j-HR uygulaması kullanılmaya başlandığında, kurumda çalışan personele ilişkin bilgileri kaydetmek için Personel Yönetimi bölümünde, Tanımlar menüsünde yer alan Personel Kartları kullanılır. İşe yeni giren personele ait sicil bilgilerini kaydetmek amacıyla Kayıtlar menüsündeki İşe Giriş Kayıtları kısmı veya uygulamanın İşe Alım ve Yerleştirme modülü de kullanılabilir.
Personel kartı oluşturmak için, Personel Kartları listesinde yer alan Ekle simgesi veya sağ fare tuşu menüsündeki Ekle seçeneği kullanılır.
Personel bilgileri kart üzerindeki alanlar ile;
- Ana Bilgiler
- Ücret Bilgileri
- Bordro Bilgileri
- Çalışma Bilgileri bölümlerinden ve personel kartları listesinde Ücret Bilgileri, Çalışma Bilgileri, Özlük Bilgileri, İlişkili Kayıtlar ile Bilgiler menülerinde yer alan seçenekler kullanılarak kaydedilir.
Personel Kartı Başlık Bilgileri
Personel kartı başlık bölümünden şu bilgiler kaydedilir:
Sicil Numarası | Personele ait işlemlerin yapılacağı, bilgilerin izleneceği sicil numarasıdır. Bu alan bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Personel Numarası aynı zamanda personele ait bilgiler içeren sicil kartının kodudur. |
Adı | Personelin adıdır. |
Soyadı | Personelin soyadıdır. |
Kurum | Personelin çalıştığı kurumdur. Tanımlı kurumlar listelenir ve ilgili kurum seçilir. |
İşyeri | Kuruma ait işyerinin numarasıdır. Tanımlı işyerleri listelenir ve uygun tanım seçilerek alana aktarılır. İşyerleri listesinde yalnızca bu kuruma ait işyerleri listelenir. Personelin çalıştığı kurum belirtilmeden işyeri alanına bilgi girilemez. |
Birim | Personelin çalıştığı birim kodudur. Kayıtlı birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Bilgi girilmesi zorunlu alandır. |
| Alt Birim | Personelin çalıştığı alt birim kodudur. Kayıtlı alt birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Bölüm | Personelin çalıştığı bölümün kodudur. Tanımlı bölümler listelenir ve personelin çalıştığı bölüm seçilerek alana aktarılır. Bölümler listesinde yalnızca Kurum alanında belirtilen kuruma ait bölüm tanımları listelenir. |
