Finans Bölümü'nde, "Kayıt/Müşteri Çekleri " menüsünün altında yer alır. Müşterilerden alınan çek kayıtlarının yapıldığı bölümdür. Bu bölümde girilen kayıtlar diğer modüllerle de entegre olduğu için, cari hesaplarda ve entegre havuzunda da kayıt oluşur.
| Cari Hesap Çek Alındı Kaydı Ekranı | |
|---|---|
Çek No | Çek kaydı sırasında program tarafından sıradaki çek numarasının otomatik olarak ekrana getirildiği alandır. Daha önceden kaydedilmiş çeke ait numara girilerek, kayıtlı çekin ekrana getirilmesi sağlanır. Rehber butonu |
Alındı Bordro No | Müşteriden aynı gün içinde alınan bir veya birden fazla adette, aynı makbuza ait çeklerin tek bir (aynı) numara altında toplanmasını sağlayan sisteme bordro denir. Çeklerin bordrolar altında takibi, raporlamada ve toplu çıkış gibi işlemlerde kolaylık sağlar. "Bordro Numarası" program tarafından otomatik olarak başlatılır. Program, bu numarayı her (yeni) giriş/çıkış makbuzunda bir sayı arttırarak sıra oluşturur. Bordro numaralarının başlangıç numarası üzerinde herhangi bir değişiklik yapmak için; Müşteri Çekleri → İşlemler → Çek Numarası Değişikliği Müşteriden yeni alınan çeklerin kaydı sırasında (portföye çek kaydı) program tarafından otomatik olarak ekrana getirilen "Alındı Bordro Numarası" ile kayıt yapma olanağı bulunur. Bu numarada yapılacak değişiklikler, programın işleyişinde bazı karışıklıklara neden olacağı için dikkatli olunması gerekir. Değişiklik yapılacak bordro numarasının, daha önceden kaydedilen çeklerin hiçbirinde yer almaması (bordro numaralarının boş olması) gerekir. Bir makbuza (bordro) ait tek bir çek varsa bir adet çekin, birden fazla çek varsa (çekler arka arkaya girilerek) söz konusu çeklerin aynı alındı bordro numarasına aktarılması sağlanır. Alındı bordrosu tamamlanarak işlem ekranından çıkılıp tekrar girildiğinde, yeni bordro numarası program tarafından son kalınan numaradan bir sayı arttırılarak devam eder. Daha önceden kaydı yapılan herhangi bir bordroya yeni bir çek kaydının eklenmesi istendiğinde, bordro numarası ilgili alana tekrar girilerek çek kayıtlarına devam edilir. Bu işlemden sonra, "Alındı Bordro Numarası" ile kaydedilen çeklerin toplu izleme/iptal etme olanağı bulunur. Bir veya birden fazla çeki tek alındı bordro numarası altında kaydettikten sonra, bu bordro numarasına ait çek kayıtlarının bittiğine dair sisteme bilgi vermek ve entegre bölümlere (cari, muhasebe) çeklerin işlenmesi açısından mutlaka Bordro Tamamlama işleminin yapılması gerekir. Birden fazla çekin bulunduğu alındı bordrosunda tek bir çekin düzeltme/iptal işlemi söz konusu olduğunda, alındı bordro numarası girilerek daha önce kaydedilen bordroya erişilir ve ilgili çek grid alanı kullanılarak ekrana getirilir. Düzeltme/ iptal (F7) işlemi yapıldıktan sonra, sonucun diğer modüllere yansıması için Bordro Tamamlama işlemi yapılır. Bir çek üzerinde düzeltme/iptal işlemi yapılması için, ilgili çekin portföyde bulunması gerekir. Ciro edilmiş çekler üzerinde düzeltme/iptal işlemi yapılmaz. |
Giriş Tarihi | Kaydedilen çeklerin şirkete giriş tarihinin girildiği alandır. Giriş tarihi sistem tarihinden otomatik olarak aktarılır ve üzerinde istenen değişiklik yapılabilir. "Cari Hesap Çek Alındı Kaydı" bölümünden çek girişi yapıldıktan sonra değiştirilmesine izin verilmeyen tek alan çekin/çeklerin giriş tarihleridir. Giriş tarihinde bir hata yapılması durumunda, Müşteri Çekleri → İşlemler → Toplu Giriş İptali işlemi ile bordronun tamamen iptal edilerek tekrar girilmesi gerekir. |
Verenin Kodu | Çeki veren müşterinin cari hesap kodunun girildiği alandır. Bu sahaya girilen kodun, önceden Cari/Cari Hesap Kayıtları bölümünden tanımlanmış olması gerekir. |
Asıl/Ciro | Kaydedilen çek, veren kişinin kendi çeki ise bu sahayı Asıl, eğer çek veren kişiye de ciro edilmiş ise, yani asıl borçlusu veren kişiden farklı bir kişi ise bu saha Ciro olarak işaretlenmelidir. Müşteriden gelen ciro çeklerin karşılıksız çıkma durumunda çekin asıl borçlusu kara liste kayıtlarına yansıtılır, diğer durumlarda asıl borçlusu çeki veren kişi ise bu müşteri kara liste kaydına alınacaktır. |
Asıl Borçlu | Kaydedilen çek asılsa, yani veren kişinin kendi çekiyse, veren kişinin ismi bu sahaya program tarafından atanır ve bu sahaya bilgi girilmesine izin verilmez. Çek ciroluysa, yani veren kişinin kendi çeki değilse, bu sahaya asıl borçlusunun ismi yazılır. Eğer asıl borçlusu da cari hesaplarda kayıtlı ise bu sahaya asıl borçlunun cari kodu girilir. |
Ciro Eden | Kaydedilen çek asılsa, yani veren kişinin kendi çekiyse, bu saha program tarafından boş olarak bırakılacak, okutulmadan atlanacaktır. Çek ciroluysa, yani veren kişinin kendi çeki değilse, verenin ismi program tarafından atanacak ve yine okutulmadan atlanacaktır. |
Rapor Kodu | Kaydedilen çeklerin, raporlara yönelik olarak bir kod altında toplanması için 1 karakter uzunluğunda, isteğe göre kayıt oluşturabilen bölümdür. Örneğin: çeklerin bankasına göre gruplar oluşturarak rapor koduna göre listeler alabilirsiniz. |
Cari Rapor Kodu | Rapor kodu gibi, raporlama amacıyla en fazla 15 karakter uzunluğunda kodlama yapabileceğiniz sahadır. Bu sahaya bilgi girişi yapılabilmesi için Cari/Cari Parametre Kayıtları bölümünde bulunan “Hareketlerde Rapor Kodu Girilecek” parametresinin işaretli olması gerekmektedir. |
Vade Tarihi | Kaydı oluşturulan çekin ödenme (vade) tarihidir. |
Ödeme Tarihi | Vade tarihi itibarıyla çekin opsiyonlu ödenme tarihidir. Çekin kaydı sırasında ödeme tarihi vade tarihiyle aynı kaydedilir. Dekonttan ödendi işlemi yapıldığında bu sahaya dekontun işlendiği tarih atılarak değiştirilir. Özellikle şirketinizin bulunduğu şehirden farklı şehirlerdeki (uzak iller için) çekin gerçek tahsil günü olarak ya da tatil günlerine denk gelen tarihlerde gerçek tahsil tarihi program tarafından (dekontlardan işlem yapıldığında) bu sahaya kaydedilerek, çeklerle ilgili raporları bu tarihe göre listeleyebilirsiniz. |
Yer Kodu | Cari Hesap Çek Alındı Kaydı bölümünden girilen her çek için, program bu sahayı “PORTFÖY” olarak atar. Bu sahaya erişilemez, üzerinde değişiklik yapılamaz. |
Çekin Bankası | Çekin hangi bankanın çeki olduğuna ait bilginin girilebileceği sahadır. Raporlarınıza yöneliktir. İleride erişim açısından banka isimlerini verirken kayıt standartlarına uyulmalıdır. Çeklerle ilgili raporlama ve işlemlerde, çeklerinizin listesi ekranda görüntülenecek ve bu çeklerden istediğiniz bir tanesinin üzerine gelip fareniz ile tıkladığınızda, seçtiğiniz çek işlem görecektir. Bu gibi durumlarda çekin bankası çeklerin seçilmesinde önem kazanacaktır. |
Hesap No | İlgili çekin banka hesap numarasının girileceği sahadır. |
Seri No | Çekin üzerinde yazan çek numaralarıdır. Alındı/Verildi Bordro numaraları ve portföy dökümlerinizde bu sahada girilen çek numaraları listelenecektir. Yardımcı Programlar/Şirket/Şube/Parametre Kayıtları bölümünde sorgulanan Plasiyer Uygulaması parametresinin işaretlenmesi durumunda kullanılabilen sahadır. Plasiyerlerin, müşterilerden tahsil etmiş olduğu çeklerin takibinin yapılması isteniliyor ise bu saha tanımlanacaktır. Cari sabit kayıtlarından ilgili müşterinin plasiyer kodu bu sahaya program tarafından getirilecektir. Boş olarak geçilebilir ama saha üzerinde değişiklik ancak Cari/Plasiyer Kodu Kayıtları bölümünden tanımlı olan bir plasiyer kodu ile yapılabilir. Eğer plasiyer kodu daha önce Cari Modül/Plasiyer Kodu Kayıtları bölümünden tanımlanmamış ise bu sahaya giriş yapılamayacaktır. Plasiyer Kodlarının tanımlanması ile ilgili detaylı bilgi için bakınız Cari/Plasiyer Kodu Kayıtları. |
Proje Kodu | Yardımcı Programlar/Şirket/Şube/Parametre Kayıtları bölümünde “Proje uygulaması var mı” sorgulamasının işaretlenmesi ile işlev kazanan sahadır. Proje Uygulamasında, çeklerdeki her türlü giriş ve çıkış işlemlerinde proje kodu sorgulanmaktadır ve boş geçilememektedir. Cari hareketlerde ve entegre havuzunda ise kayıtlar proje kodu bazında tek tek oluşmaktadır. |
Döviz Tipi/Kur/Döviz Tutarı | Müşteri Çekleri/ Parametre Girişi ekranında “Döviz Uygulaması Var Mı” parametresi işaretlenmiş ise çek tutarı bilgisinin girilmesinden önce, ilgili çekin döviz tipi, döviz tipinin işlem birimi ve kur tarihi sorgulanır. Girilen tarihe göre günlük kur ilgili sahada belirir. Ekrana yansıtılan kur değeri istenirse değiştirilir. Aynı ekranda sorgulanan tutar sahasına çekin döviz tutarı girilir. Program, kur değeri ile döviz tutarını çarpıp YTL değerini hesaplayarak çek tutarı sahasına atar. Çeklerin girilen döviz bilgileri, ekrandaki döviz tipi, kur ve döviz tutarı sahalarından izlenir. Döviz bilgileri, girilen her çek için ayrı ayrı sorgulanır. YTL olan çekler için döviz bilgileri ekranı herhangi bir değer verilmeden geçilmelidir. |
Tutar | Kaydettiğiniz çeklerin Türk Lirası olarak tutarıdır. Bir bordroda toplam ne kadar tutarda ve kaç adet çek kaydettiğiniz ekranınızın alt bölümündeki pencerede bilgi olarak verilmektedir. |
| Bordro Tamamlama | Portföye alınacak olan çek veya çekler bordroya eklendikten sonra, mutlaka bordro tamamlama işlemi yapılmalıdır. Şayet bordro tamamlama işlemi yapılmadan bordrodan çıkılırsa kayıtlar cari hesaba ve entegrasyon havuzuna aktırılmayacaktır.
|
| Bordro Tamamlama Ekranı | |
Çek Toplamı | Bordro içinde bulunan çeklerin toplam tutarını, bilgi vermek açısından ekranda görüntüleyen sahadır. |
Adat Baz Tarihi | Adat hesaplaması için baz alınacak tarihtir. Bordro basımında yer alacak Ortalama Gün, Cari hesaplara, bordro bazında toplu kayıt geçiliyorsa cari hareket efektif tarihi, bu tarih baz alınarak hesaplanacaktır. Adat baz tarihi, günün tarihi olarak ekranda görüntülenir. |
Bordro Basımı | Tamamlanan bordrodaki çeklerin yazıcıdan listesinin alınması için bu parametre işaretlemelidir. |
Özel Bordro Basımı | Bordro basımı için özel bir dizayn yapılmış ise bu saha işaretlenerek bordro dökümü alınır. |
Açıklama Basılsın | Bordro basımı parametresinin işaretlenmesi ile işlev kazanan parametredir. Çek girişinde yazılmış olan açıklamaların basılmasını sağlar. |
Cari/Muhasebeye Kayıt Yapılacak Mı | Tamamlanan bordro ile ilgili Cari Hesap hareket ve entegrasyon kayıtlarının oluşturulmasını istemiyorsanız bu parametreyi işaretlemeyin. Bu durumda bordro içinde geriye dönüp gerekli düzenlemeler yapılarak, tekrar bordro tamamlama ile entegre kayıtların gerçekleşmesi sağlanır. |
Parçalama Yapılsın | Firmada cari kaydı bulunan bir bünyeye bağlı kuruluşlardan birisinden alınan çek veya çeklerin, bünye içerisindeki diğer firmaların borçlarına mahsuben dağıtılmasını sağlayan parametredir. |
| Cari Hesap Çek Alındı Kaydı Ekranı | |
R.K. (Rapor Kodu) | Kaydedilen çeklerin, raporlara yönelik olarak bir kod altında toplanması için 1 karakter uzunluğunda, isteğe göre kayıt oluşturabilen bölümdür. Örneğin: çeklerin bankasına göre gruplar oluşturarak rapor koduna göre listeler alabilirsiniz. Bordroya çek eklenirken de rapor kodu sorgulanmaktadır. Bordro Tamlama butonuna basıldığında, bu sahanın tekrar sorgulanmasındaki amaç, çeklerin her biri için ayrı ayrı rapor kodu girilmesi yerine burada belirlenen rapor kodunun tüm çeklere atanmasının sağlanmasıdır. |
Cari R.K. (Cari Rapor Kodu) | Rapor kodu gibi, raporlama amacıyla en fazla 15 karakter uzunluğunda kodlama yapabileceğiniz sahadır. Bu sahaya bilgi girişi yapılabilmesi için Cari/Cari Parametre Kayıtları bölümünde bulunan “Hareketlerde Rapor Kodu Girilecek” parametresinin işaretli olması gerekmektedir. Bordroya çek eklenirken de cari rapor kodu sorgulanmaktadır. Bordro Tamlama butonuna basıldığında, bu sahanın tekrar sorgulanmasındaki amaç, çeklerin her biri için ayrı ayrı cari rapor kodu girilmesi yerine burada belirlenen cari rapor kodunun tüm çeklere atanmasının sağlanmasıdır. Bir bordroya ait çek kayıtları veya düzeltme işlemleri bittiğinde, kayıtların entegre bölümlere işlenmesi için mutlaka Bordro Tamamlama tuşu kullanılarak bordro tamamlanmalıdır. Şayet bu butona basmadan çıkılırsa, tekrar çek alındı kaydına girildiğinde karşınıza öncelikle tamamlanmamış bordrolarla ilgili aşağıdaki ekran çıkacaktır. İptal deyip işleminize devam edebilir ya da bordro seçilip tekrar Bordro Tamamlama butonuna basılarak kayıt yapılabilir. |
Cari Hesap Hareketi İçin Döviz Bilgileri
Yardımcı Programlar /Şirket/Şube/Parametre Kayıtları ekranında “Döviz
Uygulaması” parametresinin işaretlendiği durumda ve cari hesapları döviz bilgileri ile takip eden firmalar için, bordro tamamlama ekranından sonra döviz bilgilerinin girileceği ekran çıkar. Eğer çek dövizli bir çek değil ise girilen çek bilgilerinin toplam tutarının cari hesaplara döviz değeri ile aktarılması için bu ekranda döviz tipi, kur tarihi, kur tutarı girilmelidir. Program, çeklerin toplam YTL değerini, girilen kur tutarına bölerek hesaplayacağı döviz tutarını, cari hesabın hareket kayıtlarındaki döviz tutarı sahasına aktarır. Bu ekrandan girilen döviz bilgileri çeklerin tutar değerlerini oluşturmayacak ya da herhangi bir değişime neden olmayacak, sadece ilgili carinin döviz raporları için döviz tutarı sahasına aktarılacaktır.
Özel Hesap Kapatma
Cari Hesaplarını özel hesap kapatma sistemine göre takip edenler için bordronun tamamlanmasından sonra hesap kapatma ekranı çıkar. Müşteriye ait kapatılmamış olan borç ve alacak kayıtları hesap kapatma ekranında listelenir. İlgili borç ve alacak hareketleri işaretlendikten sonra ‘seçilenleri kapat’ butonuna basılarak kapatılır.
Herhangi bir durumda özel hesap kapatmayla ilgili yapılan bir yanlış Cari Modül/ Özel Hesap Kapatma bölümünden düzeltilebilir, değiştirilebilir ve izlenebilir.
Özel hesap kapatma uygulaması ile ilgili detay bilgi için bakınız Cari/Özel Hesap Kapatma.
Cari Hesap Çek Alındı Kaydında Kullanılan Özel Tuşlar
Cari Hesap Çek Alındı Kaydında iken farenin sağ tuşuna tıklandığında bazı kısa yol seçenekleri gelecektir.
Toplu Müşteri Çekleri Girişi
Mevcut bordroya çek kaydı girildikten sonra, bu çek ile aynı tutara sahip ve aynı seriden birden fazla çekin program tarafından oluşturularak bordroya eklenmesi için kullanılan seçenektir. Bu seçenek, Cari Hesap Çek Alındı Kaydında iken farenin sağ tuşuna basıldığında gelen menüden Toplu Müşteri Çekleri girişi seçilir.
| Toplu Müşteri Çekleri Girişi Ekranı | |
|---|---|
Çek Sayısı | Seçilen çekten kaç tane oluşturulacağının belirlendiği alandır. |
Vade Günü | Çeklerin vadelerinin belirli bir vade aralığı ile oluşması isteniyorsa, aralığın kaç gün olacağı ya da sabit bir vade tarihi olması isteniyorsa, çeklerin vade tarihlerinin ayın kaçı olacağının belirlendiği alandır. |
Vade aralığı | Çeklerin vade tarihlerinin belirli bir gün aralığına göre oluşması için kullanılan seçenektir. Örneğin, seçilmiş olan çekin vadesi 28.02.2006 ve oluşturulacak olan seri çeklerin vade günü 30 ise program vade tarihlerine 30 gün ekleyerek diğer çekleri oluşturacaktır. |
Sabit Vade | Vade günlerinin her ayın belirli bir günü olacak şekilde düzenlenmesi isteniyorsa kullanılacak seçenektir. Yukarıdaki örneğe göre oluşacak olan çeklerin vadesi her ayın 30’u olacaktır. |
Veren Kodu Değişikliği
Çeki ciro eden cari hesabın kodunda bir yanlışlık yapıldıysa, çek seçilerek farenin sağ butonuna basılır ve gelen ekrandan veren kodu değişikliği seçeneği seçilir. Yeni kod yazılıp tamam butonuna basılır. Böylece Çeki veren kişinin cari kodu değiştirilmiş olur. Bordro tamamlama denilerek çekler kayıt edilir.
Toplu Proje Kodu Değişikliği
Girilmiş olan çeklerin proje kodunda bir hata yapıldıysa ekranın herhangi bir yerinde farenin sağ butonuna basılarak proje kodu değişikliği yapılabilir.