Performans kaydı üretme işlemi ile, performans kayıtları toplu olarak oluşturulur ya da performans kayıtlarına hedef/yetkinlik görev sorumluluk satırı eklenir. Performans Kaydı Üretme/Güncelleme, Performans Yönetimi program bölümünde İşlemler menüsü altında yer almaktadır.

Performans kaydı üret penceresinden şu bilgiler girilir:

AlanAçıklama

İşlem Tipi

Üretme işleminin ne şekilde yapılacağı İşlem tipi alanında belirlenir. İşlem Tipi alanı; Performans Kaydı Ekle, Performans Kaydı Güncelle, Performans Kaydına Satır Ekle seçeneklerini içerir.

Performans Kaydı Ekle seçildiğinde performans kaydı üretilirken, Performans Kaydına Satır Ekle seçildiğinde varolan performans kayıtlarına, performans öndeğeri alanında belirtilen öndeğer tanımına göre satır eklenir. Bunun dışında performans satırındaki bir alanı güncelleme veya kayıt/satır silme gibi işlemler toplu biçimde yapılamaz.

Performans Öndeğeri

Gerek kart üretiminde gerekse varolan kayıtlara satır ekleme işleminde kullanılacak performans öndeğerini belirtir. Tanımlı öndeğerler listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Performans Hedef Grubu

Performans kaydı üretiminde kullanılacak performans hedef grubunu belirtir. Tanımlı hedef grupları listelenir ve seçim yapılır.

Dönem Kodu

Üretme işleminin yapılacağı dönem kodudur. Kayıtlı dönemler listelenir ve aktif olan dönem seçilir.

Başlangıç ve Bitiş Tarihi

Performans değerlendirme başlangıç ve bitiş tarihleridir. Dönem seçildiğinde, dönem tanımında belirtilen tarihler bu alanlara otomatik olarak gelir.

Değerlendirme Tarihi

Değerlendirme tarihini belirtir. Seçilen öndeğer tanımında değerlendirme tarihi belirtilmişse bu alana otomatik olarak gelir.

Performans Satırları Durumu

İşlem Tipi alanında "Performans Kaydı Güncelle" seçimi yapıldığında aktif olan bir alandır. Filtreler sayfasında belirlenen filtre koşullarını sağlayan performans kayıtlarının satırları Performans Satırlarının Durumu alanında seçilen değere göre güncellenir. Performans Satırları Durumu; Taslak, Onaylandı ve İptal seçeneklerini içerir.

Performans Kaydı Üretim Filtreleri

Performans kaydı üretim işleminde kayıtların hangi personel için ve ne şekilde üretileceği Filtreler sayfasında belirlenir.

Performans Kaydı Üretim Filtreleri aşağıdaki şekildedir:

Filtre Değeri

Dönem Kodu

Performans Dönem Seçimi

Kurum

Grup/Aralık

Bölüm

Grup/Aralık

İşyeri

Grup/Aralık

Birim

Grup/Aralık

Sicil Numarası

Grup/Aralık

Adı

Grup/Aralık

Soyadı

Grup/Aralık

Performans Değerlendiricisi Grup KoduGrup/Aralık

Personel Statüsü

Tanımlı Personel Statüleri

Unvanı

Grup/Aralık

Pozisyonu

Grup/Aralık

Pozisyon Grubu

Grup/Aralık

İşe Giriş Tarihi

Tarih Girişi

Düzeltilmiş Genel Performans Puanı

Grup/Aralık

Durumu

Plan/İptal/Yürürlükte/Değerlendirildi/Kapandı

Kayıt Kodu

Grup/Aralık

Öndeğer Satırı Grup Kodu

Grup/Aralık

Hedef Eklenecek Satır sayısı

Adete Göre/Performans Değerlendiricilerine Göre

Yetkinlik eklenecek Satır Sayısı

Adete Göre/Performans Değerlendiricilerine Göre

Alt Yetkinlik Satır SayısıAdete Göre/Performans Değerlendiricilerine Göre

Görev Sorumluluk Eklenecek Satır Sayısı

Adete Göre/Performans Değerlendiricilerine Göre

Genel Değerlendirme Eklenecek Satır SayısıAdete Göre/Performans Değerlendiricilerine Göre
Grup Bilgisi Kaynağı Performans Öndeğerlendiricisi/Performans Öndeğeri
Değerlendirici Ağırlığı KaynağıPerformans Öndeğerlendiricisi/Performans Öndeğeri

Hedef Grupları Uygula

Evet/Hayır

Hedef Satır Adedi

Değer Girişi

Rol Tanımı Yetkinliklerini Uygula

Evet/Hayır

Yetkinlik Adedi

Değer Girişi

Rol Tanımı Alt Yetkinliklerini UygulaEvet/Hayır
Alt Yetkinlik AdediDeğer Girişi

Rol Tanımı Görev ve Sorumluluklarını Uygula

Evet/Hayır

Görev Sorumluluk Adedi

Değer Girişi

Personelin Yetkinlik Bilgilerini Uygula

Evet/Hayır

Personelin Yetkinlik Adedi

Değer Girişi

Personelin Alt Yetkinlik Bilgilerini UygulaEvet/Hayır
Personelin Alt Yetkinlik AdediDeğer Girişi

Uygula düğmesi tıklanarak işlem başlatılır.

Performans kartı üretirken "işlem tipi" olarak hangi seçenek seçilmiş ise işlem ona göre yapılır. 

Performans kaydı ekle seçeneği seçilmiş ise filtreden geçen kişiler için (kurum, bölüm, işyeri ve sicil bilgileri filtrelerine göre) kartlar üretilir. Kart üretilirken öndeğerde girilen bilgiler, kart üret penceresinde girilen bilgiler ile hedef performansları, yetkinlik performansları, görev ve sorumluluklar filtrelerinde seçilmiş olan seçeneklere göre kayıt ekleme işlemi yapılır. ("performans kayıt bilgileri" filtreleri kullanılmaz)

Kart üretme işlemi başlatıldığında sicil için filtrede verilen dönemde bir performans kaydı var ise program  kartın tekrar üretileceğini belirten bir mesajla kullanıcıyı uyarır. Mesaj Evet, Hayır ve Vazgeç seçeneklerini içerir.

Evet seçilirse  eski performans kaydı silinir ve  yeni oluşturulan kart eklenir, hayır seçilirse bu sicille ilgili işlem yapılmaz ve  diğer sicile geçilir, vazgeç seçildiğinde  işlem durdurulur. 

Mesaj penceresinde "Bu mesajı bir daha gösterme" seçeneği yer alır.  Bu seçenek işaretlenip işleme devam edilirse mesaj bir daha verilmez ve evet seçilmiş ise herkese yeni performans kaydı üretilir, hayır seçilmiş ise performans kartı var olan sicillerle ilgili işlem yapılmaz. 

Performans kartı üretirken işlem tipi olarak "Performans kaydına satır ekle" seçeneği seçilmiş ise filtreden geçen performans kayıtları için (kurum, bölüm, işyeri, sicil bilgileri, performans kaydı ve öndeğer satırı grup kodu filtrelerine göre) satır ekleme işlemi yapılır. 

Satır eklenirken öndeğerde artı işaretlenmiş satırlarla işlem yapılır. Eksi satırlarla ilgili işlem yapılmaz. Verilen filtrelere göre satır eklenecek bir kayıt bulunamamış ise işlem yapılmaz. Eklenen yetkinlik satırı ise hedeflenen değeri iş tanımından, mevcut değeri sicil Yetkinlik bilgilerinden alınır. ( çalışma tarihinde geçerli olan iş tanımlarına göre işlem yapılır, eğer aynı yetkinlik birden fazla iş tanımında var ise "değeri" büyük olan dikkate alınır) ( Hedef performansları , yetkinlik performansları, görev ve sorumluluklar filtrelerine bakılmaz ).

Seçili öndeğerde kaydedilmiş filtreler var ise bunlar performans kartı üret de öndeğer seçildiğinde filtrelere aktarılır.

Performans Kaydı Üretme/Güncelleme işleminde dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:

  • İş tanımlarına eklenen herhangi bir Yetkinlik/görev ve sorumluluk satırı otomatik olarak performans kayıtlarına aktarılmaz, performans kartı üret işlemiyle bunun toplu biçimde yapılabilmesi için filtreden ilgili iş tanımları seçilmeli, öndeğerde eklenen Yetkinlik/görev ve sorumluluk RTI olarak yazılmalı ve işlem tipi olarak satır ekleme yapılarak işlem yapılmalıdır.
  • İş tanımlarından aktarım ve hedef gruplarının uygulanma filtreleri "evet" seçilmiş ise bunlarla ilgili aktarım işlemi yapıldıktan sonra öndeğerdeki artılı satırlar bunlara eklenir. Aynı Yetkinlik iş tanımlarında var iken öndeğerde de artı işaretlenmiş ise iki defa aktarım yapılmış olacaktır.