e-Müstahsil sisteminin kullanılabilmesi için e-Müstahsil kayıt numaralama şablonlarının tanımlanması gerekir. Müstahsil Numarasının GİB’in belirlediği formata uygun üretilebilmesi için kayıt numaralama şablonu sistemde öndeğer olarak tanımlıdır. Sistem İşletmeni program bölümünde Kayıt Numaralama Şablonları seçenekleri arasında e-Dönüşüm/e-Müstahsil başlığı ile yer almaktadır.
Bu şablonda Müstahsil No için numara uzunluğu 16 hanelidir ve sabit değerler içerir. e-müstahsil için numaralama şablonu açıldığında aşağıdakiler öndeğer olarak gelir:
- Sabit 3 karakter: MST.
- Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY.
- Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir.
Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
Şablon Satınalma Faturasının "Müstahsil Makbuzu" türündeki kayıtlar için kullanılır. Makbuzda seçilen Organizasyonel Birim “e-Müstahsil Kullanıcısı” olduğunda şablona uygun numara üretilir.