Giden e-İrsaliyeler, e-Dönüşüm program bölümü e-İrsaliye seçeneği altında yer alır. Giden e-İrsaliyeler listesinde e-İrsaliye durumu GİB'e Gönderilecek olan e-İrsaliyeler listelenir. Liste Üzerinde yer alan e-İrsaliye Gönder düğmesi ile seçilen kayıtlardan GİB'e (Gelir İdaresi Başkanlığı) gönderilebilir durumda olanlar için gönderim işlemi yapılır.
Listelenecek ve Ekle ile oluşturulabilecek irsaliye tipleri şunlardır; (06) Satınalma İade İrsaliyesi, (07) Perakende Satış İrsaliyesi, (08) Toptan Satış İrsaliyesi, (09) Konsinye Çıkış İrsaliyesi, (10) Konsinye Giriş İade İrsaliyesi, (35) Kullanıcı Tanımlı Satış İrsaliyesi, (25) Transfer Fişi ve (60) Kullanıcı Tanımlı Malzeme Transfer Fişi.
Giden e-İrsaliyeler listesi, Satış İrsaliyeleri listesiyle aynıdır ancak e-İrsaliye Gönder düğmesi ve F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan e-İrsaliye Durumunu Sorgula menü seçeneği ile ayrılır.
e-İrsaliye Gönderme İşlemi
Giden e-İrsaliye listesinde yer alan e-İrsaliyelerin gönderim işlemi için e-İrsaliye Gönder düğmesi kullanılır.
Gönderimin sağlanacağı web servis tanımı Sistem İşletmeni-Kurumlar-Organizasyonel Birimler-Birim Tanım Ekranı-Bağlantı Ayarları sekmesinde yer alan Özel Entegratör Kullanıcı Bilgileri bölümünden yapılır. e-İrsaliye kullanıcısı olmayan organizasyonel birimlerde Özel Entegratör Kullanıcı Bilgileri bölümü bilgi girişi yapılabilir bir alan değildir.
Durumu Taslak ya da İptal olan e-İrsaliyeler gönderilemez. Seçilen kayıtlar arasından e-İrsaliye durumu GİB'e Gönderilecek olanlar için gönderim işlemi gerçekleşir. Diğer irsaliye durumlarında gönderim yapılmak istenirse uyarı alınır.
Gönderim işlemi başarılı olan irsaliyelerin durum bilgisi "GİB'e Gönderildi" olarak güncellenir ve İşlemler ekranında kayıt oluşur. Gönderim işlemi sunucu ile bağlantı sağlanamadığından dolayı başarıyla sonuçlanmazsa, gönderimin gerçekleşmediğine dair İşlemler ekranında uyarı mesajı yer alır. Gönderim işlemi, irsaliyede hata alınmasından dolayı da gerçekleşmeyebilir. Bu durumda e-İrsaliye durumu "Alıcıda İşlenemedi/GİB'de İşlenemedi" durumlarından biri olur ve istenirse üzerinde değişiklik yapılabilir. Değişiklik yapılarak irsaliye kaydedildiğinde e-İrsaliye durumu GİB'e Gönderilecek olarak güncellenir ve e-İrsaliyenin tekrar gönderilmesi sağlanır.
e-İrsaliye Durumunu Sorgulama İşlemi
e-İrsaliye durumları, Sistem İşletmeni'nde tanımlanan web servis üzerinden sorgulanır. Sorgulama işlemi için Giden e-İrsaliyeler listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan "e-İrsaliye Durumunu Sorgula" seçeneği kullanılır. İşlem başarıyla gerçekleştiyse ya da hata alındığından gerçekleşmediyse bilgi mesajı alınır.
Yapılan her sorgulama işlemi için "Giden e-İrsaliyeler Listesi-Bilgiler-Portal Hareketleri" penceresinde sorgu kaydı oluşur.
Cari Etiket Bilgilerini Güncelleme
Cari etiket bilgilerini güncelleme işlemi, irsaliye kesildikten sonra alıcının etiket bilgilerinin eksik yada hatalı olduğu anlaşılırsa, ilgili irsaliye üzerinden cari etiket bilgilerinin güncellenmesi için kullanılır. Cari Etiket Bilgilerini Güncelle işlemi, Giden e-İrsaliyeler ve Gönderilen e-İrsaliyeler listesi F9 menüsünde yer alır.
Cari etiket bilgileri güncellenen irsaliyeler, Gönderilen e-İrsaliyeler listesinde yer alan e-İrsaliye Durum Değişikliği seçeneği ile tekrar gönderilir.