Pivot Tablo raporları, program içerisinde girilen verileri düzenleyerek, özetleyerek ve çözümleyerek raporlanmasını sağlar.
Bu raporlar birkaç saniyede çalışma sayfası verilerinin yeni görünümlerini oluşturur. Yüzlerce, hatta binlerce bilgi parçası yerine oturur ve verilerin ardındaki anlamı ortaya koyar.
Pivot Tablo raporu oluşturmak, bilgi parçalarını faklı yerlere yerleştirip birbirine nasıl uyduğunu görmek anlamına gelir.
Tablo olarak rapor alındığında Filtrede verilen değerlere göre tüm veriler listelenmektedir.
Pivot tablo olarak rapor alındığı zaman raporlanacak bilgi ekrana boş gelmektedir. "Pivot Alan Listesi" listesi içerisindeki alanlar istenilen yerlere sürükleyerek bırakılır.
Filtre Alanlarını Buraya Bırakın: Pivot tabloda filtre verileceği zaman istenilen alan buraya eklenerek filtre verilebilir.
Veri Alanlarını Buraya Bırakın: Özetlenecek ya da istenilen alan göre gruplanacak sayısal bilgiler buraya taşınmalıdır.
Satır Alanlarını Buraya Bırakın: Özetlenecek alanların listelendiği alan bilgisi buraya taşınmalıdır.
Sütun Alanlarını Buraya Bırakın: Kolonda listelenmesi istenen bilgilerin eklendiği alandır.
Bir Pivot Tablo raporu oluşturulduğunda, kaynak verilerinin her sütunu raporda kullanılabilecek bir alan olur. Alanlar, kaynak verilerden alınan çok sayıda bilgi satırını özetler.
Raporda kullanılacak alanların adları kaynak verilerindeki sütun başlıklarından gelir. Kaynak verilerde, çalışma sayfasının ilk satırı boyunca her sütunun bir adı bulunmalıdır.
Başlıkların altında kalan diğer satırlar, aynı sütunda benzer öğeleri içermelidir. Örneğin, metinler bir sütunda, sayılar bir diğer sütunda ve tarihler de başka bir sütunda yer almalıdır. Diğer bir deyişle, sayıları içeren bir sütunda metin bulunmamalı veya benzeri durumlar olmamalıdır.
Son olarak, Pivot Tablo raporu için kullanılan verilerin içinde boş sütun olmamalıdır. Ayrıca, boş satırların da bulunmamasına dikkat edilmelidir; örneğin, veri bloklarını birbirinden ayırmak için kullanılan boş satırlar kaldırılmalıdır. Pivot Tablo ile istenilen alanlara göre özetlenerek toplam alınabilir.