Uygulamada aşağıdaki süreçlerde onay sistemi kullanılabilir.
Değiştir denildiğinde gelen ekranda onay sürecinin kapsam değeri girilir. Örneğin izin talebi onay süreci bölümlere göre farklılık gösteriliyorsa her bir bölüm için onay şablon tanımı yapılıp onay sürecinde bölüm-onay şablon tanımı eşlemesi yapılabilir. Kapsam belirleme kriteri onay süreçlerinde esneklik sağlamaktadır. 
Örnekte kapsam değeri bölüm olduğu için bunun üzerinden gidilecek olursa, aşağıdaki gibi kapsam değeri ve onay şablon tanımı eşlemesi yapılır. Başlangıç ve bitiş tarihleri önemlidir.
NOT: İzin talep ve kullanım için bir onay süreci tanımlı değilse, uygulamada otomatik sunulan bir onay sistemi kullanılır.
İzin talep ve kullanımda çalışanlara ve ekli olan rollere giden maillerin içeriğinin kullanıcının kontrolünde olması isteniyorsa onay süreci tanımlı olmalıdır.
Böylelikle Araçlar/E-Posta Sunucu Ayarları üzerinden tüm onay, ret bilgilendirme, hatırlatma ve talep kullanım mail içerikleri tanımlanabilir.