Bir organizasyonel birime ait genel birim, işyeri ya da bağlı kurumların e-Fatura sistemini kullanacağı birim tanımı e-Dönüşüm penceresinde yer alan e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir.
Birim tanımı Bağlı Kurum olarak yapılırken, e-Faturaların bağlı kurum ya da organizasyonel birim bazında gönderilip alınacağı e-Fatura kullanıcısı seçim kutucuğu yanında yer alan seçenek alanından belirlenir. Bu alan genel birim ya da işyeri tanım kartlarında yer almaz. Eğer "Bağlı Kurum Bazında" seçilirse, Posta Kutusu Etiket Kodu ve Gönderici Birim Etiket Kodu alanlarının doldurulması zorunludur. Aynı şekilde Adres penceresinde yer alan Ülke Kodu alanının da doldurulması zorunludur. "Organizasyonel Birim Bazında" seçilirse bu alanlar organizasyonel birime ait ve e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenen genel birim ve işyeri tanım kartlarında doldurulmalıdır.
Bağlı Kurumların e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi ve e-Faturaların Bağlı Kurum Bazında seçilmesi durumunda, Vergi Numarası mutlaka girilmelidir. Vergi numarası girilmeden tanım bilgileri kaydedilmeyecektir. Şahıs şirketleri bu alana TC Kimlik Numara bilgisini yazmalıdır.
Etiket Mekanizması
Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir. Nasıl ki kağıt faturada ev, iş veya değişik illerdeki adresimiz için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-Fatura sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir.
e-Fatura sisteminde iki adet rol bulunmaktadır. Bu roller Gönderici Birim ve Posta Kutusu'dur. Her bir rol için ayrı bir etiket belirlenmelidir.
Etiket bir adres gibi kullanıldığından fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir. Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi https://efatura.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html adresinde yayımlanmaktadır.