LOGO ÜRÜNLERİNDE e-FATURA SÜRECİ

e-Fatura Nedir?

  • e-Fatura kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içermelidir.
  • Veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Açık bir standardı olan XML tabanlı UBL-TR kullanılarak oluşturulur.
  • e-Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığı ile satıcı kurumdan alıcı kuruma iletilir.


Neden e-Fatura?

  • e-Fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır.


e-Fatura Senaryoları :

  • Ticari Fatura'nın Temel Fatura'dan farkı e-faturaya sistem üzerinden itiraz imkanı sağlamasıdır.
  • Alınan Ticari Fatura'ya e-Fatura Uygulaması üzerinden RED / KABUL mesajı gönderilmesi imkanı vardır.
  • Temel Fatura'ya itiraz ise e-Fatura Uygulaması üzerinden değil harici yollarla yapılabilir.
  • Her iki fatura da sistemler tarafından alınmak zorundadır.
  • İADE faturalarının senaryosu Temel olmak durumundadır ve fatura tipi İADE olan e-faturalara uygulama yanıtı gönderilememektedir.
  • e-fatura için birden fazla uygulama yanıtı gönderilmemektedir.
  • e-Fatura için gönderilen veya alınan ilk başarılı uygulama yanıtı geçerli olacaktır.


e-Fatura Belgeleri

  • Zarf: Gönderilen belgenin hangi adrese gideceği bilgisini taşıyan belgelerdir.
  • e-Fatura: İçerisinde mükellefin veya müşterisi olduğu Özel entegratörün mali mühürünün bulunduğu bir faturada olması gereken alanların olduğu belgelerdir.
  • Uygulama Yanıtı: İçerisinde Ticari düzenlenen faturalara verilmesi gereken kabul-red yanıtlarının bulunduğu belgelerdir. Gelen faturaya uygulama yanıtı 8 iş günü içerisinde verilmez ise faturalar KABUL edildi sayılır.
  • Sistem Yanıtı: Gönderilen e-Fatura ve uygulama zarflarının hata alıp almadığını ve zarfın sistemdeki yerini belirtmek amaçlı mükelleflerin ve GİB sunucusunun otomatik olarak verdiği cevaplardır.

LOGO ÜRÜNLERİNDE e-FATURA

Kullanmış olduğunuz muhasebe programında Firma Tanımı içerisinde bulunan e-Devlet sekmesinde e-Fatura Kullanıcısı alanını işaretledikten sonra posta kutusu birim etiketi ve gönderici birim etiketleri girilmelidir.



Oluşturulacak e-Faturaya Gelir İdaresi Başkanlığının belirlemiş olduğu şablon ile numara verebilmek için kullanılan muhasebe programında Kayıt Numaralandırma alanından e-Fatura için şablon oluşturulmalıdır.

 

LogoConnect e-Fatura Bağlantı Ayarları : Logo Özel Entegratörlük

Logo Özel Entegratörlük hizmeti alan kullanıcılar için seçilmesi gereken bağlantı türüdür.

  • Bağlantı ayarı seçeneği ile Logo Özel Entegratör bağlantı ayarı otomatik gelir.
  • Kullanıcı Adı: Entegratör hesap işlemleri yapıldıktan sonra e-mail ile müşteriye gönderilen kullanıcı adıdır. Öndeğer olarak firmaların vergi numarası veya kimlik numarasına karşılık gelir.
  • Şifre: Entegratör hesap işlemleri yapıldıktan sonra e-mail ile müşteriye gönderilen kullanıcı şifresidir.
  • Proxy Sunucu: Proxy sunucusu kullanılıyor ise tanım yapılmalıdır.
  • Mühürleme Sunucuda Yapılacak: Firmanın mühürleme işlemi özel entegratörlüğün sorumluluğuna verdiğini gösteren parametredir. Mühürleme ve zarflama işlemi faturalar paketlenip gönderildikten sonra Entegratör sunucusunda yapılır.




LogoConnect Doküman Parametreleri (e-Fatura / Giden) :

Şematron Kontrolü Yapılacak: GİB'nin şematron kontrolü sonucu hata vereceği e-Faturaların Connect'ten gönderilmeden önce hatanın belirlenmesi ve düzeltilmesi için oluşturulmuş parametredir.



  • Mühürlemeden Önce Seçilen Sertifikayı Doğrula : Mühürleme işleminden önce sertifika doğrulama işlemi otomatik olarak yapılır. (Bu seçenek mühürleme Connect'te yapılıyor ise aktif gelir.)
  • Mühürden Sonra İmzayı Doğrula : Mühürleme işleminden sonra imza doğrulama işlemi otomatik olarak yapılır. (Bu seçenek mühürleme Connect'te yapılıyor ise aktif gelir.)
  • Paketleri Gruplayıp Birleştir : Bağlantı türü entegratör olan kullanıcılarda aktif gelir. Aynı cariye ait e-faturaların aynı pakette gönderimini sağlar.
  • Belge Durumunu Otomatik Sorgula : Bağlantı türü entegratör ve entegrasyon olan kullanıcılarda aktif gelir. Bu parametre ile sunucuya gönderilen zarfların durum kodları Connect / e-Fatura / Giden Kutusu ve Arşiv Giden Kutusu altında görülebilir. Durum sorgulama işlemi e-fatura üzerinde F9 menüsünden manuel de yapılabilir. Parametrenin işaretli olması halinde zarfların durumu gönder-al işlemi ile otomatik sorgulanır.
  • Sunucuda İmzalanan Belgeleri Otomatik İndir: Sunucuda imzala seçeneği işaretli ise aktiftir. Sunucuda imzalanan belgelerin Connect'te indirilmesi sağlanır. Bu şekilde gönderilen faturanın imzalı hali saklanmış olur.
  • Fatura UBL'ini ERP'ye Kaydet: Oluşturulan e-faturanın UBL'inin ERP'ye kayıt edilmesini sağlanayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP de e-faturaların görüntülenmesi sağlanabilir.
  • KETS Dokümanlarını Ek Belge Olarak Gönder: Gönderilen e-fatura zarfı içerisinde ek belge gönderilmesini sağlayan parametredir.
  • Başarıyla Gönderilen Zarfın Tekrar Gönderilmesine İzin Verilsin: Zarf durumu 1300 başarılı olan faturaların LogoConnect'ten tekrar gönderilmesine izin veren parametredir.
  • Fatura Gönderiminde "Mühüre Gönder" Adımı Kullanılacak: e-Fatura Gönder ekranına 2. adım olarak Mühüre Gönder sekmesinin eklenmesini sağlayan parametredir.
  • Zarftaki Fatura Sayısı ve Zarf Boyutu: Gönderilen zarfın içerisine gönderilebilecek aynı cariye ait olan maximum e-fatura ve uygulama yanıtının sayısının ve boyutunun belirlendiği parametrelerdir.


LogoConnect Doküman Parametreleri (e-Fatura / Gelen) :

  • Faturayı Kaydetmeden Önce Göster: Gelen e-faturanın ERP'ye kayıt edilmeden önce görüntülenmesini sağlayan parametredir.



  • Fatura Yeniden Numaralandırılsın: Gelen e-faturaların ERP'ye Satınalma Faturaları Numara Şablonu ile kayıt edilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre işaretli iken kayıt edilen e-Faturaların belge numarası alanında gelen e-Faturanın orjinal numarası yazılır. Bu parametre ile aynı numaralı e-Faturaların gelmesi halinde sorunsuz ERP'ye aktarım yapılabilmesi sağlanır. Aksi halde gelen belgenin numarası "fiş numarası" alanına yazılır.
  • Tanımlı Muhasebe Kodlarını Kullan: Gelen e-Faturanın ERP'de tanımlı olan muhasebe kodlarına göre kayıt edilmesini sağlayan parametredir.
  • Tüm Satırların Tipi "Hizmet" İse, "Alınan Hizmet Faturası" Olarak Ekle: Gelen fatura UBL'inde tüm satırların tipi "Hizmet" ise "Alınan hizmet faturası" olarak eklenir.
  • Faturayı Öneri Olarak Kaydet: ERP'ye kayıt edilen e-faturanın öndeğer öneri olarak kayıt edilmesini sağlayan parametredir.
  • Gelen Faturayı Cari Hesap Kartı İle İlişkilendir: Gelen belgenin sistemdeki cari hesap ile ilişkilendirip ilgili hesap kartının bulunabilmesi için ilgili seçenek işaretlenir.
  • Cari Hesap VKN/TCKN+Etiket İle Bulunmazsa, Etiketsiz Aransın: Cari eşlemenin yapılamaması halinde cari hesabın ticari sistemde aranması sırasında sadece VKN/TCKN bilgisi göz önünde bulundurulur.
  • Fatura Alınırken Eşleme Hatası Kontrolü Yap: Fatura alındığında eşleme hatası olup olmadığı kontrol edilir.
  • RED Uygulama Yanıtı Kaydedildiğinde Fatura İptal Edilsin: Gelen Red uygulama yanıtı kayıt edilince ERP'de faturanın otomatik olarak İptal edilmesini sağlayan parametredir.
  • Fatura kaydedilirken satır-irsaliye eşlemesi kontrolü yapılacak: Parametre işaretlendiğinde e-faturalar kaydedilirken çoklu irsaliye içerenlerin satır-irsaliye eşlemeleri yapılmamışsa, kullanıcıya uyarı verilir; kullanıcı seçimine göre ilerlenir ya da eşleme ekranına yönlendirilir.
  • Fatura UBL'ini ERP'ye kaydet: Oluşturulan e-Faturanın UBL'sinin ERP'ye kayıt edilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP'de e-Faturaların görüntülenmesi sağlanır.
  • İade faturalarının iade işlemi referansı yok ise "güncel maliyet" seçeneği kullanılsın: Gelen iade faturasının UBL'sinde gönderilen satış faturasının referans numarası olmadığı durumlarda iade tipinin öndeğer olarak güncel maliyet olarak gelmesini sağlayan parametredir.
  • Birim eşlemesi sırasında evrensel kod kontrolü yapılmasın: Parametre işaretlendiğinde gelen e-Faturanın içerisindeki birimler ile ERP'deki farklı birim kodlarının eşlenmesi sağlanabilir.
  • Aynı zarfın alınmasına izin ver: Connect'te aynı zarfın tekrar alınmasına izin veren parametredir.
  • Uygulama Yanıtlarının etiket bilgisi cari hesap kartından okunsun: Gelen e-Faturaya verilen uygulama yanıtının etiket bilgisi gelen e-Fatura zarfından değil cari karttan alınır.
  • Ek belgeleri KETS'e kaydet: Gelen e-Faturanın içerisindeki ek belgeleri KETS modülüne kaydeder.


KABUL-RET işlemi Seçenekleri :

  • Connect : Gelen ticari faturanın uygulama yanıtının Connect'te oluşturulmasını sağlayan parametredir.
  • Ticari Sistem : Gelen ticari faturanın uygulama yanıtının ERP'de oluşturulmasını sağlayan parametredir. Bu parametre işaretli iken kayıt sırasında uygulama yanıtı ekranı gelmez.
Bu parametrenin ERP'de çalışabilmesi için ERP->Satınalma Parametreleri altındaki 'Gerçek Durumdaki e-Faturalar Değiştirilebilsin' parametresinin işaretli olması gerekir.


  • Web Portal : Gelen ticari faturanın uygulama yanıtının Logo Özel Entegratörlük'te oluşturulmasını sağlayan parametredir.


LogoConnect e-Fatura Cari Hesap Parametreleri 

  • Genel ve cariye özel şablonların seçildiği ekrandır.



 

Görüntü Şablonu: Oluşturulacak olan e-faturanın görüntülenmesini sağlamak amacıyla kullanılan XSLT altyapısında yazılmış şablonlardır.


Ticari Ürün Tarafında e-Fatura Oluşturma

Kullanılan muhasebe programında fatura oluştur ekranında yeni bir fatura kaydı açılır. e-Fatura mükellefi olan cari fatura içerisinde alıcı alanında seçildikten sonra fatura içerisine e-Fatura logosu sistem tarafından otomatik olarak gelir. Malzeme, miktar, fiyat bilgileri girildikten sonra fatura kaydedilir.

 


Muhasebe programında girilen kayıt kaydedildikten sonra statüsü aşağıdaki şekilde ''GİB'e Gönderilecek'' olarak güncellenir.





Logo Connect e-Fatura Gönderimi

Durumu GİB'e gönderilecek olan e-Fatura Connect e-Fatura Gönder ekranına Onaylanacak-Mühürlenecek sekmesine düşecektir. Bu alanda Onayla-Mühürle-Paketle-Gönder adımları takip edilerek faturanın gönderimi sağlanır.

  • Mühürlenecek - Onaylanacak
  • Zarflanacak - Paketlenecek
  • Gönderilecek


 


Gönderilen e-Faturanın Takibi

e-Fatura – Giden Kutusu\Arşiv Giden Kutusu

Entegratör ve Entegrasyon kullanan kullanıcılar gönderilen faturalarını e-Fatura – Giden Kutusu ve Arşiv Giden Kutusu ekranlarından F9 durum sorgulama yaparak sorgulayabilir. Doküman Parametrelerindeki "Belge Durumunu Otomatik Sorgula" seçeneği işaretli ise gönder-al işlemi sırasında fatura durumları otomatik sorgulanır.