Posta Kutusu listesinde yer alan Eşleştir düğmesi ile Eşleme Bilgileri penceresi açılır. Eşleme Bilgileri penceresinde, ilgili faturanın VKN/TC Kimlik No, Gönderici Birim Etiketi, Cari Hesap, Ticari İşlem Grubu, Organizasyonel Birim, Ambar ve Bölüm alanları ile ürün eşleme satırları yer alır. VKN/TC Kimlik No, Gönderici Birim Etiketi, Cari Hesap, Organizasyonel Birim bilgileri, Posta Kutusu listesinde seçili organizasyonel birimin Özel entegratör kullanıcı bilgileri ile bağlantı kurulan web servisten otomatik olarak alınır. Cari Hesap alanında değişiklik yapmak istenirse, Cari Hesaplar listesine ulaşarak Vergi/TC Kimlik No ve Gönderici Birim Etiketi değerleri ile eşleşen, e-Fatura Kullanıcısı olan cari hesaplar arasından seçim yapılabilir.
Eşleme bilgileri penceresinde, alınan e-Faturada yer alan malzemeler, j-Platform’daki karşılığı ile eşleştirilir. Eşleştirme işlemi her fatura için yapılır. Alınan malzeme kodu ile aynı koda sahip j-Platform’da bir kayıt varsa, eşleşme sistem tarafından otomatik olarak yapılır. Eğer aynı koda sahip bir kayıt yok ise eşleşmeyi kullanıcı yapar. Örneğin, e-Fatura’da A kodu ile gelen malzemenin sistemdeki karşılığı da A malzemesi ile otomatik olarak eşleşir. Ancak j-Platformdaki karşılığı B malzemesine denk geliyorsa, Eşleme Kodu alanından Malzemeler listesine ulaşılarak B malzemesinin seçimi yapılır.
Benzer tanımlı ürünlerin yanlış eşleştirilmemesi için, malzemelerin barkod üzerinden eşleştirilmesi sağlanır. Barkod alanı bilgi girişi yapılamaz bir alandır. Değerini portalden alır. Eşleştirme Barkodu alanından ise eşleştirilen malzeme için tanımlanmış barkod listesine ulaşılarak seçim yapılır. Portalden gelen barkod bilgisi ile eşleştirilen malzemenin barkodu aynı ise otomatik olarak eşleşirler. Ancak eşleştirilen malzemede ayın kod bulunamazsa Eşleştirme barkodu alanı boş kalır.
Ürün eşleme satırlarında yer alan Tür alanından seçilebilecek değerler; Fatura Türü Satınalma ve Varlık Satınalma Faturası olduğunda Malzeme/Varlık/Malzeme Takımı, Fatura Türü Alınan Hizmet Faturası olduğunda Hizmettir.
Eşleştir işlemi sadece e-Fatura tipindeki satırlar için uygulanır, Uygulama Yanıtı olan satırlar için yapılamaz.
Ürün eşleme alanında yeni bir satır eklenemez. Gönder işleminin başlaması için de tüm kodların (Bölüm değeri eşlemesi zorunlu değildir) eşlenmiş olması gerekir. Aksi durumda uyarı alınır.
Birim eşleme, servis sağlayıcının fatura satırlarında ilgili yere kaydettiği evrensel kod değerinin malzemenin birimleri arasında karşılık geldiği birim ile otomatik olarak eşleşir.
Hizmet tipindeki e-Faturalar için;
Hizmet faturası tipindeki e-Faturalar için Eşleştir işlemi yapıldığında, Sistem Ayarları-e-Dönüşüm Öndeğerleri-Hizmet Faturası Eşleştirme İşleminde Kullanılacak Hizmet Kartı öndeğerinde seçili hizmet kartı bilgileri, Eşleştirme Bilgileri penceresinde Eşleştirme Kodu/Açıklaması alanlarına gelir. Eşleştirme kodu ve açıklaması alanlarında değişiklik yapılamaz. Eğer değişiklik yapılmak istenirse, Sistem Ayarları-e-Dönüşüm Öndeğerleri-Hizmet Faturası Eşleştirme İşleminde Kullanılacak Hizmet Kartı öndeğerindeki hizmet kartı değiştirilmelidir. Öndeğer olarak bir hizmet kartı seçilmemişse mevcut eşleştirme işlemleri geçerlidir.
Hizmet faturaları için eşleştirme yapılırken aynı hizmet kodunun bütün satırlara ya da boş olan satırlara uygulanması sağlanabilir. Bunun için satır F9 menüsünde yer alan Eşleme Bilgilerini Kopyala Bütün Satırlara Uygula/Boş Satırlara Uygula seçeneği kullanılır.