CRM'de rol tanımlamanın en verimli yolu, öndeğer roller içerisinden bir tanesini Çoğalt Rol seçeneği ile çoğaltıp üzerinde gerekli değişiklikleri yapmaktır. Rolü çoğaltmak için Roller ekranında ilgili rol kaydının yanındaki işaret kutucuğu seçilir ve Çoğalt Rol seçeneğine tıklanır.
Açılan Rol tanım ekranındaki Ad alanı benzersiz bir alandır ve bilgi girişi zorunludur.
işaret kutucuğu, kullanıcıya yönetici rolü verilecekse işaretlenir.
Rol tanım ekranı 3 ayrı sekmeden oluşur:
- Kullanıcılar
- Tür İzinleri
- Tür İzinleri Matrisi
Kullanıcılar Sekmesi
Rol tanımının Kullanıcılar sekmesinde, tanımlanan rolün atanacağı kullanıcılar seçilir. Kullanıcılar sekmesinden 
tuşu ile eklenen kullanıcılara tanımlanan rol bağlanmış olur.
Aynı işlem kullanıcı bazında Kullanıcı Kartından da yapılabilir. Bunun için kullanıcı kartının Roller sekmesinde kullanıcıya istenen rol bağlanır.
Tür İzinleri
Tür İzinleri sekmesinde rolün kapsamı belirlenir. Tür İzinleri sekmesinde, yalnızca rol ismi yazan (Firma, Teklif, Görevler vb.) bir tür izni Düzelt 
seçeneği ile açılır.
Ekrana gelen Tür İşlemleri İzinleri penceresinde Üye İzinleri ve Nesne İzinleri adlı iki sekme bulunur.
- Üye İzinleri
Bir alanın gizlenmesi ya da sadece okuma modunda görüntülenmesi gibi talepler, rol tanımda Üye İzinleri ile sağlanır.
İş nesnesi içerisindeki alanların kullanımı ve görünürlüğü Model Editör üzerinde appaerance rule ile kontrol edilir. Standart lisans sahibi olan kullanıcılar Model Editör kullanamayacağı için alternatif olarak roller üzerinden de bu işlem sağlanabilmektedir.
Hedef Türü altındaki izinler doğrudan iş nesnesi içerisine etki etmektedir. Yani bu alanda Okuma ve Yazma izinleri aktif durumdaysa alt bölümde yapacağımız yetkilendirmelerin bir etkisi olmayacaktır. Öncelikle üst bölümde Okuma ve Yazma izinlerini pasif duruma getirilmelidir.
Daha sonra Üye İzinleri sekmesi altında 
seçeneğine tıklanır ve alan seçim ekranına ulaşılır.
Üye İşlem İzinleri penceresinde, iş nesnesine ait Okuma ve Yazma yetkileri pasif edildiği için öncelikle görüntülenmesi istenen alanlar Üyeler listesinden seçilir. Daha sonra bu penceredeki Okuma ve Yazma izinleri aktif edilir ve Tamam tuşuna tıklanır.
Bu işlemle birlikte seçilen alanlar için okuma ve yazma yetkisi verilmiş olur. İlgili menüde kayıt ekranı açıldığında bu alanlar görüntülenir. Yazma izni de verildiği için bu alanlara müdahale edilebilir.
Son olarak, üyeler içerisinden görüntülenmesini istemediğimiz ya da görüntülenip müdahale edilmesini istemediğimiz alan veya alanlar seçilir. Bir önceki adımın aksine Okuma ve Yazma izinlerinin ikisi de pasif edilirse ilgili alan veya alanlar menü içerisinde gizlenir. Okuma izni aktif ve Yazma izni pasif olursa alanlar menü içerisinde görüntülenir ve ancak müdahale edilemez.
- Nesne İzinleri
Üye İzinlerinin verilmesinden sonra belirli bir kriteri sağlayan kullanıcının kaydı okuması için Nesne İzinleri sekmesi seçilir ve “+” butonu ile ilgili kriter eklenir.
İstenilen kriter birden fazla tablo içerisindeki veriyi birleştireceği için Metin sekmesine geçiş yapılır. Kriter bu alana yazılır. Alt bölümdeki “Okuma” ve “Yazma” izinleri aktif edilir.
Son olarak “Teklif” tür izni içerisindeki görünüm aşağıdaki gibi olmalıdır.
Rol Modelleri
[SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [SalesRep] is Null
[RelatedFirm.SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [RelatedFirm.SalesRep] is Null
[ActivityFirm.SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [ActivityFirm.SalesRep] is Null
[SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()]
[OpportunityFirm.SalesRep.UserOid][[Oid] = CurrentUserId()] Or [OpportunityFirm.SalesRep] Is Null