e-İrsaliye sisteminde çalışan alıcı ve satıcılar sistemde belirlenmelidir. Cari Hesap Kartı e-Dönüşüm sayfasında cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olduğu e-İrsaliye Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. Bu seçenek, çalışılan birimin e-İrsaliye kullanıcısı olması halinde aktif olur. e-İrsaliye uygulamasını ne şekilde kullanacağı ise Senaryo başlığı altındaki Temel Senaryo seçilerek belirlenir.
Cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, e-İrsaliye alım ve gönderimlerinde gerekli olan etiket bilgileri Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarından doldurulur. Bir irsaliye kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir.
Cari Hesap e-Dönüşüm sekmesindeki Etiket Bilgisi alanında Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında ise, kullanıcı ilgili firmaya e-İrsaliye gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır. Cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında “Sevkiyat Adresi” seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.
Cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda, Genel Bilgiler sekmesindeki Adres ve Ülke Kodu; Ticari Bilgiler sekmesindeki Vergi Numarası; e-Dönüşüm sekmesinde ise e-İrsaliye Gönderici Birim Etiketi ve e-irsaliye Posta Kutusu Etiketi alanları mutlaka doldurulmalıdır. Bu bilgiler girilmeden cari hesap tanımı kaydedilmeyecektir.
e-Dönüşüm Bilgilerini GİB’den Sorgulama
e-Dönüşüm bilgilerini GİB'den sorgulama işlemi, Cari Hesap kartı F9 menüsünde yer alır. Webservis aracılığıyla GİB’den alınan mükellef listesinde cari hesabın vergi no (şahıs şirketi ise TCKN) bilgisi e-İrsaliyeler için sorgulanır. İlgili vergi numarasına veya kimlik numarasına karşılık gelen bir kayıt bulunursa, cari hesap kartı üzerindeki “e-İrsaliye Bilgileri” bölümleri mükellef listesindeki bilgilerle doldurulur. Bilgiler daha önce kaydedilmiş ancak işlem sonucu mükellef listesindeki cari hesabın vergi no/TCKN bilgisi ile eşleştirilmezse ilgili alanlar silinir. Cari hesap kartı üzerindeki e-İrsaliye Bilgilerinin sorgulama işlemi sonucu doldurulan alanları; e-İrsaliye Kullanıcısı kutucuğu işareti, etiket bilgisi alanlarının bilgi girilebilir alan olması, Posta Kutusu/Gönderici Birim Etiketi bilgilerinin dolu olması, Senaryo alanının bilgi girilebilir olması ve Geçiş Tarihi alanı bilgileridir.