Cariler için Özel Hesap Kapatma, Finans Bölümü'nde Kayıt/Cari menüsünün altında yer alır. Özel Hesap Kapatma/Cari bölümü, daha önce Özel Hesap Kapatma işlemi yapılan kayıtların yeniden düzenlenmesi/izlenmesi amacıyla kullanılan bölümdür. Özel hesap kapatma ekranından, hem başka modüllerden yapılmış olan kapatmaların izlenmesi hem de yapılan kapatma işlemlerinin iptal edilerek tekrar bu ekrandan kapatma işleminin yapılması sağlanır.
"Özel Hesap Kapatma" işleminde farklı döviz tiplerindeki hareketler birbirini kapatabilir.
Özel hesap kapatma uygulaması, "Cari Hesap Kayıtları" ekranındaki "Hesap Tipi" alanı "Özel Hesap Kapatma" olarak işaretlenen cari hesaplarda kullanılır. Bu tür cari hesaplar kullanılarak yapılan işlemlerde, henüz kapatılmamış borç ve alacak kayıtları ekrana gelir ve kayıtlarla ilgili kapatma kararı kullanıcıya bırakılır. Böylece kullanıcı, bir faturaya ait borç hareketini hangi alacak hareketi ile kapatacağını seçebilir. Özel hesap kapatma işlemine geçilmeden önce, "Cari Bilgisi" sekmesindeki alanların doldurulması gerekir.
Cari Bilgisi Ekranı
Özel hesap Kapatma Cari Bilgisi ekranında yer alan alanlar ve içerdiği bilgiler şunlardır:
Cari Özel Hesap Kapatma Ekranı | |
|---|---|
Cari Kod | İzlenmesi istenen özel hesap kapatma hareketleri için cari hesap kodunun girildiği alandır. Boş bırakılamaz. Rehber butonu |
2. Cari Kodu | Aynı cari hesaba ait birden fazla cari kod tanımlandığı durumlarda, ikinci cari hesap kodunun girildiği alandır. Rehber butonu Örneğin: Bir cari hesap için iki tane cari hesap kartı tanımlanıp bu cari hesaplardan biri fatura işlemleri diğeri ise tahsilat için kullanılabilir. Böylece, "Özel Hesap Kapatma" ekranına geçildiği zaman "Cari Kod" alanında yazılan hesabın hareketleri ve "2.Cari Kod" alanında yazılan cari hesabın hareketleri izlenebilir ve bu iki cari hesap birbiri ile kapatılabilir. Bu da özel hesap kapatma ile ilgili raporların açık hesap vermemesini sağlar. |
Aralık | Özel hesap kapatma ekranında listelenmesi istenen hareketler için tarih aralığı verilen alandır. Vade tarihi ve kayıt tarihi olmak üzere iki seçenekten oluşur. Vade Tarihi: Tarih aralığı verilirken vade tarihinin baz alınması istendiğinde seçilmesi gereken seçenektir. Kayıt Tarihi: Tarih aralığı verilirken kayıt tarihinin baz alınması istendiğinde işaretlenmesi gereken seçenektir. |
Tarih Aralığı | Özel hesap kapatma ekranında, belli bir tarih aralığındaki kayıtların listelenmesi istendiğinde, başlangıç ve bitiş tarihlerinin girildiği alandır. |
Rapor Kodu 2 | Özel hesap kapatma ekranında listelenecek cari hareket kayıtları için, "Cari Rapor Kodu 2" alanına kısıt verilmesi istendiğinde kullanılacak alandır. Örneğin: Listelenmesi istenen cari hareketler için, "Rapor Kodu 2" alanı A olanlar listelensin gibi bir kısıt verilebilir. "Cari Rapor Kodu 2" kullanımı ile ilgili detay bilgi için; Cari → Kayıt → Cari Parametreleri → "Rapor Kodu Girilsin" |
| Parite Tarihi | Farklı döviz tiplerine kapatma işlemi yapıldığında iki döviz tipinin birbirine çevrilmesi sırasında kullanılacak olan kurun hangi tarihten getirileceğinin seçildiği alandır. Alanın sağ tarafında yer alan aşağı ok butonu ile Borç Tarihi, Alacak Tarihi ve Günün Tarihi seçenekleri arasından seçim yapılır. |
Açık/Kapatılmış/Hepsi | Özel hesap kapatma ekranında hangi cari hareketlerin listeleneceğinin seçildiği alandır. Açık seçeneği: Kapatması hiç yapılmamış yada kısmen yapılmış açık hareketler listelenmesi için kullanılır. Kapatılmış seçeneği: Kapatması tamamlanmış hareketlerin listelenmesi için kullanılır. Hepsi seçeneği: Hem açık hem de kapalı hareketlerin bir arada listelenmesi için kullanılır. |
Çoklu Kapatma Yapılsın | Bu seçenek, özel hesap kapatma ekranındaki bir hareketin, aynı anda birden fazla hareketle kapatılmasını sağlar. Örneğin: Borç hareketinin birden fazla alacak hareketi ile tek seferde kapatılması istendiğinde işaretlenmesi gerekir. İşaretlendikten sonra özel hesap kapatma ekranında kapatılacak hareketlere çift tıklandığında kırmızı renkte görünür ve bu hareketler birbiri ile kapatılır. |
Sıralama | Özel hesap kapatma ekranında listelenecek cari hareketlerin hangi tarih baz alınarak sıralanacağının seçildiği alandır. Vade tarihi seçildiğinde hareketler vade tarihine göre, Kayıt tarihi seçildiğinde ise hareketler kayıt tarihine göre sıralanarak listelenir. |
Döviz Tipi Kısıdı | Kapatılacak cari hesabın dövizli olması halinde kullanılan alandır. |
Döviz Tipi Kısıdı Verilsin | Hareketleri izlenecek cari hesap için döviz tipi kısıtı verilmesi istendiğinde işaretlenmesi gereken alandır. |
Döviz Türü | "Döviz Tipi Kısıdı Verilsin" seçeneği işaretlendiğinde aktif hale gelen alandır. Cari hesap hareketlerine ait izlenmesi istenen döviz tipinin seçildiği alandır. Rehber butonu |
İleri Kısıt Tanımlama | Cari hesaba ait hareketler listelenirken üst bölümde anlatılan kısıtlamaların yeterli gelmediği durumlarda kullanılan seçenektir. Örneğin: Plasiyer kodu ya da proje koduna göre kısıt verilerek, sadece bu koşula uyan kayıtların listelenmesi sağlanabilir. |
| "Cari Bilgisi" sekmesinde listelenecek hareketlerle ilgili kısıtlar verildikten sonra "Borçlar/Alacaklar" sekmesine geçmek için kullanılan butondur. |
Borç Toplamı | "Cari Kod" alanında kodu girilmiş olan cari hesabın, cari hareket kayıtlarındaki borç toplamının izlendiği alandır. |
Alacak Toplamı | "Cari Kod" alanında kodu girilmiş olan cari hesabın, cari hareket kayıtlarındaki alacak toplamının izlendiği alandır. |
Bakiye | "Cari Kod" alanında kodu girilmiş olan cari hesabın, cari hareket kayıtlarındaki bakiyesinin izlendiği alandır. |
Borçlar/Alacaklar
Özel Hesap Kapatma ekranının üst kısmında borç, alt kısmında alacak hareketleri yer alır. Burada hangi borç/alacak hareketi ile hangi alacak/borç hareketinin kapatılacağı seçilir. Özel Hesap Kapatma Borçlar Alacaklar ekranında yer alan alanlar ve içerdiği bilgiler şunlardır:
Borçlar / Alacaklar Ekranı | |
|---|---|
| Cari Kod | Özel hesap kapatması yapılacak cariye ait kod bilgisinin ve isminin izlendiği alandır. |
| Cari kodun yenilenmesi/değiştirilmesi istendiğinde, Cari Bilgiler" sekmesine dönmek için kullanılan butondur. |
Borç No/Alacak No | Özel hesap kapatma ekranında listelenen her bir harekete program tarafından borç/alacak numarası verilir. Böylece, hangi numaraya ait kayıtların hangi numara ile kapatıldığı bilgisinin izlenmesi sağlanır. Borç No/Alacak No alanlarında, üzerinde bulunulan kaydın numarası izlenir. |
Açıklama | İlgili hareketin, cari hareket kayıtları ekranındaki açıklamasının izlendiği alandır. |
Açık Bakiye | Kapatma işlemi sırasında, üzerinde bulunulan hareketin tutarını gösteren alandır. Kapatma işlemi tamamlandıktan sonra da, üzerinde bulunulan hareketin ne kadar kapatılmamış açık kalmış bakiyesi varsa bu alandan izlenmesi mümkündür. |
Proje Kodu | Eğer proje takibi yapılıyorsa ilgili cari harekete ait proje kodunun izlenebildiği alandır. |
| Kapatma işleminin yapılması için kullanılan butondur. |
| Yapılan kapatma işleminin iptal edilmesi için, ilgili cari hareketin üzerine fare ile çift tıklandıktan sonra kullanılması gereken butondur. Böylece kapatma işlemi geri alınır. |
| İşlemlerden vazgeçilip mevcut ekrandan çıkılması istendiğinde kullanılması gereken butondur. |
Borç Toplamı | İlgili cari hesaba ait borç toplamının izlendiği alandır. |
Alacak Toplamı | İlgili cari hesaba ait alacak toplamının izlendiği alandır. |
Bakiye | İlgili cari hesaba ait bakiye bilgisinin izlendiği alandır. |
Özel Hesap Kapatma yöntemi ile cari hareketlerin kapatılması işlemi Cari → Kayıt → Özel Hesap Kapatma menüsünden manuel yapıldığı gibi (ilgili cari hesabın hesap tipi "Özel Hesap Kapatma" ise), modüllerde yapılan işlemler bittikten sonra "Özel Hesap Kapatma" ekranı gelir ve kullanıcı kayıt anında hareketleri kapatabilir. İşlemler bittikten sonra "Özel Hesap Kapatma" ekranı gelmesi istenmediğinde, Yardımcı Programlar → Şirket/Şube/ Parametre Tanımları → "Özel Hesap Penceresi Gösterilmesin" parametresinin seçilmesi gerekir.
Ekranın üst kısmında çıkan bilgiler, o anda yapılan kayda ait tutarları gösterir. Normalde yapılan kayıt tutarı tek olacağı için bir tek kayıt izlenir. Yapılan kayıt borç kaydı ise, ekranın alt bölümünde henüz tamamı kapatılmamış alacak hareketleri izlenir. Yapılan kayıt bir alacak kaydı ise, aşağıda kapatılmamış borç hareketleri izlenir. Ekranın üst kısmında izlenen satırların birden fazla olması iki koşulda mümkündür. Bunlardan biri, firma genelinde "Proje Uygulamasının" kullanılıyor olması. Bu durumda özel hesap kapatma ekranından yapılan kayda ait farklı proje kodları kullanılmışsa, kayıtlar proje kodu kırılımında gelir.
Örneğin: Kaydedilen bir alış faturasında, kalem kayıtları kaydedilirken farklı proje koduyla işlem yapılmışsa, özel hesap kapatma ekranının üst kısmında proje kodları bazında kümüle edilmiş tutarlar izlenir. Eğer Cari → Kayıt → Parametre Kayıtları → "Özel Hesapta Proje Kodu Kontrol Edilsin" parametresi işaretlenmişse, farklı proje koduna sahip kayıtlar birbiriyle kapatılamaz. Kapatılmak istendiğinde "Seçilen Kayıtlar Uyumsuz" şeklinde uyarı ekrana gelir. Proje uygulaması kullanıldığı halde Cari → Kayıt → Parametre Kayıtları → "Özel Hesapta Proje Kodu Kontrolü" işaretlenmemişse, özel hesap kapatma ekranında proje kodu bazında yine detay izlenir ve proje kodları farklı kayıtlar birbiriyle kapatılabilir. Özel Hesap Kapatma ekranı ile cari hesaba ait kayıtlar vadelere bölünerek aktarılsa bile, özel hesap kapatma yapabilir.
Özel Hesap Kapatma Ekranı | |
|---|---|
| Birebir kapatma yapıldığında kullanılması gereken butondur. Ekranın üst kısmındaki bir harekete karşı, ekranın alt kısmından bir hareket seçildiğinde aktif hale gelir. Birden fazla hareket seçildiğinde buton pasif hale gelir. |
| Kapatma işleminin program tarafından yapılması istendiğinde kullanılması gereken butondur. Özel hesap kapatma ekranlarında, istenen alanlara göre sıralama yapılabilir. Örneğin: "Tarih" kolonuna tıklandığında, hareketler tarih bazında, "Vade" kolonuna tıklandığında ise, hareketler vade tarihi bazında küçükten büyüğe doğru sıralanabilir. Aynı kolona tekrar basıldığında, hareketler bu defa büyükten küçüğe doğru sıralanır. "Hepsini Kapat" butonu kullanıldığında, kullanılan sıralama baz alınarak program tarafından kapatma yapılır. Bu butonun ekrana aktif şekilde gelmesi için, daha önce bu ekranda hiç kapatma işlemi yapılmamış olması gerekir. |
| Birden fazla ve hareket bazında toplu kapatma yapılması istendiğinde kullanılması gereken butondur. Birden fazla kayıt seçildiğinde buton aktif hale gelir ve seçilen kayıtlar birbiriyle kapatılır. |
| Özel hesap kapatma ekranından daha önceden yapılmış olan kapatma kayıtlarının silinmesi istendiğinde kullanılması gereken butondur. Öncelikle, ekranın üst kısmından silinmesi istenen kapatma hareketine tıklanarak butona basılır. Bu durumda program, aşağıda görüldüğü gibi bir uyarı verir ve onaylama sonucu kapatılmış tutarlar silinir.
|
| Kapatma işlemleri tamamlandıktan sonra, özel hesap kapatma ekranının kapatılması için kullanılan butondur. Kapatma tutarlarında bir problem yoksa ekran kapanır. Sorun varsa, yani kapatılacak tutar ile kapatılan tutar arasında fark varsa, "Kapanmamış hareketler var. Emin misiniz?" şeklinde bir uyarı mesajı ekrana gelir ve bu uyarı onaylandığında özel hesap kapatma ekranı kapanır. Bu butonun bir diğer görevi de, ekranda yapılmış olan kapatmaları veri tabanında saklaması. Eğer kapatma yapılan cari hesap başka bir terminal tarafından kullanılmış ve kullanıcının çalışmış olduğu hareketler üzerinde değişiklik yapılmışsa, program tarafından uyarı verilir ve kapatma işleminin tekrarlanması için ekran yenilenir.
Kapatma işlemi yaparken, hareket için "Kalan Tutar" değeri sıfır olursa (kapatma işlemine devam edemeyecek duruma gelinmişse) ilgili satırın üzeri program tarafından gri renkle çizilir. |
