Logo j-Guar uygulaması kullanılmaya başlandığında, kurumda çalışan personele ilişkin bilgileri kaydetmek için Personel Yönetimi bölümünde, Tanımlar menüsünde yer alan Personel Kartları kullanılır. İşe yeni giren personele ait sicil bilgilerini kaydetmek amacıyla Kayıtlar menüsündeki İşe Giriş Kayıtları kısmı veya uygulamanın Eleman Seçme ve Yerleştirme bölümü de kullanılabilir.
Personel kartı oluşturmak için, Personel Kartları listesinde yer alan Ekle simgesi veya sağ fare tuşu menüsündeki Ekle seçeneği kullanılır. Personel bilgileri kart üzerindeki alanlar ile;
- Ana Bilgiler
- Ücret Bilgileri
- Bordro Bilgileri
- Çalışma Bilgileri bölümlerinden ve personel kartları listesinde Ücret Bilgileri, Çalışma Bilgileri, Özlük Bilgileri, İlişkili Kayıtlar ile Bilgiler menülerinde yer alan seçenekler kullanılarak kaydedilir.
Personel Kartı Başlık Bilgileri
Personel kartı başlık bölümünden şu bilgiler kaydedilir:
Sicil Numarası | Personele ait işlemlerin yapılacağı, bilgilerin izleneceği sicil numarasıdır. Bu alan bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Personel Numarası aynı zamanda personele ait bilgiler içeren sicil kartının kodudur. |
Adı | Personelin adıdır. |
Soyadı | Personelin soyadıdır. |
Kurum | Personelin çalıştığı kurumdur. Tanımlı kurumlar listelenir ve ilgili kurum seçilir. |
İşyeri | Kuruma ait işyerinin numarasıdır. Tanımlı işyerleri listelenir ve uygun tanım seçilerek alana aktarılır. İşyerleri listesinde yalnızca bu kuruma ait işyerleri listelenir. Personelin çalıştığı kurum belirtilmeden işyeri alanına bilgi girilemez. |
Birim | Personelin çalıştığı birim kodudur. Kayıtlı birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Bilgi girilmesi zorunlu alandır. |
| Alt Birim | Personelin çalıştığı alt birim kodudur. Kayıtlı alt birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Bölüm | Personelin çalıştığı bölümün kodudur. Tanımlı bölümler listelenir ve personelin çalıştığı bölüm seçilerek alana aktarılır. Bölümler listesinde yalnızca Kurum alanında belirtilen kuruma ait bölüm tanımları listelenir. |
Personel Kartı Ana Bilgiler
Personel kartı Ana Bilgiler sayfasındaki alanlardan şu bilgiler kaydedilir:
İkinci Adı | Personelin (varsa) ikinci adıdır. |
Giriş Tarihi | Personelin kurumda işe başlayış tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. |
Sosyal Güvenlik Statüsü | Personelin sosyal güvenlik statüsünün belirlendiği alandır. Bordro işlemleri burada belirtilen sosyal güvenlik statüsüne göre yapılır. Bu alanda, SGK (Çalışan), SGK (Emekli), SGK (Çırak), SGK (Stajyer), SGK (Yabancı), Emekli Sandığı (Memur), Emekli Sandığı (Çalışan), Emekli Sandığı (Emekli), Bağkur (Çalışan), Bağkur (Emekli) Diğer seçenekleri yer alır. |
Kanun No | Kanun No ve Kanun Sıra No alanları yalnızca Sosyal Güvenlik Statüsü alanında Emekli Sandığı (Çalışan) seçildiğinde personel kartında görünür. İlgili kanun seçimi yapılır.
Bu alanın öndeğeri "631" numaralı kanundur. 631 seçili olarak işleme devam edildiğinde Ücret Bilgileri/Temel Sayfasında herhangi bir değişiklik olmaz. "Ücreti" alanına bilgi girişi yapılır. 666 seçildiğinde ise "Kanun Sıra No" alanında; Bordro Kanun Parametreleri/Kamu Tabloları/Ücret ve Tazminat Göstergeleri sayfasında yer alan satırlarda "Sıra No" alanlarındaki değerler listelenir. |
Kanun Sıra No | Kanun No alanında "666" seçimi yapıldığında aktif olur. Kanun No alanında "666" seçildiğinde, Bordro Kanun Parametreleri/Kamu Tabloları/Ücret ve Tazminat Göstergeleri sayfasında yer alan satırlarda "Sıra No" alanlarındaki değerler listelenir. |
| Bordro Kodu | Ücret ödeme şekli, türü ve zamanına göre personeli filtrelemek amacıyla isteğe bağlı olarak kullanılabilir. Bordro Kodu raporlarda filtre olarak yer alır. |
| Akademik Unvanı | Personelin akademik unvanı (Doktor, Doçent, Öğretim Görevlisi vb.) bu alana yazılır. |
| İşyerine Geçiş Tarihi | Personelin çalıştığı iş yerine başlama tarihidir. |
| Şifresi | Personel kartı üzerinde işlem yapacak kullanıcı şifresidir. Alana doğrudan gelir. |
| Mesleği | Personelin mesleğinin kaydedildiği alandır. Raporlama amaçlı kullanılır. |
Personel Statüsü | Personelin statü bilgisinin kaydedildiği alandır. Statü tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Pozisyon Tanımı | Pozisyon tanımları listelenir ve seçim yapılır. |
Pozisyonu | Personelin kurumdaki pozisyon bilgisidir. Kayıtlı pozisyonlar listelenir ve ilgili pozisyon seçilir. Bir çalışanın pozisyonu değiştiğinde, ilgili çalışana o pozisyona ait rollerden gelmiş görev ve sorumluluklar silinir. Manuel eklenen görev ve sorumluluklar silinmez. Bununla birlikte yeni pozisyona ait rollerinin görev sorumlulukları çalışana atanır. |
| Ek Pozisyonları | Bir çalışanın organizasyon şemasında birden fazla pozisyonda görev alması halinde sorumlu olduğu ek pozisyonları bu alanda seçilir.
Ek Pozisyonları alanı, yalnızca Organizasyon Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri ekranında "Her Çalışan Ancak Bir Pozisyonda Yer Alabilir" parametresinin "Hayır" seçilmesi ile görünür hale gelir. Aksi taktirde personel kartında ve personel atama kartında bu alan görünmeyecek ve çalışan için ek pozisyon tanımlanamayacaktır. |
Görev Yeri | Personelin görev yerinin belirtildiği alandır. Kayıtlı görev yerleri listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Ünvanı | Personelin kurumdaki Unvan bilgisidir. Kayıtlı Unvan tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Kadro Kartı | Personele ait kadro bilgisidir. Kayıtlı kadro kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
| Yöneticisi | Personel kartında yer alan “Pozisyonu” alanında çalışanın pozisyonu seçildiğinde, pozisyonun bağlı olduğu, organizasyon şemasındaki yönetici bu alanda gösterilir. Değiştirilemez. |
İdari Yöneticisi | Personelin kurum içerisinde hangi yöneticiye bağlı olarak çalıştığı bu alanda belirtilir. İdari Yöneticisi alanı, organizasyon şeması işlemleri ekranında, şema tipi sicil detayında olduğunda, bağlı olduğu sicil olarak kullanılarak yeni şema yapısını oluşturmak için kullanılır. Bu alanda sonradan yapılan değişiklikler tarihçe kayıtlarında (Personel Atamalarında) tutulmaktadır. Bir pozisyondaki tüm çalışanların aynı idari yöneticiye bağlı olma zorunluluğu, Sistem Ayarları > Personel Yönetimi parametrelerinde yer alan "Aynı Pozisyona ait Personellere Farklı İdari Yönetici" seçeneğine bağlıdır. "Seçilebilsin" seçeneği ile, aynı pozisyondaki çalışanlara farklı idari yöneticiler atanabilir. |
TC. Kimlik No | Personele ait TC Kimlik Numarası bilgisidir. |
Doğum Tarihi | Personelin doğum tarihidir. … simgesi tıklanarak takvim görüntülenebilir. |
Cinsiyeti | Arşiv ve raporlama amacıyla kullanılan personel bilgisidir. Kadın, Erkek ve boş olmak üzere üç seçeneklidir. Boş seçenek, cinsiyeti bilinmeyen aile yakını bilgisi girilirken kullanılır. |
Medeni Hali | Personelin medeni durumunun kaydedildiği alandır. Medeni durum seçenekleri listelenir ve uygun tanım seçilir. |
Öğrenim durumu | Öğrenim durumunun kaydedildiği alandır. Öğrenim durumu seçenekleri listelenir ve uygun tanım seçilir. Raporlama amaçlı kullanılır. |
Kan Grubu | Personelin kan grubunun girildiği alandır. Personele ait Nüfus Bilgilerinde girilen Kan Grubu değeri bu alana doğrudan gelir. |
Ehliyet Sınıfı/Tarihi | Ehliyet bilgisinin kaydedildiği alandır. Ehliyet sınıfı seçenekleri listelenir ve seçim yapılarak alana aktarılır. … simgesi tıklanarak takvim görüntülenebilir ve ehliyet tarihi girilebilir. |
| Ehliyet Geçerlilik Süresi | Ehliyetin son geçerlilik tarihinin girildiği alandır. |
Pasaport Numarası | Personele ait pasaportun numarasıdır. |
Askerlik Durumu | Erkek personelin askerlik durumu bu alanda belirtilir. Tecilli, Terhis, Muaf ve boş olmak üzere 4 seçenek listelenir ve uygun tanım seçilir. Askerlik Durumu alanında yapılan seçime göre, Terhis Tarihi veya Tecil Süresi bilgileri ilgili alanlara girilir. Cinsiyet alanında Kadın seçiminin yapılması durumunda bu alana bilgi girilemez. |
Personel Ücret Bilgileri
Personelin ücret bilgileri, personel kartı üzerinde yer alan Ücret Bilgileri sayfasından kaydedilir. Ücrete ait bilgiler Temel ve Detay başlıkları sayfalarında toplanmıştır. Bu bilgiler şunlardır:
Ücret Temel Bilgileri
Ücreti | Bu alana personelin aldığı ücret kaydedilir. Personele ücretin hangi para birimi üzerinden ödeneceği de yanındaki alanda belirlenir. Para birimleri listelenir ve ilgili para birimi seçilir. |
Ücret Göstergesi | Sosyal Güvenlik statüsü olarak Emekli Sandığı (Çalışan) seçimi yapıldığında aktif olan alandır. Bilgi girilmez. Puantaj hesaplanırken, Personel Kartı > Ücret Bilgileri > Temel > Ücreti alanı dolu ise, bu alanındaki değer kullanılır. Dolu değilse hesaplamalar Ücret Göstergesi ve Tazminat Göstergesi alanları kullanılarak yapılır. Ücreti alanında bir değer belirtilmemesi halinde, çalışanın ücreti, "Aylık Katsayı * (Tazminat Göstergesi + Ücret Göstergesi)" formülü ile hesaplanır ve sonuç ücreti alanına yazılır. Brüt ücret olarak hesaplamalar yapılır. Bulunan bu ücret puantaja da brüt ücret olarak aktarılır ve maaş hesaplamaları bu değer üzerinden yapılır. Ücret alanı dolu ise göstergeler ile hesaplama yapılmaz ve ücret alanının değeri kullanılır. Ücret Göstergesi alanı Sistem Ayarları > Bordro Kanun Parametreleri seçeneği ile açılan ekranda yer alan Ücret ve Tazminat Göstergeleri sekmesi > Ücret Göstergesi alanında girilir. |
Tazminat Göstergesi | Sosyal Güvenlik statüsü olarak Emekli Sandığı (Çalışan) seçimi yapıldığında aktif olan alandır. Bilgi girilmez. Tazminat Göstergesi alanı Sistem Ayarları > Bordro Kanun Parametreleri seçeneği ile açılan ekranda yer alan Ücret ve Tazminat Göstergeleri sekmesi > Tazminat Göstergesi alanında girilir. |
Ödeme Tipi | Ücreti alanına girilen tutarın hangi mesai süresi sonucunda ödeneceği Ödeme Tipi alanında belirlenir. Ay, Gün, Saat olmak üzere üç seçenek içerir. Bu alanda yapılan seçim ücret hesaplamalarını etkiler. Programda öndeğer olarak Ay seçeneği işaretlidir. Personele ücreti saat veya gün bazında ödenecekse uygun tip seçilir. |
Hesaplama Şekli | Brüt ve Net olmak üzere iki seçeneklidir. Net seçiminde ücret alanında girilen tutar, personelin aldığı net tutardır. Hesaplamalar sırasında brüt ücret, bütün kesintilerden sonra sicil kartında belirtilen net ücrete dönüşecek şekilde uygulama tarafından hesaplanır. Brüt seçiminde ise, ücret alanında girilen tutar kesintilerin yapılmadığı brüt tutardır. Hesaplamalar yapılırken bu alanda belirlenen brüt ücret üzerinden kesintiler hesaplanır ve personele verilecek net ücret bulunur. Programda öndeğer olarak Brüt seçeneği işaretlidir. |
Hizmet Sınıfı | Yan ödeme hesaplamasında kullanılacak yan ödeme puanının tespiti ve özel hizmet tazminatı hesaplamasında kullanılacak özel hizmet tazminatı oranı hesaplamasında kullanılır. Bunu için sicil kartında seçilen seçenek ile kanun parametrelerinde bulunan yan ödeme tablosu dikkate alınır. |
Görev Sınıfı | Sicil kartından seçilmiş olan görev sınıfı bilgisine göre kanun parametrelerindeki Görev/Kadro ve diğer göstergeler tablosundan ek gösterge rakamı ve emekli sandığı ilave oranı belirlenmiş olur. |
Özel Hizmet Tazminatı | Personelin özel hizmet tazminatı alıp almayacağı bu alanda yapılacak seçimle belirlenir. |
Yetki Kodu | Kullanıcının yetki kodudur. Ücret Bilgileri bölümünün Personel Kartı'nda yer alıp almaması uygulamayı kullanan kişinin yetki koduna bağlıdır. |
Özel Kod | Personel ücret bilgilerini gruplamakta kullanılan özel kod alanıdır. |
Ödeme Şekli | Personele ücretinin hangi yolla ödeneceğini belirtir. |
Emekli Sandığı Esas Ek Gösterge | Emekli Sandığı için geçerli olacak ek gösterge bilgisidir. |
Emsal Durumu | Personel için emsal durumunun geçerli olup olamayacağını belirtir. Bu alan evet ve Hayır olmak üzere iki seçeneklidir. Emsal durumu söz konusu ise Evet seçeneği seçilir. |
Ücret Çalışma Tipi | Personelin ücretini peşin ya da çalışarak aldığı bu seçenek ile belirlenir. |
Harcırah Grubu | Personel için geçerli olan harcırah grubudur. |
Tazminatlar | Kamu maaş hesaplamalarında yer alan bazı gösterge rakamlarının bordro hesaplamalarında dikkate alınması için kullanılan bölümdür. Tazminatlar bölümü, Sosyal Güvenlik Statüsü Emekli Sandığı (Memur) olduğunda görünür. |
Denge Tazminatı Oranı | Puantaj hesaplamalarında kullanılan orandır. |
Ücret Detay Bilgileri
Ücrete ait detay bilgiler yanında personel ücret ödemelerinin ilgili olduğu dağıtım şablonu ve proje bilgileri Ücret Bilgileri Detay sayfasından kaydedilir.
Ücret Grubu | Personel için geçerli olacak ücret grubunu belirtir. Kayıtlı ücret grup tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ücret grupları Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğerler ve Parametreler menüsü altında yer alan Ücret Parametreleri seçeneği ile kaydedilir. Seçilen tanımda belirtilen ücret parametreleri personelin ücret hesaplamalarında geçerli olacaktır. |
Derecesi | Personelin derece bilgisidir. Ücretin hangi derece için geçerli olacağını belirtir. Derece/Basamak tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Derece/Basamak tanımları Kariyer Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan Derece/Basamak Tanımları seçeneği ile kaydedilir. |
Cari Hesap Kodu | Personelin cari hesap kodudur. Kayıtlı cari hesaplar listelenir ve personele ait cari hesap tanımı seçilir. Personelin aynı zamanda cari hesap olarak izlendiği durumlarda kullanılır. |
Ödeme Grubu | Personelin içinde olduğu ödeme grubunu belirtir. Ödeme grup tanımlarına ulaşılarak seçim yapılır. |
Kıdem/İhbar Grubu | Personelin içinde yer aldığı kıdem/ihbar grubunu belirtir. |
Analiz Boyutu | Ücretin izleneceği analiz boyutu bilgisidir. Kayıtlı analiz boyutları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Dağıtım Şablonu | Dağıtım şablonları ile, personele ait ücretin analiz boyutu ve projelere dağılım bilgileri kaydedilir. |
Proje Kodu | Ücretin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı projeler listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Muhasebe Bağlantı grubu | Personel ücretinin muhasebe bağlantı grubunu belirtir. Sicil kartı için kayıtlı bağlantı grupları listelenir ve ilgili tanım seçilir. |
Personel Bordro Bilgileri
Personelin önceki işyerlerindeki bordro bilgileri, muafiyetleri ve tabilikleri ile puantaj hesaplarında kullanılacak diğer bilgiler ve banka hesabı bilgilerini personel kartı üzerinde Bordro Bilgileri seçeneği ile kaydedilir.
Bordro Temel Bilgileri
Ücretsiz İzin Günleri | Personelin kullanmış olduğu ücretsiz izin gün sayısının kaydedildiği alandır. Bu alan, İşten Çıkış Kayıtları'nda yer alan Kıdem Dışı Gün sayısını etkiler. Bu alanda belirtilen Ücretsiz İzin Gün sayısı ile, Bordro bölümünde yapılan puantaj işlemleri sonucu bulunan ücretsiz izin günü ile toplanır ve Çıkış Bilgileri bölümündeki Kıdem Dışı Gün alanına otomatik olarak aktarılır. |
Ücret Ayarlama | Personelin ücret ayarlamalarından etkilenip etkilenmeyeceğini gösterir. |
Sakatlık Derecesi | Sakat personel çalıştırılması durumunda, sakatlık derecesinin belirtildiği alandır. Bordro bölümündeki gelir vergisi hesaplamalarında kullanılır. |
Toplu Terfi | Personelin toplu terfi işlemlerinden etkilenip etkilenmeyeceği bu alanda belirlenir. Eğer personel kartı toplu terfi işlemlerinde kullanılacaksa bu seçeneğin yanında yer alan kutu işaretlenir. |
Önceki İşyerlerindeki Kümülatif Vergi Matrahı | İşe alınan personelin bir önceki işyerine ait Kümülatif Vergi Matrahı bilgileri bu alana kaydedilir. Halihazırdaki personelin de gerçekleşen toplam vergi matrahını gösterir. |
Banka Bilgileri | Bu bölümde yer alan alanlardan personelin ücretinin ve diğer ödemelerin yatırılacağı banka bilgileri kaydedilir. |
Banka Kodu | Personelin hesabının bulunduğu banka kodudur. Kayıtlı banka tanımları listelenir ve ilgili banka seçilir. Banka seçildiğinde Banka tanımında belirtilen şube kodu ve adı ilgili alanlara otomatik olarak aktarılır. |
Hesap Numarası | Personelin banka hesap numarasıdır. Doğrudan kaydedilir. |
IBAN | Banka hesabı IBAN numarasıdır. |
Personel Bordro Detay Bilgileri
Bordro Bilgileri bölümünde Detaylar seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır:
Devreden Yuvarlama Farkı Sıfırlaması | Devreden yuvarlama farklarının sıfırlanması isteniyorsa bu kutu işaretlenir. |
Kümülatif Matrah Aktarılmayacak | Personel kümülatif matrah aktarımından muaf olacaksa bu kutu işaretlenir. |
Eski Hükümlü | Personelin eski hükümlü olması halinde bu kutu işaretlenir. Bu bilgi sadece Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi'nde kullanılır. |
Terör Mağduru | Personelin terör mağduru olması halinde bu kutu işaretlenir. İş-KUR Bildirgeleri'nden biri olan İşgücü Çizelgesi'nde terör mağduru personel sayısının tespitinde kullanılır. |
Göçmenlik Durumu | Personelin göçmen olması halinde bu kutu işaretlenir. Kutu işaretlendiğinde, Kanun Parametreleri ile belirtilen orana bağlı olarak personelin maaş hesaplamalarında vergi indirimi yapılır. |
Personelin muaf olduğu uygulamalar Muafiyetler bölümünde belirlenir. | |
|---|---|
Gelir Vergisi | Personelin maaşından gelir vergisi kesintisi yapılmayacaksa bu kutu işaretlenir. |
Asgari Geçim İndirimi | Personelin asgari geçim indirimi uygulamasına tabi olup olmadığını belirtir. Asgari geçim indiriminden yararlanacaksa bu seçenek işaretlenir. |
Damga Vergisi | Personelin maaşından damga vergisi kesintisi yapılmayacaksa bu kutu işaretlenir. |
Personelin tabi olduğu kanunlar Tabilikler bölümünde belirlenir. | |
İndirim Kanunu | Personelin hangi çalışma yasasına tabi olduğunu belirtir. İndirim kanunu seçenekleri listelenir ve personelin tabi olduğu kanun seçilir. |
Çalışma Kanunu | Personelin hangi çalışma yasasına tabi olduğunu gösterir. Bu alan İş Kanunu, Deniz İş Yasası ve Basın İş Yasası olmak üzere üç seçeneklidir. |
Belge Türü | SGK'ya tabi personelin çalışma statüsüne göre aylık prim ve hizmet belgesi raporlarında filtre olarak kullanılacak belge türüdür. |
Özür Grubu | Personelin özür grup bilgisidir. Kayıtlı özür grupları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Özür grup tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. |
İstihdam Yasası | İşveren primlerinin hazinece karşılanan oranı istihdam yasası alanında belirtilir. |
Fiili Hizmet Zammı | Personelin dahil olduğu fiili hizmet bilgisinin seçildiği alandır. Kartta tanımlı personel için puantaj hesaplaması yapılırken, bu alanda yapılan seçim doğrultusunda, personelin fiili hizmete dahil çalışmış olduğu gün üzerinden prim hesaplaması yapılır. |
AR-GE Yasası | AR-GE kapsamına giren kurumların gelir vergisi istisnasının belirlendiği alandır.
AR-GE Yasası alanında yapılan seçime göre, seçili personel için hesaplanan gelir vergisinden AGİ Tutarı düşüldükten sonra kalan ödenecek gelir vergisi tutarının %80, %90, %95, %100 oranlarında teşviğe tabi olduğu belirlenir. Belirtilmemiş seçeneği ise; kartta tanımlı personelin AR-GE kapsamında olmadığını gösterir. Bu alan öndeğer olarak Belirtilmemiş seçeneği ile gelir. Gerekirse değiştirilir. |
AR-GE Gün / Ay | Personel kartında tanımlı personelin 30 gün içerisinde AR-GE kapsamında çalışma oranı bilgisidir. Bu alana 0 ile 1 arasında değer girilir. Bu alanda girilen değer, puantaj kartları Sicil Bilgileri sayfasında ilgili alana doğrudan yansıyacaktır. |
AR-GE Başlangıç Tarihi | Personellere ilişkin ücret hesaplamalarında bu alanda girilen tarih kontrolü yapılır ve 5 yıl aşım kontrolü gerçekleştirilir. Beş yılın aşıldığı durumlarda, kurum ücret parametrelerinde "AR-GE SGK Teşviğine Dahil" alanı seçili olduğu durumda da personel için SGK teşviği hesaplanmaz. |
| İstihdam Teşvik Bitişi | İstihdam yasasının hangi tarihte sona ereceği ile ilgili tarih bilgisinin girildiği alandır. Bu alanda verilen tarih sonrasına ait istihdam yasası uygulanmaz. |