e-İrsaliye gönderimi için e-irsaliye kayıt numara şablonları tanımlanmalıdır. İrsaliye Numarasının GİB’in belirlediği formata uygun üretilebilmesi için kayıt numaralama şablonu sistemde öndeğer olarak tanımlıdır. Sistem İşletmeni program bölümünde Kayıt Numaralama Şablonları seçenekleri arasında e-Dönüşüm e-İrsaliye başlığı ile yer alır.
Bu şablonda İrsaliye No için numara uzunluğu 16 hanelidir ve sabit değerler içerir. Numaralama şablonu açıldığında aşağıdakiler öndeğer olarak gelir:
- Sabit 3 karakter: IRS.
- Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY.
- Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir.
Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
Şablon Satış İrsaliyelerinde ve Satınalma İade İrsaliyelerinde kullanılır. İrsaliyede seçilen cari hesap “e-İrsaliye Kullanıcısı” olduğunda şablona uygun numara üretilir.