap VKN/TCKN+etiket ile bulunamazsa, etiketsiz aransın: Parametrenin işaretlenmesi durumunda, Gelen e-Faturalarda cari hesap için zorunlu alan olan ve e-Devlet sekmesinde VKN / TCKN, Posta Kutusu Etiket Kodu ve Gönderici Birim Etiket Kodu alanlarında bilgi olmadığında, fatura sisteme kabul edilirken firma tanımındaki Ticari Bilgiler sekmesinde bulunan TCKN veya VKN etiketleri üzerinden arama yapılır.
RET uygulama yanıtı geldiğinde fatura iptal edilsin: Bu parametre seçili ise Gelen RET uygulama yanıtı kaydedildiğinde Ticari sistemde kayıtlı olan faturanın durumu iptal olarak güncellenir.
İade faturalarının iade işlemi referansı yok ise "güncel maliyet" seçeneği kullanılsın: Bu parametre seçili ise Ticari sisteme oluşturulan iade faturası iade tipinin güncel maliyet olarak set edilmesi sağlanır.
e-Arşiv
Belge durumu otomatik sorgulansın: Bu parametre seçili ise gönder-al işlemi sırasında otomatik olarak giden e-Arşiv faturalarının durumu güncellenir. Seçili değilse fatura üzerinde manuel f9 durum sorgula ile güncellenebilir.
e-Fatura İşlemleri
e-Fatura Gönder: Ticari sistem üzerinden düzenlenen faturaların Logo Özel Entegratör'e webservis aracılığı ile gönderileceği bölümdür. Parametre seçeneklerine bağlı olarak üç aşamadan oluşmaktadır. Bunlar "Onaya Gönder", "Onaylanacak " ve "Gönderilecek" ekranlarıdır. GİB'e gönderilecek statüsündeki faturalar Onaya Gönder ekranında listelenir. Bu ekranda tek tek veya toplu olarak gönderilmek istenilen faturalar seçilerek alt barda bulunan Onaya Gönder butonu ile faturaların statüleri Onaya Gönderilecek olarak güncellenerek Onaylanacak ekranına gelmeleri sağlanır. Onaylanacak ekranında ekranda tek tek veya toplu olarak gönderilmek istenilen faturalar seçilerek alt barda bulunan Onayla butonu ile faturaların statüleri Onaylandı olarak güncellenerek Gönderilecek ekranına gelmeleri sağlanır. Son aşama olan Gönderme ekranında listelenen faturalar, tek tek veya toplu olarak seçilir ve web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'e gönderilir.
Liste ekranlarında bulunan buton ve F9 menüde bulunan seçeneklerin genel özellikleri aşağıdaki gibidir:
- e-Fatura Gönder ekranlarında sağ tuş ve ekranın altında yer alan Filtrele seçeneği ile filtreleme işlemi yapılır. Ayrıca ekranların üst bölümünde yer alan Hızlı filtre seçenekleri ile de ekranda filtreleme yapılır.
- e-Fatura Gönder ekranlarında sağ tuş ve ekranın altında yer alan İncele seçeneği ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu görüntülenir.
- e-Fatura Gönder ekranlarında sağ tuş seçeneklerinde yer alan Yazdır ve Seçilenleri Yazdır seçenekleri ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile fatura yazdırılır.
- e-Fatura Gönder ekranlarında sağ tuş seçeneklerinde yer alan Çıkar işlemi ile faturanın statüsü bir önceki statüye değiştirilerek bir önceki ekranda gösterilir.
Gelen e-Faturalar: Logo Özel Entegratör'e gelen satış faturalarının ve uygulama yanıtlarının webservis aracılığı ile gönder/al işlemi yapıldıktan sonra listelendiği ekrandır. Bu ekrandaki faturalar Ticari sisteme henüz kaydedilmemişlerdir ve bu ekranda yapılacak tüm işlemler (İncele, yazdır, UBL göster vb.) web servis aracılığı ile yapılır. Bu ekranda listelenen faturalar kaydedildiğinde Satınalma Faturaları liste ekranında listelenir.
Liste Ekranında bulunan buton ve F9 menüde bulunan seçeneklerin genel özellikleri aşağıdaki gibidir:
- Gelen e-Faturalar ekranlarında sol alt barda bulunan seçenekler ve özellikleri:
- İncele: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile görüntülenmesi sağlanır.
- Sil: Seçili faturanın gelen e-Faturalar ekranından kaldırılmasını sağlar.
- Filtrele: Filtrele seçeneklerine göre ekranda filtreleme işlemi yapılmasını sağlar.
- Eşleme Bilgileri: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan eşleme öndeğerlerinin (Cari hesap, malzeme, hizmet vb.) listelendiği ve değiştirilebildiği ekrandır.
- e-Posta İle gönder: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı e-Fatura şablonu ile e-posta olarak gönderilmesi sağlanır.
- Yazdır: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile yazdırılması sağlanır.
- Gelen e-Faturalar ekranlarının F9 Menüde bulunan seçenek ve özellikleri:
- Seç, Toplu Seç ve Toplu Bırak: Gelen e-Fatura ekranında bir veya birden fazla faturanın seçilmesi ve bırakılmasını sağlar.
- Çıkar: Seçili faturanın gelen e-Faturalar ekranından kaldırılmasını sağlar.
- İncele: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile görüntülenmesi sağlanır.
- GİB Şablonuyla İncele: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile görüntülenmesi sağlanır.
- Göndereni Cari Hesap kartı Olarak Ekle: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratöre gelen fatura üzerinden bilgileri alınarak Tiger'a Cari hesap kartı olarak eklenmesinin sağlar.
- Okundu Olarak İşaretle: Bold olarak gözüken faturada işlem yapıldığının anlaşılması için koyuluğu kaldırılarak soluk gözükmesi sağlanır.
- Okunmadı Olarak İşaretle: Daha önce işlem yapılan bir fatura satırının Bold olarak gözükmesini sağlar.
- Arşive Gönder: Seçili fatura satınalma faturası olarak kaydedilmeyecekse veya daha önce manuel olarak kaydedildiyse bu seçenekle işlem yapıldığında Arşive Gönderilenler Ekranında listelenmesi sağlanır.
- Eşleme Bilgileri: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan eşleme öndeğerlerinin (Cari hesap, malzeme, hizmet vb.) listelendiği ve değiştirilebildiği ekrandır.
- Fatura Çevirme Seçenekleri: Seçili faturanın türünü satınalma faturasından başka bir türe dönüştürülerek kaydedilmesini sağlar.
- Kabul Et: Ticari fatura olarak düzenlenmiş seçili faturanın 8 iş günü içerisinde web servis aracılığı Kabul işleminin yapılabilmesi ve Logo Özel Entegratör'e uygulama yanıtının gönderilebilmesi sağlanır. Ayrıca faturanın statüsünü de Kabul edildi olarak güncellenir.
- Reddet: Ticari fatura olarak düzenlemiş Seçili faturanın 8 iş günü içerisinde web servis aracılığı RET işleminin yapılabilmesi ve Logo Özel Entegratör'e uygulama yanıtının gönderilebilmesi sağlanır. Ayrıca faturanın statüsünü de reddedildi olarak güncellenir ve fatura iptal edilir.
- Kaydet: Seçili fatura üzerinde kaydet yapılarak satınalma faturasının açılması ve faturanın Satınalma Faturaları'na kaydedilmesini sağlar. Bu işlem hem sağ tuş menüsünde hem de ekranın sağ alt kısmında yer alan Kaydet butonu ile yapılır.
8 iş günü içerisinde Senaryo değeri Ticari olan faturalarda kaydet işlemi yapıldığında fatura incele seçeneğinde olduğu gibi şablon ekranı gibi açılır ve sağ alt menüde Kabul / Ret işlemi butonları ile kabul veya ret işlemi yapılarak kaydetme yapılır. Senaryo değeri temel olan ve 8 iş günü içerisinde cevap verilmemiş ticari faturalar için bu işlem yapılamaz. Sadece kaydet işlemi yapılır.
- e-Posta İle gönder: Seçili faturanı web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile e-posta olarak gönderilmesi sağlanır.
- Yazdır: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile yazdırılması sağlanır.
- Dosyaya Kaydet: Seçili faturayı web servis aracılığı XML, UBL, PDF ve HTML formatlarında doküman olarak kaydeder.
- UBL'i Göster: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'den UBL bilgisinin alınarak gösterilmesi sağlar.
e-Fatura Giden Kutusu: Start Cloud Connect ile Logo Özel Entegratör'e gönderilen faturaların listelendiği ve durumlarının takip edildiği ekrandır. Belge durumu sorgulansın parametresi aktif olduğunda ve Gönder/Al işlemi çalıştırıldığında bu ekranda listelenen faturalar için web servis aracılığı ile otomatik durum sorgulaması yapılır ve durumlarına göre faturalar farklı renklerde listelenir.
Liste Ekranında bulunan buton ve F9 menüde bulunan seçeneklerin genel özellikleri aşağıdaki gibidir:
- e-Fatura Giden Kutusu ekranlarında sol alt barda bulunan seçenekler ve özellikleri:
- İncele; Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile görüntülenmesi sağlanır.
- Filtrele: Filtrele seçeneklerine göre ekranda filtreleme işlemi yapılmasını sağlar.
- Dosyaya Kaydet: Seçili faturanın web servis aracılığı XML, UBL, PDF ve HTML formatlarında doküman olarak kaydedilmesini sağlar.
- e-Posta İle gönder: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı e-Fatura şablonu ile e-posta olarak gönderilmesi sağlanır.
- Yazdır: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile yazdırılması sağlanır.
- e-Fatura Giden Kutusu F9 menüde bulunan seçenekler ve genel özellikleri:
- Seç, Toplu Seç ve Toplu Bırak; Giden e-Fatura ekranında bir veya birden fazla faturanın seçilmesi ve bırakılmasını sağlar.
- İncele: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile görüntülenmesi sağlanır.
- Durum Sorgula: Seçili faturanın manuel olarak web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de yer alan son durum bilgisi alınarak ekranda güncellenmesini sağlar.
- Harici Yollarda (kep,noter) iptal edildi: Seçili faturanın manuel olarak sistemde iptal edilmesini sağlar.
- UBL'i Göster: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'den UBL bilgisinin alınarak gösterilmesini sağlar.
- e-Posta İle gönder: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile e-posta olarak gönderilmesini sağlar.
- Yazdır: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile yazdırılmasını sağlar.
- Seçilenleri Yazdır: Seçili faturaların toplu olarak web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile yazdırılmasını sağlar.
- Dosyaya Kaydet: Seçili faturanın web servis aracılığıyla XML, UBL, PDF ve HTML formatlarında doküman olarak kaydedilebilmesini sağlar.
- İzleme kayıtları: İlgili kullanıcı için kayıt izleme aktifken e-Devlet işlemlerinde yaptığı işlemlerin log olarak kaydedilmesini sağlar. Bu seçenek ile ilgili faturanın log kayıtları gösterilir.
- Fatura Geçmiş: İlgili faturaya yapılan gönderme işlemlerinin ve durumlarının listelendiği ekrandır.
e-Fatura Gönder/Al: Gönder /Al menü seçeneği işleminde web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'e bağlanılarak gelen faturaların alınması, uygulama yanıtlarının alınması ve gönderilmesi işlemi toplu olarak yapılır. Fatura gönderme işlemi için ayrı bir ekran bulunmaz, bu işlem adımı e-Fatura gönder ekranı son aşamasında faturalar gönderilirken çalışır. Ekran içerisinde yapılan işlemlerin adım adım görülebilmesi ve toplam işlem sayılarının görülebilmesi sağlanmıştır. Gönder / Al işlemi sırasında web serviste yaşanabilecek bağlantı sorunları ve mesajları da bu ekranda görülebilir.
Arşiv gelen faturalar: Gelen fatura ekranında satınalma faturası olarak kaydedilmeyecek veya daha önce manuel olarak kaydedilmiş faturaların Arşive gönder seçeneği ile gönderildiği ve arşivlenmiş faturaların listelendiği ekrandır. Kaydedilen faturalar aynı zamanda arşiv gelen faturalar ekranında listelenir.
Arşiv Gelen Uygulama Yanıtları: e-Fatura gelen kutusu ekranına gönder/al ile gelen uygulama yanıtları arşive gönder ve kaydet işlemleri sonrası listelenir.
e-Arşiv Gönder: Ticari sistem üzerinden düzenlenen faturaların Logo Özel Entegratör'e web servis aracılığı ile gönderileceği bölümdür. İki aşamadan oluşur. Bunlar "Hazırla" ve "Gönder" ekranlarıdır. e-Arşiv Faturası Oluşturulacak statüsündeki faturalar Hazırlanacak ekranında listelenir. Bu ekranda tek tek veya toplu olarak gönderilmek istenilen faturalar seçilerek alt barda bulunan Hazırla butonu ile faturaların statüleri e-Arşiv Faturası oluşturuldu olarak güncellenir ve Gönder ekranında listelenmesi sağlanır. Gönder ekranında ekranda tek tek veya toplu olarak gönderilmek istenilen faturalar seçilir ve alt barda bulunan Gönder butonu ile faturaların statüleri Sunucuya İletildi olarak güncellenerek web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'e gönderilir.
Liste ekranında bulunan buton ve F9 menüde bulunan seçeneklerin genel özellikleri aşağıdaki gibidir:
- e-Arşiv Gönder ekranlarında sağ tuş ve ekranın altında yer alan Filtrele seçeneği ile filtreleme işlemi yapılır. Ayrıca ekranların üst bölümünde yer alan Hızlı filtre seçenekleri ile de ekranda filtreleme yapılır.
- e-Arşiv Gönder ekranlarında sağ tuş ve ekranın altında yer alan İncele seçeneği ile web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Arşiv şablonu ile görüntülenmesi sağlanmaktadır.
- e-Arşiv Gönder ekranlarında sağ tuş seçeneklerinde yer alan Yazdır ve Seçilenleri Yazdır seçenekleri ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Fatura şablonu ile fatura yazdırılır.
- e-Arşiv Gönder ekranlarında sağ tuş seçeneklerinde yer alan çıkar işlemi ile faturanın statüsü bir önceki statüye değiştirilerek bir önceki ekranda gösterilmesi sağlanır.
e-Arşiv Giden Kutusu: Tiger Cloud Connect ile Logo Özel Entegratör'e gönderilen faturaların listelendiği ve durumlarının takip edildiği ekrandır. Belge durumu sorgulansın parametresi aktif olduğunda ve Gönder/Al işlemi çalıştırıldığında bu ekranda listelenen faturalar için web servis aracılığı ile otomatik durum sorgulaması yapılır ve durumlarına göre faturalar farklı renklerde listelenir.
Liste Ekranında bulunan buton ve F9 menüde bulunan seçeneklerin genel özellikleri aşağıdaki gibidir:
- e-Arşiv Giden Kutusu ekranlarında sol alt barda bulunan seçenekler ve özellikleri;
- İncele; Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Arşiv şablonu ile görüntülenmesi sağlanır.
- Filtrele: Filtrele seçeneklerine göre ekranda filtreleme işlemi yapılır.
- e-Arşiv Giden Kutusu F9 menüde bulunan seçenekler ve genel özellikleri:
- Seç, Toplu Seç ve Toplu Bırak: e-Arşiv Giden ekranında bir veya birden fazla faturanın seçilmesi ve bırakılmasını sağlar.
- İncele: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Arşiv şablonu ile görüntülenmesini sağlar.
- Durum Sorgula: Seçili faturanın manuel olarak web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de yer alan son durum bilgisi alınarak ekranda güncellenmesini sağlar.
- UBL'i Göster: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'den UBL bilgisi alınarak gösterilir.
- e-Posta İle gönder: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı e-Arşiv şablonu ile e-posta olarak gönderilmesini sağlar.
- Yazdır: Seçili faturanın web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Arşiv şablonu ile yazdırılmasını sağlar.
- Seçilenleri Yazdır: Seçili faturaların toplu olarak web servis aracılığı ile Logo Özel Entegratör'de tanımlı olan e-Arşiv şablonu ile yazdırılmasını sağlar.
- Dosyaya Kaydet: Seçili faturayı web servis aracılığı XML, UBL, PDF ve HTML formatlarında doküman olarak kaydeder.