Birim Tanımında e-Defter Kullanıcı Bilgilerinin Girilmesi
Bir organizasyonel birime ait genel birim, işyeri ya da bağlı kurumların e-Devlet sistemini kullanacağı birim tanımı e-Dönüşüm penceresinde yer alan e-Devlet Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. Eğer yedekleme yapılacaksa “Dosyaları Entegratöre Yedekleyebilir” kutucuğu işaretlenir.
Yedekleme kutucuğu işaretlendiyse, Bağlantı Ayarları sekmesinde bulunan “Özel Entegratör Kullanıcı Bilgileri” bölümündeki “Kullanıcı Adı, Şifre” alanları zorunludur.
Genel Muhasebe Öndeğer ve Parametreleri
Büyük Defterin e-Defter Durumu "GİB Onaylı Berat İndirildi" olduğunda, Genel Muhasebe Parametreleri/e-Devlet/e-Defter Otomatik Yedeklensin parametre değeri kontrol edilir. Evet seçili ise, otomatik yedekleme işlemi başlatılır. Manuel olarak e-Defterler listesinin F9 > Yedekleme > Gönder seçeneği ile tetiklenen dosyaların portala gönderilmesi işlemi otomatik olarak gerçekleştirilir.
Öndeğer olarak Hayır seçili gelir. Hayır seçili ise e-defter dosyaları otomatik olarak portala gönderilmez. İşlemin manüel yapılması gerekir.
e-Defterler Listesi
Manüel olarak gönderilmek istenen e-defterler için e-Defter listesi F9 menüsünde Yedekleme-Gönder seçeneği yer alır. Gönder işlemi e-defterin durumu “Onaylı Berat İndirildi” olduğunda seçilir. Gönder işlemi yedeklemenin her durumunda aktiftir. Kullanıcı istediği kadar Gönder işlemi başlatabilir. Ancak portalda en son gönderimin kaydı tutulur.
Durum Sorgula işlemi ise yedekleme durumu “Entegratöre Gönderilmedi” dışındaki bir durum olduğunda seçilir.
Otomatik Yedekleme işlemi “Onaylı Berat İndir” işleminden sonra otomatik olarak başlar. “Defter-i Kebir” ve “Yevmiye Defteri”ne ait tüm dosyalar entegratöre gönderilirken ya da durumu sorgulanırken “Paket İşleme Alındı” mesajı gelir.
e-Defter dosyalar sorunsuz gönderilirse Yedekleme Durumu: Entegratöre işlendi olur. Dosya gönderirken bir hata alınması sonucunda Yedekleme Durumu:Yedeklenemedi olur ve e-defter dosyalarının tekrar manüel olarak gönderilmesi gerekir.
e-Defterler listesinde bulunan Yedekleme Durumu alanından yedekleme hakkında bilgi alınır. Alanın aldığı değerler aşağıdaki gibidir:
- Entegratöre Gönderilemedi
- Entegratöre İşlendi
- Yedeklenmedi
- Yedeklendi