Finans Bölümü'nde, "Kayıt/Cari " menüsünün altında yer alır. Daha önce "Özel Hesap Kapatma" işlemi yapılan kayıtların yeniden düzenlenmesi/izlenmesi amacıyla kullanılan bölümdür. Özel hesap kapatma ekranından, hem başka modüllerden yapılmış olan kapatmaların izlenmesi hem de yapılan kapatma işlemlerinin iptal edilerek tekrar bu ekrandan kapatma işleminin yapılması sağlanır.
Özel hesap kapatma uygulaması, "Cari Hesap Kayıtları" ekranındaki "Hesap Tipi" alanı "Özel Hesap Kapatma" olarak işaretlenen cari hesaplarda kullanılır. Bu tür cari hesaplar kullanılarak yapılan işlemlerde, henüz kapatılmamış borç ve alacak kayıtları ekrana gelir ve kayıtlarla ilgili kapatma kararı kullanıcıya bırakılır. Böylece kullanıcı, bir faturaya ait borç hareketini hangi alacak hareketi ile kapatacağını seçebilir. Özel hesap kapatma işlemine geçilmeden önce, "Cari Bilgisi" sekmesindeki alanların doldurulması gerekir.
Cari Bilgisi Ekranı
| Cari Özel Hesap Kapatma Ekranı | |
|---|---|
Cari Kod | İzlenmesi istenen özel hesap kapatma hareketleri için cari hesap kodunun girildiği alandır. Boş bırakılamaz. Rehber butonu |
2. Cari Kodu | Aynı cari hesaba ait birden fazla cari kod tanımlandığı durumlarda, ikinci cari hesap kodunun girildiği alandır. Rehber butonu Örneğin; Bir cari hesap için iki tane cari hesap kartı tanımlanıp bu cari hesaplardan biri fatura işlemleri diğeri ise tahsilat için kullanılabilir. Böylece, "Özel Hesap Kapatma" ekranına geçildiği zaman "Cari Kod" alanında yazılan hesabın hareketleri ve "2.Cari Kod" alanında yazılan cari hesabın hareketleri izlenebilir ve bu iki cari hesap birbiri ile kapatılabilir. Bu da özel hesap kapatma ile ilgili raporların açık hesap vermemesini sağlar. |
Aralık | Özel hesap kapatma ekranında listelenmesi istenen hareketler için tarih aralığı verilen alandır. Vade tarihi ve kayıt tarihi olmak üzere iki seçenekten oluşur. Vade Tarihi Tarih aralığı verilirken vade tarihinin baz alınması istendiğinde seçilmesi gereken seçenektir. Kayıt Tarihi Tarih aralığı verilirken kayıt tarihinin baz alınması istendiğinde işaretlenmesi gereken seçenektir. |
Tarih Aralığı | Özel hesap kapatma ekranında, belli bir tarih aralığındaki kayıtların listelenmesi istendiğinde, başlangıç ve bitiş tarihlerinin girildiği alandır. |
Rapor Kodu 2 | Özel hesap kapatma ekranında listelenecek cari hareket kayıtları için, "Cari Rapor Kodu 2" alanına kısıt verilmesi istendiğinde kullanılacak alandır. Örneğin; Listelenmesi istenen cari hareketler için, "Rapor Kodu 2" alanı A olanlar listelensin gibi bir kısıt verilebilir. "Cari Rapor Kodu 2" kullanımı ile ilgili detay bilgi için; Cari → Kayıt → Cari Parametreleri → "Rapor Kodu Girilsin" |
Açık/Kapatılmış/Hepsi | Özel hesap kapatma ekranında hangi cari hareketlerin listeleneceğinin seçildiği alandır. Açık seçeneği, kapatması hiç yapılmamış yada kısmen yapılmış açık hareketler listelenmesi için, Kapatılmış seçeneği, kapatması tamamlanmış hareketlerin listelenmesi için, Hepsi seçeneği, hem açık hem de kapalı hareketlerin bir arada listelenmesi için kullanılır. |
Çoklu Kapatma Yapılacak | Bu seçenek, özel hesap kapatma ekranındaki bir hareketin, aynı anda birden fazla hareketle kapatılmasını sağlar. Örneğin; Borç hareketinin birden fazla alacak hareketi ile tek seferde kapatılması istendiğinde işaretlenmesi gerekir. İşaretlendikten sonra özel hesap kapatma ekranında kapatılacak hareketlere çift tıklandığında kırmızı renkte görünür ve bu hareketler birbiri ile kapatılır. |
Sıralama | Özel hesap kapatma ekranında listelenecek cari hareketlerin hangi tarih baz alınarak sıralanacağının seçildiği alandır. Vade tarihi seçildiği zaman hareketler vade tarihine göre, Kayıt tarihi seçildiği zaman ise hareketler kayıt tarihine göre sıralanarak listelenecektir. |
Döviz Tipi Kısıdı | Özel hesap kapatma ile ilgili hareketleri kapatılacak cari hesap eğer dövizli ise kullanılacak alandır. |
Döviz Tipi Kısıdı Verilsin | Hareketleri izlenecek cari hesap için döviz tipi kısıtı verilmesi istendiğinde işaretlenmesi gereken alandır. |
Döviz Türü | Döviz tipi kısıdı verilsin alanı işaretlendiği zaman aktif gelmektedir. Hangi döviz tipi için cari hesap hareketleri izlenmek isteniyorsa bu alana o dövizin tipi girilmelidir. |
İleri Kısıt Tanımlama | Cari hesaba ait hareketler listelenirken üst bölümde anlatılan kısıtlamalar yeterli gelmediği durumda kullanılan seçenektir. Örneğin, plasiyer kodu ya da proje koduna göre kısıtlar verilerek, sadece bu koşula uyan kayıtların listelenmesi sağlanabilir (bu seçeneğin kullanılabilmesi için onaylı versiyon 4.0.8 olması şartı aranmaktadır). |
Borç Toplamı | Cari kodu alanında kodu girilmiş olan cari hesabın cari hareket kayıtlarındaki borç toplamının izlenebildiği alandır. |
Alacak Toplamı | Cari kodu alanında cari kodu girilmiş olan cari hesabın cari hareket kayıtlarındaki alacak toplamının izlenebildiği alandır. |
Bakiye | Cari kodu alanında cari kodu girilmiş olan cari hesabın cari hareket kayıtlarındaki bakiyesinin izlenebildiği alandır. Cari bilgisi bölümünde listelenecek hareketler ile ilgili kısıtlar verildikten sonra Borçlar/Alacaklar ekranına geçilebilmektedir. |
Borçlar/Alacaklar
Özel hesap kapatma ekranında üst tarafta borç, alt tarafta alacak hareketleri yer almaktadır. Burada hangi borç hareketi ile hangi alacak hareketinin kapatılacağı seçilir (veya tam tersi).
| Borçlar / Alacaklar Ekranı | |
|---|---|
Borç No/ Alacak No | Özel hesap kapatma ekranında listelenen her bir harekete borç/alacak numarası atanmaktadır. Böylece hangi numaraya ait kayıtların hangi numara ile kapatıldığı izlenebilmektedir. Borç No/Alacak No alanlarında üzerinde bulunulan kaydın numarası izlenebilmektedir. |
Açıklama | İlgili hareketin cari hareket kayıtları ekranındaki açıklamasının izlenebildiği alandır. |
Açık Bakiye | Açık Bakiye alanı kapatma işlemi sırasında, üzerinde bulunulan hareketin tutarını göstermektedir. Kapatma işlemi tamamlandıktan sonra ise üzerinde bulunulan hareketin ne kadar kapatılmamış açık kalmış bakiyesi varsa bu alandan izlenebilmektedir. |
Proje Kodu | Eğer proje takibi yapılıyorsa ilgili cari harekete ait proje kodunun izlenebildiği alandır. Proje takibi ile ilgili detay bilgi için bakınız Muhasebe/Proje Kodu Girişi. |
| Kaydet | Hangi hareketin hangi hareket ile kapatılacağı o hareketin üzerinde fare ile çift tıklatılarak seçilir. “Kaydet” tuşuna basılarak kapatma işlemi yapılır. |
| Sil | Yapılan kapatma işleminin iptal edilmesi için ilgili cari hareketin üzeri fare ile çift tıklandıktan sonra sil tuşuna basılmalıdır. Böylece kapatma işlemi geri alınacaktır. |
| Vazgeç | İşlemlerden vazgeçilip özel hesap kapatma ekranı kapatılmak istendiğinde kullanılması gereken tuştur. |
Borç Toplamı | Özel Hesap Kapatma ekranındaki ilgili cari hesaba ait borç toplamının izlenebildiği alandır. |
Alacak Toplamı | Özel Hesap Kapatma ekranındaki ilgili cari hesaba ait alacak toplamının izlenebildiği alandır. |
Bakiye | Özel Hesap Kapatma ekranındaki ilgili cari hesaba ait bakiyenin izlenebildiği alandır. |
| Yenile | Özel hesap kapatma menüsünden çıkılmadan başka bir cari hesabın hareketlerinin izlenebilmesi için, ekranın kapatılmadan Cari Bilgisi ekranına dönülmesini sağlayan tuştur. Böylece özel hesap kapatma menüsünü kapatmadan başka bir cari için kısıt verilebilmektedir. |
Özel Hesap Kapatma Ekranında Kullanılan Özel Tuşlar
Özel hesap kapatma ekranında bir hareketin üzerinde sağ tuşa basıldığı zaman Borç/Alacak Detay ve Gönder seçenekleri gelmektedir.
Borç / Alacak Detay
Üzerinde bulunulan hareketin eğer kapatılmış ise hangi hareket yada hareketler ile kapatıldığının detay bilgilerinin izlenebildiği bölümdür. Bu ekranda sıra alanındaki numara ile hangi hareketin hangi hareketler ile kapatıldığı bilgisi görülebilmektedir.
Gönder
Gönder seçeneği ile Grid ekranındaki bilgilerin Excel, Word, Calculator, Writer programlarına aktarılması sağlanır. Detay bilgi için bakınız Giriş/Grid/Bilgi Gönderimi.
Özel Hesap Kapatma yöntemi ile cari hareketlerin kapatılması işlemi Cari/Kayıt/Özel Hesap Kapatma menüsünden elle yapılabildiği gibi, eğer ilgili cari hesabın Hesap Tipi Özel Hesap Kapatma ise modüllerde yapılan işlemler tamamlandıktan sonra Özel Hesap Kapatma ekranı gelmekte ve kullanıcı kayıt anında hareketleri kapatabilmektedir.
Ekranın üst kısmında çıkan bilgiler, o anda yapılan kayda ait tutarlardır. Normalde yapılan kayıt tutarı tek olacağı için bir tek kayıt izlenir. Yapılan kayıt bir borç kaydı ise ekranın alt bölümünde henüz tamamı kapatılmamış alacak hareketleri izlenecektir. Yapılan kayıt bir alacak ise aşağıda kapatılmamış borç hareketleri izlenir. Ekranın üst kısmında izlenen satırların birden fazla olması iki koşulda mümkündür. Bunlardan ilki, firma genelinde Proje Uygulamasının kullanılıyor olmasıdır. Bu durumda özel hesap kapatma ekranında yapılan kayda ait farklı proje kodları kullanılmış ise, kayıtlar proje kodu kırılımında gelecektir. Örneğin; Kaydedilen bir alış faturasında, kalem kayıtları kaydedilirken farklı proje koduyla işlem yapılmış ise özel hesap kapatma ekranının üst kısmında, proje kodları bazında kümüle edilmiş tutarlar izlenebilir. Eğer Cari/ Parametre Kayıtlarında, “Özel Hesapta Proje Kodu Kontrol Edilecek” parametresi işaretlenmiş ise farklı proje koduna sahip kayıtlar birbiriyle kapatılamaz. Kapatılmak istendiğinde “Seçilen Kayıtlar Uyumsuz” şeklinde uyarı alınacaktır.Proje uygulaması kullanıldığı halde cari/ parametre kayıtlarında, “Özel hesapta proje kodu kontrolü” işaretlenmemiş ise özel hesap kapatma ekranında proje kodu bazında yine detay olacak, proje kodları farklı kayıtlar, birbiriyle kapatılabilecektir. Özel Hesap Kapatma ekranı ile cari hesaba kayıtlar vadelere bölünerek bile atılsa, özel hesap kapatma yapabilmektedir.
Kapat
Bu tuş birebir kapatma yapılıyor ise kullanılacaktır. Yani yukarıdan bir harekete karşı, ekranın altından bir hareket seçilir ise bu tuş aktif olacaktır. Eğer birden fazla hareket seçilir ise bu tuş kullanılamayacaktır.
Hepsini Kapat
Bu tuş, kapatmanın program tarafından yapılması isteniyor ise kullanılabilir. Özel hesap kapatma ekranlarında, istenilen sahalara göre sıralama yapılabilir. Örneğin; Tarih kolonu tıklandığında hareketler tarih bazında, vade tarihi kolonu tıklandığında hareketler vade tarihi bazında küçükten büyüğe doğru sıralanabilmektedir. Aynı kolona tekrar sıralamak için basıldığında ise büyükten küçüğe doğru sıralama yapılacaktır. Hepsini kapat tuşu kullanıldığında, kullanılan sıralama baz alınarak program tarafından kapatma yapılacaktır. Bu tuşun aktif gelebilmesi için bu ekranda daha önceden hiç kapatma işlemi yapılmamış olması gerekmektedir.
Seçilenleri Kapat
Birden fazla hareket bazında, toplu kapatma yapılacak ise kullanılacak tuştur. Ekranda birden fazla kayıt seçildiğinde bu tuş aktif olacak ve seçilen kayıtlar birbiriyle kapatılacaktır. Burada da ekrandaki sıralama geçerli olacaktır.
Kapatılanları Sil
Özel hesap kapatma ekranında daha önceden yapılmış olan kapatma kayıtları silinmek istendiğinde kullanılacak tuştur. Bunun için öncelikle üst taraftan kapatması silinecek hareket tıklanmalı, daha sonra Kapatılanları Sil tuşuna basılmalıdır. Bu durumda program aşağıda görüldüğü gibi bir uyarı verecek ve onaylama sonucunda kapatılmış tutarlar silinecektir.
Tamam
Bu tuş, kapatma işlemlerinin tamamlanmasından sonra, özel hesap kapatma ekranının kapatılması için kullanılmaktadır. Eğer kapatma tutarlarında bir problem yok ise ekran kapanacaktır. Kapatma tutarlarında sorun var ise yani kapatılacak tutar ile kapatılan tutarlar arasında fark var ise “Kapanmamış Hareketler Var Emin misiniz ?” şeklinde bir uyarı mesajı alınacak ve bu uyarı onaylandığında özel hesap kapatma ekranı kapanacaktır. Bu tuşun diğer bir görevi de ekranda yapılmış olan kapatmaları veritabanına saklamasıdır. Eğer kapatma yapılan cari hesap başka bir terminal tarafından kullanılmış ve kullanıcının çalışmış olduğu hareketler üzerinde değişiklik yapılmışsa, ekran tarafından uyarı verilecek ve kapatma işleminin tekrarlanması için ekran yenilecektir. Kapatma işlemi yaparken eğer hareket için Kalan Tutar değeri sıfır olursa yani kapatma işlemine artık devam edemeyecek duruma gelinir ise ilgili satırın üzeri çizilecek ve gri bir renk alacaktır.